Асистент/-ка Проєкту (Адміністрація) / (Project Assistant (Administration)) - Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Відкрито для внутрішніх і зовнішніх кандидатів. Посада: Асистент проекту (адміністрація) Місце служби: Дніпро, Україна. Класифікація: персонал загального обслуговування, ранг G5. Тип призначення: спеціальний короткостроковий, шість місяців із можливістю продовження. Орієнтовна дата початку: якомога швидше. Дата завершення: 25. Квітень 2024 року. Заснована в 1951 році МОМ є пов’язаною організацією ООН і як провідна установа ООН у сфері міграції тісно співпрацює з урядовими, міжурядовими та неурядовими партнерами. МОМ прагне сприяти гуманній та впорядкованій міграції на благо всіх. Вона робить це, надаючи послуги та консультації урядам та мігрантам. МОМ прагне створити різноманітне та інклюзивне середовище. На цю вакансію мають право претендувати внутрішні та зовнішні кандидати. Для цілей вакансії внутрішні кандидати розглядаються як кандидати першого рівня. Контекст: Під загальним керівництвом керівника місії та безпосереднім керівництвом національного програмного спеціаліста (керівник центру), асистент проекту (адміністрація) сприятиме до впровадження МОМ в Україні в східному регіоні, особливо щодо адміністрування. Основні функції / обов’язки: Допомога, особливо адміністративна, у впровадженні та моніторингу проектної діяльності. Отримання, компіляція, узагальнення, аналіз та представлення інформації/даних щодо конкретного проекту теми. Монітор бюджету; перевірити наявність коштів; отримати необхідне схвалення та оновити інформацію, пов’язану з бюджетом. Зв’язуватися з фінансовим відділом МОМ, відділом постачання та колегами з кадрів в інших офісах для підтримки діяльності центру. Допомагати в моніторингу фінансових аспектів, пов’язаних з роботою центру, а також платежів та інших Фінансові питання, пов’язані з проектом, що стосуються проектної діяльності, координованої з центру. Обробляти рахунок дрібної готівки дочірнього офісу, здійснювати готівкові платежі та перевіряти всі платіжні запити/рахунки-фактури, щоб переконатися, що супровідні документи та інші вимоги повні; подальші дії з відповідним персоналом у разі неповної подання до розрахунку/платежу. Ведіть ручну касову книгу та проводите щоденний/тижневий/місячний підрахунок готівки разом із керівником в офісі. Надайте щомісячний касовий звіт відповідно до внутрішньої процедури. Допоможіть у підготовці щомісячні запити на фінансування вчасно, координація з іншими зацікавленими підрозділами. Підтримка фінансового підрозділу для перевірки фінансових звітів партнерів-виконавців. За потреби консультувати партнерів-виконавців з питань фінансування/закупівель під керівництвом фінансової групи. Забезпечувати належне обслуговування та повноту фінансової документації. Застосовувати наявні адміністративні/фінансові процедури та пропонувати нові рішення для згладження пов’язаних процесів, якщо це необхідно, можливо та застосовно, до краще пристосовуватися до мінливого контексту та методологій впровадження. Допомога в закупівлях і логістиці в зоні хабу в координації з керівниками проектів та іншими підрозділами. Допомога в укладанні контрактів з ІП, допомога в закупівлі товарів і послуг. в тому числі шляхом обговорення з постачальниками, допомоги в оплаті та подальших дій. Надання матеріально-технічного забезпеченняпідтримка персоналу хабу та відвідувачів, включаючи консультації щодо варіантів поїздок, подання дозволів безпеки, планів переміщення та бронювання житла. Діяти як координаційний центр для адміністративної координації впровадження проекту, залучаючи широкий зв’язок із різними організаційними підрозділами та зовнішніми сторонами для ініціювання запитів, отримати необхідні дозволи, обробляти та контролювати адміністративні дії тощо. Складати проекти звітів про стан, визначаючи недоліки в постачанні, доводити їх до відома керівника та пропонувати заходи щодо виправлення. Складати листування з питань проекту; готувати та оновлювати звіти, доповідні записки, графіки, статистичні таблиці, презентації та інші форми документації. Відповідати на складні інформаційні запити та запити; створювати та підтримувати файли/записи; організовувати зустрічі, семінари та тренінги; брати участь у зустрічах і конференціях; допомога в координації діяльності з впровадження з місцевими органами влади, партнерами, установами ООН, міжурядовими та неурядовими організаціями, донорами та іншими зацікавленими сторонами, що мають відношення до проекту. навчання нового/молодшого персоналу. Виконуйте інші обов’язки, які можуть бути призначені. Необхідна кваліфікація та досвідОсвітаДиплом про середню освіту/сертифікат із принаймні п’ятьма роками відповідного професійного досвіду; АБО ступінь бакалавра з політичних або соціальних наук, міжнародних відносин, досліджень розвитку, досліджень міграції , Права людини, право або суміжні галузі в акредитованому навчальному закладі з трирічним відповідним досвідом роботи. Досвід Два або більше років досвіду роботи в міжнародній організації в сфері адміністрування або управління проектами; Досвід роботи з мігрантами, біженцями, внутрішньо переміщені особи, жертви торгівлі людьми та інші вразливі групи; Досвід роботи в польових умовах є перевагою. Навички Потрібні знання у використанні Microsoft Office (MS Word, Excel тощо); бажано глибоке знання електронних таблиць та аналізу даних у Excel; відмінні комунікативні навички; здатність розуміти, розробляти та впроваджувати процедури адміністративного та фінансового контролю; підтверджені навички складання, написання та звітності. мови. вільне володіння англійською та українською (усно та письмово) .Очікується, що посадова особа продемонструє такі цінності та компетенції: Цінності Включення та повага до різноманітності: поважає та підтримує індивідуальні та культурні відмінності. Заохочує різноманіття та інклюзивність. Чесність і прозорість: підтримує високі етичні стандарти та діє відповідно до організаційних принципів/правил і стандартів поведінки. Професіоналізм: демонструє здатність працювати злагоджено, компетентно та віддано та ретельно оцінює день зустрічі -повсякденні виклики. Сміливість: демонструє готовність займати позицію щодо важливих питань. Співчуття: виявляє співчуття до інших, змушує людей почуватися в безпеці, повазі та справедливому ставленні. Основні компетенції – поведінковий рівень 1. Командна робота: розвиває та сприяє ефективній співпраці всерединіі між підрозділами для досягнення спільних цілей і оптимізації результатів. Досягнення результатів: Виробляє та надає якісні результати орієнтованими на послуги та вчасно. Орієнтований на дії та прагне досягти узгоджених результатів. Управління та обмін знаннями: постійно прагне навчатися, ділитися знаннями та впроваджувати інновації. Підзвітність: бере на себе відповідальність за досягнення пріоритетів організації та бере на себе відповідальність за власні дії та делеговану роботу. Комунікація: заохочує та сприяє чітке та відкрите спілкування. Пояснює складні питання інформативно, надихаюче та мотиваційно. Інше. Будь-яка пропозиція, зроблена кандидату у зв’язку з цією вакансією, потребує підтвердження фінансування. Призначення буде залежати від підтвердження придатності кандидата за станом здоров’я та проходження допуску безпеки. Обов’язкова умова для зайняття посади є законне проживання в країні місця служби та дозвіл на роботу, якщо це застосовно. Як подати заявку: Зацікавленим кандидатам пропонується подати свої заявки у формі особистої історії на адресу [email protected] до 25 квітня 2024 року , посилаючись на це оголошення в темі вашого повідомлення. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які пройшли короткий список. Період розміщення: з 16.04.2024 до 25.04.2024