Асистент/-ка Проєкту / (Project Assistant (Administration)) - Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Відкритий для внутрішніх і зовнішніх кандидатів

Посада Посада: Асистент проекту (адміністрація)

Місце служби: Полтава , Україна

Класифікація: Персонал загальної служби, ранг G5

Тип призначення: Спеціальний короткостроковий термін, шість місяців із можливістю продовження

Орієнтовна дата початку: Якнайшвидше

Дата завершення: 01 серпня 2024 року

МОМ є спорідненою організацією ООН, заснованою в 1951 році. провідне агентство ООН у сфері міграції, тісно співпрацює з урядовими, міжурядовими та неурядовими партнерами. МОМ прагне сприяти гуманній та впорядкованій міграції на благо всіх. Вона робить це, надаючи послуги та консультації урядам та мігрантам.

МОМ прагне створити різноманітне та інклюзивне середовище. На цю вакансію мають право претендувати внутрішні та зовнішні кандидати. Для цілей вакансії внутрішні кандидати вважаються кандидатами першого рівня.

Контекст:

Під загальним наглядом керівника місії та безпосереднього Керівник програми (Менеджер регіону), успішний кандидат відповідатиме за Асистент проекту сприятиме впровадженню МОМ в Україні у східному регіоні, особливо щодо адміністрування.

Основні функції / обов'язки:

1. Допомога, особливо адміністративна, у впровадженні та моніторингу проектної діяльності.
2. Отримання, компіляція, узагальнення, аналіз та представлення інформації/даних щодо конкретних теми проекту.
3. Моніторинг бюджету; перевірити наявність коштів; отримати необхідне схвалення та оновити інформацію, пов’язану з бюджетом.
4. Зв’язуватися з фінансовим відділом МОМ, відділом ланцюга постачання та колегами з кадрів в інших офісах для підтримки операцій центру.
5. Допомагати в моніторингу фінансових аспектів пов’язані з роботою хабу, а також платежі та інші пов’язані з проектом фінансові питання стосовно проектної діяльності, координованої з хабу.
6. Обробляти рахунок дрібної готівки дочірнього офісу, здійснювати готівкові платежі та перевірити всі платіжні запити/рахунки-фактури, щоб переконатися, що підтверджуючі документи та інші вимоги повні; подальші дії з відповідним персоналом у разі неповної подання до розрахунку/платежу.
7. Вести касову книгу вручну та проводити щоденний/тижневий/місячний підрахунок готівки з tкерівник в офісі.
8. Надавати щомісячний касовий звіт відповідно до внутрішньої процедури.
9. Допомагати у підготовці щомісячних запитів на фінансування вчасно, координація з іншими зацікавленими підрозділами.
10. Підтримка фінансового підрозділу для перевірки фінансових звітів партнерів-виконавців. Консультувати партнерів-виконавців щодо фінансових/закупівельних питань, якщо це необхідно, під керівництвом фінансової групи.
11. Забезпечити належне обслуговування та повноту фінансової документації.
12. Застосувати адміністративні/фінансові процедури на місці та пропонувати нові рішення для згладжування пов’язаних процесів, якщо це необхідно, здійсненно та застосовно, для кращої адаптації до мінливого контексту та методологій впровадження.
13. Допомога в закупівлях і логістиці в зоні хабу в координації з керівниками проектів та іншими підрозділами.< /li>
14. Допомога в укладанні договорів з IP-адресами, допомога в закупівлі товарів і послуг.
15. Підтримка та адміністрування центрів підтримки та об’єктів, у тому числі шляхом обговорення з постачальниками, допомоги в оплаті та подальших дій.
16. li>
17. Надавати матеріально-технічну підтримку персоналу центру та відвідувачам, включаючи консультації щодо варіантів поїздок, подання дозволів безпеки, планів переміщення та бронювання житла.
18. Виконувати функції координаційного центру для адміністративної координації реалізації проекту, залучення широкого зв’язку з різними організаційними підрозділами та зовнішніми сторонами для ініціювання запитів, отримання необхідних дозволів, обробки та подальших дій щодо адміністративних дій тощо. керівника та пропонувати заходи щодо виправлення ситуації.
19. Підготовка кореспонденції з питань проекту; готувати та оновлювати звіти, доповідні записки, графіки, статистичні таблиці, презентації та інші форми документації.
20. Відповідати на складні інформаційні запити та запити; створювати та підтримувати файли/записи; організовувати зустрічі, семінари та тренінги;
21. брати участь у зустрічах і конференціях; допомога в координації діяльності з впровадження з місцевими органами влади, партнерами, агентствами ООН, міжурядовими та неурядовими організаціями, донорами та іншими зацікавленими сторонами, що мають відношення до проекту.
22. Допомога в моніторингу роботи партнерів-виконавців та звітування про невідповідності керівнику.
23. Надає вказівки/навчання новому/молодшому персоналу.
24. Виконує такі інші обов’язки, які можуть бути доручені.

