Асистент проекту (набір персоналу) в UNOPS

Період подачі заявок з 30 квітня 2024 р. до 14 травня 2024 р. Функціональні обов’язки: це місцева посада, тому вона відкрита для громадян України та осіб, які мають дійсний дозвіл на проживання/роботу. Під прямим оперативним наглядом та керівництвом Керівник проекту та в тісній співпраці з іншим персоналом асистент проекту працюватиме в офісі UNOPS у Києві. Він/вона надаватиме адміністративну підтримку команді проекту та виконуватиме інші пов’язані функції на рівні повноважень, делегованих фахівцем із підтримки управління проектом, забезпечуючи високу якість, точність і узгодженість роботи. Асистент проекту відповідає за щоденні – поточне адміністрування відповідних проектних систем і функціональних інтерфейсів, а також надає послуги команді проекту для підтримки виконання проекту. Очікується, що він/вона досягне та перевищить результативність проекту та досягнення цілей, пов’язаних із посадою. Асистент проекту ознайомиться з початковими документами проекту (PID), Юридичною угодою та матиме повне розуміння положень, умов та відповідних ролей і обов’язків команди проекту, партнерів і зацікавлених сторін для забезпечення належного адміністративного виконання проекту для UNOPS і клієнтів. Успіх проекту і, отже, асистента проекту базуватиметься на критеріях успіху завдань UNOPS, які пов’язані з наведеними нижче обов’язками. Підтримка адміністративного управління Допомога в проектній діяльності з акцентом на відповідність та дотримання Посібника з управління проектами UNOPS. Допомагати команді проекту у впровадженні проекту та надавати загальну адміністративну підтримку, включаючи складання листів та іншої проектної документації. Допомагати команді проекту в загальному фінансовому управлінні проектом відповідно до політики та правил UNOPS. Підтримуйте команду проекту у підготовці всієї документації, пов’язаної з проектом, відповідно до вказівок. Забезпечення ведення обліку діяльності, пов’язаної з проектом, архівування, розповсюдження та обіг робочих документів, організація та підготовка протоколів зустрічей, пов’язаних з проектом. Підтримка в організації відряджень персоналу проекту, підготовка та перевірка дозволів на відрядження, документація та обробка оплати відряджень. Підтримка закупівель і матеріально-технічного забезпечення Підтримка процесів закупівель, включаючи розробку специфікацій, вибір і впровадження відповідного методу закупівель, а також підготовку документації, пов’язаної із закупівлями, для залучення необхідних технічних експертів для процесів розробки специфікацій і оцінки. Регулярно стежить за закупівельною діяльністю, контролює графіки поставок, вживаючи коригувальні дії, якщо потрібно, від імені керівника та інформує керівника про статус. Підтримуйте регулярне листування з постачальниками/постачальниками, бенефіціарами/одержувачами та належне оформлення доставки та отримання вантажів відповідно до графіка доставки, включаючи отримання звітів про доставку. Організовувати та брати участь, у разі необхідності, у перевірках товарів, що поставляються. Організувати та контролювати транспортування та логістику товарів відповідно до вимог проекту. Обробляти рахунки-фактури за поставлені товари тапослуги, забезпечення точності та повноти документації, а також контроль за своєчасними платежами з клієнтами та продавцями/постачальниками. Допомога у складанні фінансових звітів для донорів та урядових партнерів-бенефіціарів. Створюйте проекти звітів, таблиць, діаграм і пов’язаних документів, застосовуючи технічні навички та знання у форматуванні документів і презентацій. Розслідувати та вирішувати проблеми після замовлення, якщо такі є, і готувати звіти про хід виконання питань закупівель. Співпрацюйте з відділом закупівель ЮНОПС в Україні та іншими офісами ЮНОПС в Україні для вирішення проблем, пов’язаних із платежами. Створювати та підтримувати робочі файли закупівельної діяльності; готувати листи, меморандуми, електронні листи та іншу кореспонденцію; відстежувати хід і підтримувати зв’язок з постачальниками протягом усього циклу закупівель. Збирайте та записуйте дані про продуктивність постачальників і допомагайте в оцінці ефективності постачальників. Переконайтеся, що всі підтверджуючі документи доступні для перевірки та перегляду. Допомагати в отриманні та обміні знаннями та/або брати участь у тренінгах для персоналу проекту з адміністрування, закупівель, логістики та операційних питань проекту. Брати участь у мережах знань і практичних спільнотах і вносити в них обґрунтований внесок, узагальнюючи отримані уроки та поширюючи передовий досвід у сфері адміністрування, закупівель і матеріально-технічного забезпечення. Збирайте відгуки, ідеї та внутрішні знання щодо процесів і найкращих практик і продуктивно використовуйте їх для підвищення ефективності Вимоги до освіти/досвіду/мови: Освіта Потрібна середня освіта. Ступінь бакалавра з економіки, бухгалтерського обліку, логістики чи інших суміжних галузей є бажаним і може заміна деяких необхідних років досвіду. Ступінь магістра з ділового адміністрування або суміжної галузі вважається активом та/або галузевою сертифікацією та може замінити деякі необхідні роки досвіду. Досвід роботи Потрібний чотири (4) роки відповідного досвіду загальної адміністративної АБО реалізації проектів АБО закупівель, АБО служб підтримки операцій у національних та/або міжнародних державних чи корпоративних організаціях. Потрібен досвід роботи в проектному середовищі. Необхідні навички роботи з комп’ютерами та пакетами офісного програмного забезпечення та досвід роботи з веб-системами управління. Бажано знання організацій системи ООН. Бажано досвід використання корпоративних систем. Вимоги до мови Вільне володіння українською та англійською мовами є обов’язковим. Мисліть масштабно. Долайте виклики прямо. Допомагайте людям будувати краще життя. UNOPS підтримує різноманітність і прагне до рівних можливостей працевлаштування. Наша робоча сила складається з людей різних національностей, культур і рас. Вони говорять на різних мовах і мають різну гендерну ідентичність, сексуальну орієнтацію та здібності. Ми заохочуємо жінок і кандидатів із груп, які недостатньо представлені в UNOPS, подавати заявки. До них належать кандидати від расових та/або корінних груп, члени меншин із гендерною ідентичністю та сексуальною орієнтацією, а також люди з обмеженими можливостями. Натисніть «Застосувати» та приєднуйтесь до нас! Примітки: Зверніть увагу, що це будуть лише кандидати, які увійшли до короткого спискуbe contacted and advance to the next stage of the selection process. Show more Show less Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Управління проєктами Галузі Некомерційні організації