Асистент Програм в WHO Country Office in Ukraine

Як частина команди підрозділу, посадова особа виконуватиме різноманітні секретарські, координаційні, моніторингові та адміністративні послуги на підтримку діяльності проекту/програми, а саме:1. Створюйте проекти кореспонденції та документів на основі письмових/усних підказок професійного персоналу підрозділу(ів) та офісу в країні. Самостійно складати та оформляти листування адміністративного характеру. Перевірте кореспонденцію підрозділу, звіти та документи на належну форму та (нетехнічний) зміст. Робіть нотатки на зустрічах. Набір звітів та іншої документації. Організувати службові поїздки.2. Скануйте, записуйте, направляйте та перевіряйте кореспонденцію та документи, оцінюйте терміновість або критичний характер предметів і доводьте їх до відома відповідального персоналу. Повідомте та нагадайте відповідальному персоналу про подальші дати та кінцеві терміни для відповіді або конкретних дій, надаючи допоміжні матеріали, якщо це необхідно. Періодично інформуйте супервайзера та членів команди про стан впровадження програми, потенційні проблеми та можливості.3. Використовуючи систему ERP (GSM) та інші корпоративні інструменти, здійснювати моніторинг аспектів виконання заходів та наявності коштів за рівнями бюджету проекту/програми та фінансовими витратами, відповідно до затверджених проектів. Зберіть чорновий фон для вправ з планування, моніторингу та оцінювання. Введіть рекомендації щодо службових поїздок і видайте нагадування щодо подальших дій, а також запишіть примітки щодо моніторингу та оцінки проекту/програми.4. Вживати адміністративних заходів для діяльності в країні та між країнами, включаючи підготовку різноманітних зобов’язальних документів, пов’язаних із закупівлею товарів і послуг, організацію навчальних поїздок та службових поїздок відповідно до корпоративних інструкцій і відповідно до затвердженого програмного бюджету/програм співпраці з країнами.5. Допомагати в організації зустрічей, що проводяться всередині країни або в державах-членах (робочі групи, семінари/курси, робочі наради та симпозіуми), тобто: здійснювати адміністративну підготовку, включаючи організацію практичних місцевих заходів, попереднє транспортування документів/обладнання та гостинність. Забезпечення адміністративної та секретарської підтримки під час зустрічей та виплата добових учасникам, якщо це необхідно. Підготуйте адміністративні звіти.6. Створити та підтримувати систему обліку технічної документації та листування підрозділу. Створіть фонові файли та компілюйте довідковий матеріал відповідно до потреб. Доступ і отримання інформації з відповідних баз даних і оновлень за потреби.7. Відповідайте на телефонні запити та реагуйте на них. Оцініть критичний характер технічних запитів і передайте їх відповідним співробітникам для відповіді. Координуйте зустрічі для керівників і членів команди та організовуйте програми для відвідувачів.8. Проведення інструктажу та вказівок для всього персоналу щодо загальних офісних практик і процедур; допомагати/заміняти колег у команді та виконувати інші пов’язані обов’язки за потреби.9. У координації з технічною та адміністративною групою візьміть активну роль і допоможіть у підготовці пропозицій донорів і звітів донорів (компоненти управління фінансами та ресурсами), а також своєчасне управління ресурсами.