Необхідна кваліфікація та досвід

Освіта

• Атестат/сертифікат про середню освіту з п'ятирічним відповідним досвідом; або
• Ступінь бакалавра або еквівалентний диплом з адміністрування, менеджменту або будь-якої іншої суміжної галузі. або суміжних галузей від акредитованої академічної установи з трирічним відповідним професійним досвідом.

Досвід

• Досвід роботи з мігрантами, біженцями, внутрішньо переміщеними особами, жертвами торгівлі людьми та іншими вразливими групами;
< li>Досвід роботи в агентстві ООН або міжнародній неурядовій організації є перевагою;
• Досвід роботи з державними органами та неурядовими організаціями;
• Досвід роботи на місцях та оцінювання;
• Досвід загального адміністрування;
• Досвід роботи з фінансів, закупівель або логістики;
• Досвід адміністративного та фінансового менеджменту МОМ, бюджетного моніторингу, управління готівкою та процедур внутрішнього контролю перевага;

Навички

• Потрібне знання користування Microsoft Office (MS Word, Excel тощо); бажано глибоке знання електронних таблиць та аналізу даних у Excel.
• Потрібні чудові навички спілкування англійською мовою.
• Здатність розуміти, розробляти та впроваджувати процедури адміністративного та фінансового контролю.
• Перевірені навички складання, написання та звітності.

Мови

Потрібно вільне володіння англійською та українською мовами (усна та письмова).

Очікується, що відповідальний за посаду продемонструє такі цінності та компетенції:

< strong style="font-weight: bold !important">Цінності

• Включення та повага до різноманітності: повага і підтримує індивідуальні та культурні відмінності. Заохочує різноманітність та залучення.
• Чесність і прозорість: підтримує високі етичні стандарти та діє відповідно до організаційних принципів/правил і стандартів поведінки.
• Професіоналізм: демонструє здатність працювати в зібраний, компетентний і відданий манері та виявляє обережність у вирішенні повсякденних викликів.
• Сміливість: демонструє готовність займати позицію щодо важливих питань.
• Емпатія: показує співчуття до інших, дає людям відчуття безпеки, поваги та справедливого ставлення. 

Основні компетенції – поведінковий рівень 1

• Командна робота: розвиває та сприяє ефективній співпраці всередині та між підрозділами для досягнення спільних цілей та оптимізації результатів.
• Досягнення результатів: Виробляє та надає якісні результати орієнтовано на обслуговування та вчасно. Орієнтований на дії та відданий досягненню узгоджених результатів.
• Управління та обмін знаннями: постійно прагне вчитися, ділитися знаннями та інноваціями.
• Підзвітність: бере на себе відповідальність за досягнення пріоритетів організації та передбачає відповідальність за власні дії та делеговану роботу.
• Комунікація: заохочує та сприяє чіткому та відкритому спілкуваннюація. Пояснює складні питання інформативно, надихаюче та мотиваційно.

Інше

Будь-яка пропозиція, зроблена кандидату щодо цієї вакансії для підтвердження фінансування.

Призначення буде залежати від підтвердження того, що кандидат придатний за станом здоров’я для призначення та проходження допуску безпеки.

Обов’язковою умовою для зайняття посади є легальне проживання в країні місця служби та дозвіл на роботу, якщо це можливо.

Як подати заявку:

Зацікавленим кандидатам пропонується подати свої заявки за допомогою форми особистої історії на [email protected]  не пізніше 01 серпня 2024 року, вказавши це оголошення в темі свого повідомлення.

Буде зв'язуватися лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.

Період публікації:

З 17.07.2024 по 01.08.2024