Особистий помічник заступника виконавчого директора (програми) в Alliance for Public Health, ICF

Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» є провідною громадською професійною організацією, яка робить значний вплив на боротьбу з епідеміями ВІЛ/СНІДу, туберкульозу, вірусних гепатитів та інших соціально небезпечних захворювань в Україні. МЕТА: підтримка Директорська робота, яка включає: загальне керівництво; представництво та зовнішні відносини; керівництво програмним відділом; стратегічне планування та планування роботи; збір коштів і зв’язки з донорами та ініціювання спеціальних проектів ВИМОГИ ДО ПОСАДИ: Сильна мотивація до такого роду роботи. Вища освіта. Досвід роботи в міжнародній організації 1 рік. Досвід успішної роботи з вищим керівництвом (обов’язково). Відмінне усне та письмове спілкування володіння англійською, українською мовами є обов’язковим. Аналітичні здібності та увага до деталей. Хороші навички ведення листування. Високий рівень комп’ютерної грамотності (MS Office; 1 C – плюс). Відмінні навички друку. Інтерес до охорони здоров’я та соціальних питань, пов’язаних з ним. Здатність розвивати швидке розуміння організації та способів роботи, а також налагоджувати стосунки з ключовими людьми в організації. Здатність керувати кількома завданнями та дотримуватись термінів. Здатність проявляти ініціативу та працювати з невеликим прямим контролем Здатність зберігати конфіденційність ОБОВ’ЯЗКИ: ЗАГАЛЬНІ ПІДТРИМКА: Надавати допомогу та загальну підтримку заступнику виконавчого директора: Програми, включаючи: матеріально-технічну підготовку та протоколи зустрічей команди керівництва, консультаційних зустрічей керівництва та інших зустрічей керівництва та семінарів, якщо це необхідно. Організація ведення щоденника та електронної пошти; відповіді на звичайну кореспонденцію та телефонні дзвінки; документування командних відступів; і зв’язок з Адміністративною командою щодо організації поїздок для закордонних візитів, семінарів і зустрічей; Надання допомоги іншим директорам, якщо це необхідно для виконання заходів Альянсу; Відповідь на звичайну кореспонденцію, що стосується офісу Альянсу; Відвідування регіональних і програмних зустрічей команди, якщо це необхідно. Готувати та розповсюджувати протоколи; вести тематичну документацію щодо всієї діяльності, пов’язаної з роботою директора; зв’язок із секретарем Альянсу для створення нових файлів за потреби; Допомога в підготовці для Заступника виконавчого директора: Програмування участі в одноразових заходах і конференціях; Координація заходів і надання підтримки для міжнародних зустрічей; Координація та організація візитів міжнародних експертів (консультантів APH) , включаючи забезпечення належних платежів консультантам за потреби, організацію проїзду, проживання, оренди автомобіля та інші заходи для них; Постійний супровід дослідницького проекту, включаючи обробку внутрішніх документів для консультантів проекту (ТЗ, платіжні доручення, інші, якщо потрібно), моніторинг своєчасного подання звітів консультантів, координація та організація зустрічей із зацікавленими сторонами проекту; передбачення потреб у додатковій підтримці або підтримка заміни та звернення за допомогою до адміністративної команди за потреби. ОБМІН ІНФОРМАЦІЄЮ: координація, розробка та підтримка технічних ресурсів для заступника виконавчого директора: програми партнерів разом з іншим персоналом. Координуйте обмін інформацією із заступником виконавчого директора: програмні партнери. Зв’язуйтеся з іншим персоналом Альянсу, щоб надавати інформацію, якщо це необхідно (наприклад, надання відповідних внесків до Новин Альянсу та щоквартальних звітів для Прихильників Альянсу). Допомога в підготовці матеріалів про діяльність Альянсу чи документування різних подій тощо. ПІДТРИМКА ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ: Разом з іншими помічниками: Координація та підтримка комп’ютеризованої бази даних програм Альянсу партнерська діяльність; аналізувати базу даних для звітування про програмну діяльність; розробляти та підтримувати діяльність з обміну інформацією щодо проекту; розробляти та підтримувати базу даних технічних ресурсів Альянсу; підтримувати заступник виконавчого директора: інформаційну систему програм (довідкова інформація про країну та технічна інформація). КОНТАКТ З ДОВІРНИКАМИ: Підтримка відносин з довіреними особами Альянсу, ключовими партнерами та забезпечення постійного обміну відповідними документами та інформацією; Ведення системи зберігання інформації, пов’язаної з довіреними особами; Організація матеріально-технічного забезпечення зустрічей довірених керівних осіб, що проводяться кожні два роки; Протоколи зустрічей довірених керівних осіб; Інформування довірених осіб про події в Альянсі за допомогою дослідження та написання регулярних інформаційних бюлетенів. ЗВ’ЯЗОК З КОМАНДАМИ ПАРТНЕРСТВА ТА ПІДТРИМКА ЇЇ Допомога в міжкомандній роботі; Відвідування зустрічей команди Партнерства; Знати, як використовується база даних Програми, і вміти отримувати інформацію ПІДТРИМКА ЗАГАЛЬНОГО ОФІСУ: Заступати особистого помічника виконавчого директора за його/її відсутності, а саме: готувати документи для засідань ЗПТ, протоколи засідань ЗПТ, брати участь у розробці квартальних планів ЗПТ, підтримувати та впроваджувати процедури ЗПТ, такі як календар ЗПТ і поточний порядок денний; брати участь у засіданнях команди керівництва та/або інших внутрішніх /зовнішні зустрічі, включаючи протоколювання та подальшу координацію подальших дій; Підтримання певного оперативного зв’язку з контактною особою Секретаріату Альянсу та забезпечення постійного обміну відповідними документами та інформацією, донорами та членами групи Альянсу (міжнародні неурядові організації); Відповідати на звичайні запити щодо інформації; Забезпечувати загальну офісну підтримку, якщо це необхідно, включаючи надання виконавчого директора прийому та телефонного зв’язку; Підтримувати зв’язок із співробітниками офісу та між ними, коли один або більше з них перебувають поза офісом; Забезпечувати загальну офісну підтримку, коли це необхідно ;За потреби надавати підтримку іншим командам, коли це можливо. ІНШЕ: Підтримувати добрі стосунки з місцевими партнерськими/донорськими організаціями та зовнішніми агентствами відповідно до функції Асистента програми; Представляти Альянс на відповідних форумах; Надавати спеціальні поради партнерським організаціям, як обов’язково; бути в курсі розвитку політики щодо ВІЛ/СНІДу; виконувати інші обов’язки за потреби. Щоб отримати додаткову інформацію про організацію, а також про її програмну діяльність і оголошені посади, відвідайте наш веб-сайт: http://www.aph. org.ua ;Як подати заявку: Будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист англійською та українською мовами на адресу. Тема рядка повинна містити «Особистий помічник заступника виконавчого директора: Програми». Кінцевий термін подання заявок: 18:00, 10 квітня 2024 року. Лише успішні кандидати будуть зв’язані для співбесіди. Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» зобов’язується рівноправно можливості та вітає заявки від людей із відповідною кваліфікацією з усіх верств суспільства. Особливо заохочується подати заявку кваліфікованим людям, які живуть з ВІЛ/СНІДом. Міжнародний благодійний фонд «Альянс громадського здоров’я» застосовує політику абсолютної нетерпимості щодо сексуальної експлуатації, жорстокого поводження чи домагань та пов’язаного з ними зловживання владою чи повноваженнями. Очікується, що всі відібрані кандидати дотримуватимуться найвищих етичних стандартів і проходитимуть сувору перевірку рекомендацій та репутації.