Асистент/-ка Проєкту (Адміністрація) / (Project Assistant (Administration)) - Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Відкритий для внутрішніх і зовнішніх кандидатів

 Посада: Асистент проекту (адміністрація)

Місце служби: Дніпро, Україна

Класифікація: Персонал загального обслуговування, ранг G5

Тип призначення: Спеціальний короткостроковий термін, шість місяців із можливістю подовження

Орієнтовна дата початку: < strong style="font-weight: bold !important">Якомога швидше

Дата закриття: 05 липня 2024 р.

МОМ, заснована в 1951 році, є пов’язаною організацією ООН і як провідна установа ООН у сфері міграції, тісно співпрацює з урядовими, міжурядовими та неурядовими партнерами. МОМ прагне сприяти гуманній та впорядкованій міграції на благо всіх. Вона робить це, надаючи послуги та консультації урядам та мігрантам.

МОМ прагне створити різноманітне та інклюзивне середовище. На цю вакансію мають право претендувати внутрішні та зовнішні кандидати. Для цілей вакансії внутрішні кандидати вважаються кандидатами першого рівня.

Контекст:

Під загальним наглядом керівника місії та безпосереднього керівництво національного програмного спеціаліста (Hub Lead), асистента проекту (адміністрація) сприятиме впровадженню МОМ в Україні у Східному регіоні, особливо щодо адміністрування.

Основні функції / обов’язки:

1. Допомога, особливо адміністративна, у впровадженні та моніторингу проектної діяльності.
2. Отримання, компіляція, узагальнення, аналіз та представлення інформації/даних щодо конкретних тем проекту.
3. Моніторинг бюджету; перевірити наявність коштів; отримати необхідне схвалення та оновити інформацію, пов’язану з бюджетом.
4. Зв’язуватися з фінансовим відділом МОМ, відділом ланцюга постачання та колегами з кадрів в інших офісах для підтримки операцій центру.
5. Допомагати в моніторингу фінансових аспектів пов’язані з роботою хабу, а також платежі та інші пов’язані з проектом фінансові питання стосовно проектної діяльності, координованої з хабу.
6. Обробляти рахунок дрібної готівки дочірнього офісу, здійснювати готівкові платежі та перевірити всі платіжні запити/рахунки-фактури, щоб переконатися, що підтверджуючі документи та інші вимоги повні; подальші дії з відповідним персоналом у разі неповних документів до розрахунку/платежу.
7. Ведіть касову книгу вручну та проводите щоденний/щотижневий/місячний підрахунок готівки разом із керівником в офісі.
8. Надайте щомісячний касовий звіт відповідно до внутрішньої процедури.
9. Допоможіть у підготовці щомісячні запити на фінансування вчасно, координація з іншими відповідними підрозділами.
10. Підтримка фінансового підрозділу для перевірки фінансових звітів партнерів-виконавців. Консультувати партнерів-виконавців щодо фінансових/закупівельних питань, якщо це необхідно, під керівництвом фінансової групи.
11. Забезпечити належне обслуговування та повноту фінансової документації.
12. Застосувати адміністративні/фінансові процедури на місці та пропонувати нові рішення для згладжування пов’язаних процесів, якщо це необхідно, здійсненно та застосовно, для кращої адаптації до мінливого контексту та методологій впровадження.
13. Допомога в закупівлях і логістиці в зоні хабу в координації з керівниками проектів та іншими підрозділами. 
14. Допомога в укладанні контрактів з IP-адресами, допомога в закупівлі товарів і послуг.
15. Підтримка обслуговування та адміністрування центрів і об’єктів, зокрема шляхом обговорення з постачальниками, допомоги в оплаті та подальших дій.< /li>
16. Надавати матеріально-технічну підтримку персоналу центру та відвідувачам, включаючи консультації щодо варіантів поїздок, подання дозволів безпеки, планів переміщення та бронювання житла.
17. Діяти як координаційний центр для адміністративної координації впровадження проекту , передбачаючи широкі зв’язки з різноманітними організаційними підрозділами та зовнішніми сторонами для ініціювання запитів, отримання необхідних дозволів, обробки та подальших дій щодо адміністративних дій тощо. звернути увагу керівника та запропонувати заходи щодо виправлення ситуації.
18. Підписати кореспонденцію з питань проекту; готувати та оновлювати звіти, доповідні записки, графіки, статистичні таблиці, презентації та інші форми документації.
19. Відповідати на складні інформаційні запити та запити; створювати та підтримувати файли/записи; організовувати зустрічі, семінари та тренінги;
20. брати участь у зустрічах і конференціях; допомога в координації діяльності з впровадження з місцевими органами влади, партнерами, агентствами ООН, міжурядовими та неурядовими організаціями, донорами та іншими зацікавленими сторонами, пов’язаними з проектом. 
21. Допомагати в моніторингу роботи партнерів-виконавців і повідомляти керівнику про невідповідності.
22. Надає вказівки/навчання новому/молодшому персоналу.
23. Виконання таких інших обов’язки, які можуть бути призначені.

Обов’язково Кваліфікація та досвід

Освіта

• диплом/сертифікат про середню освіту з принаймні п’ятирічним відповідним професійним досвідом;