Особистий помічник GM в Red Bull

Підпорядковуючись генеральному менеджеру, ви надасте безпосередню адміністративну підтримку нашій команді в усіх адміністративних питаннях. Ваші основні обов’язки включатимуть: керування календарем, координацію зустрічей і поїздок (внутрішніх/міжнародних), підготовку презентацій PowerPoint, внутрішні комунікації, координацію щомісячних звітів, підтримку прямих звітів GM та загальну офісну підтримку нашої команди.Ми готові тобі довірити: ПІДТРИМКА АДМІНІСТРАТОРА GM Ведіть оновлений щоденник для GM, включаючи основні плани поїздок. Призначайте зустрічі для внутрішніх і місцевих зустрічей. Відсівайте дзвінки, запрошення та запрошення на зустрічі. Обробка рахунків. Оновлюйте календарі щомісяця планами поїздок усієї команди керівництва. Зберігайте. Відстежуйте основні коледжі/семінари/зустрічі, які відвідає команда Відстежуйте дуже важливі дати подання (наприклад, кошторис бюджету, бізнес-плани тощо) Організуйте деталі авіарейсу, бронювання готелів і маршрут подорожі Узгодьте візові вимоги та переконайтеся, що проїзні документи готуються завчасно Організуйте зустрічі в країні призначення та належним чином узгодьте порядок денний ПОСЯДЕННІ СПРАВИОрганізовуйте конференції/семінари/тренінги/зустрічі, як зазначено відповідальним за проект. Оновлюйте довідники з контактними даними всіх внутрішніх/зовнішніх людей. Організовуйте логістичні вимоги для відвідувачів. Виконуйте вимоги до відео/телефонної конференції. Координуйте затвердження маркетингових рахунків та інших документів від регіонального офісу та штаб-квартири. Створення та регулярне оновлення бази даних (наприклад, візитних карток). , списки розсилки карток тощо) Надсилайте кур’єрів у різні пункти призначення. Підтримуйте Генерального менеджера з юридичних питань. КЕРІВНИЦТВО ОФІСОМ. Підтримуйте власність офісу. Підтримуйте зв’язок з адміністрацією будинків та громадських автостоянок. Координація з надавачами послуг – напр. телефон, комунальні послуги, євроремонт, обслуговування оргтехніки. Керуйте та координуйте всі завдання управління офісом. КООРДИНАЦІЯ ЗАХОДІВ ТА ЗУСТРІЧ Керуйте плануванням і виробництвом усіх заходів на рівні відділу, включаючи виїзні заходи, семінари та заходи з формування команди. Координувати регулярні та одноразові зустрічі відділу, розробляти порядок денний зустрічей, складати та розповсюджувати протоколи зустрічей Спеціальна допомога з важливими подіями та програмамиТвої знання та навички знаходяться для цієї ролі2+ роки досвіду в якості адміністративного помічника (підтримка кількох керівників є перевагою)1 + роки досвіду координації подій і зустрічей. Володіння Microsoft Office: Outlook, PowerPoint, Excel і досвід керування WordProject Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки АдміністраціяГалузі Послуги з харчування та напоїв