Асистент проекту (штатна, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого фахівця для двох проектів на посаду

Асистента проекту (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Асистент проекту)

Від імені Федерального міністерства для економічного співробітництва та розвитку (BMZ), енергетичний та кліматичний кластер GIZ Україна наразі реалізує два проекти, обидва співфінансовані Державним секретаріатом з економічних питань Швейцарії (SECO). Проект «Енергетична безпека для України: муніципальна, відновлювана, ефективна (ESU)» підтримує Україну через консультаційні послуги на національному рівні для приведення законодавчої бази щодо енергоефективності до стандартів ЄС, а також консультування муніципалітетів і компаній щодо підвищення енергоефективності на місцевому рівні. Проект BMZ «Just and Green Urban Recovery Accelerator Ukraine» (JGURA) підтримує Україну з метою розвитку міст у сталий, кліматично-нейтральний, стійкий та придатний для життя спосіб.

 Посада асистента проекту знаходиться в Києві, Україна та розділена на 50% для проекту ESU та 50% для проекту JGURA.  

Основні обов’язки:

• Забезпечення належного зв’язку та обміну інформацією з пов’язаними проектами, з Офісом GIZ в Україні та головним офісом GIZ, а також з партнерськими організаціями.
• Загальна координація робочих процесів офісу, адаптація та керівництво іншими асистентами проекту.
• Зберігання документів у довідкових файлах або в системі управління даними GIZ відповідно до правила подання документів компанії.
• Підтримка із закупівлею послуг (переклад, контракти з організації подій; логістика), 
• Управління знаннями, передача та охоплення.
• Підготовка чернеток рутинної кореспонденції, загальних довідкових записок, документів, перекладів і протоколів зустрічей за запитом.

Завдання:

• Організувати та оптимізувати робочі процеси в офісі, щоб забезпечити ефективну координацію та спілкування всередині команди.
• Підтримка адаптації та навчання нових асистентів проекту, надання вказівок щодо внутрішніх процесів та інструментів.
• Організує та координує призначення для директорів проектів і керівників компонентів.  
• Керує вхідною та вихідною кореспонденцією (поштою, факсом, електронною поштою), забезпечуючи її пріоритетність, організацію та належну обробку (включаючи відповіді на повідомлення та подальші дії).  
• Допомагає організовувати події та документувати зустрічі, семінари та семінари в рамках проекту чи поза ним.  
• Готує необхідні документи (запити на послуги, пропозиції, рахунки-фактури тощо), необхідні для залучення консультантів, місць проведення та підрядників.  
• Готує та оформляє інформаційні матеріали до заходів.  
• Здійснює технічний переклад внутрішніх документів, звітів і презентацій.  
• Допомагає підготувати програми для відвідувачів, складає графіки поїздок, організовує транспорт відвідувачів, бронює готелі та квитки.  
• Бере участь у внутрішніх і зовнішніх (командних) зустрічах і семінарах і допомагає їх документувати, напр. шляхом написання хвилин.   
• Фотокопії та сканування документів за потреби. 
• Регулярно складає список майбутніх зустрічей і заходів.  
• Допомагає в підготовці приміщень для гібридних/офлайн-подій/зустрічей.
• Створює файл адрес із важливими контактними адресами та підтримує його.  
• Допомагає створювати та підтримувати систему файлів для офісу чи проекту, обробляючи інформацію конфіденційно, зокрема у сферах персоналу та фінансів.  
• Щоденно оновлює систему реєстрації вхідною та вихідною кореспонденцією.
• Зустрічає гостей і забезпечує їхній комфорт (пропонує чай, каву, воду чи освіжаючі напої), а також надає матеріали про подію для зручності відвідувачів (гостей, партнерів, співробітників проекту чи консультантів).
• Організує та координує допоміжний персонал проекту та добре співпрацює з ними. 
• Виконує інші обов’язки та завдання на прохання керівництва.

Необхідна кваліфікація, професійний досвід і особиста компетенція:

• Університетський ступінь.
• Принаймні 3 роки професійного досвіду на відповідній посаді.
• Глибоке знання внутрішніх процедур, правил і положень GIZ, а також управління проектами та адміністративні структури.
• Гарне знання технологій ITC (пов’язане програмне забезпечення, телефон, факс, електронна пошта, Інтернет) та комп’ютерних програм (наприклад, MS Office).
• Англійська (B2 або вище), рідна українська, німецька є перевагою
• Гарні управлінські та організаційні навички.
• Увага до деталей 
• Орієнтованість на клієнта та обслуговування ставлення.
• Бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідні заходи узгоджуються з керівництвом.

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки щорічно.
• Мова заняття, тренінги жорстких та м’яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива гнучка та дистанційна робота (залежно від потреб проектів до 10 днів на місяць у межах кордону України). 
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

 Посада на повну зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Місцем призначення є Київ. Призначення починається з травня 2026 року. Тривалість контракту становитиме 12 місяців з можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

 Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо до вашої заявки англійською мовою, що містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу  до COB 02 квітня 2026, четвер. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.

 Кандидатів просимо подати документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів найму виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