People and Culture Officer (HR administration)/ Фахівець (-чиня) відділу з кадрових питань в Global Communities

Довідкова інформація:

З 2016 року Global Communities впроваджує в Україні програму DOBRE «Децентралізація пропонує кращі результати та ефективність», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID). Ця програма покликана допомогти лідерам територіальних громад (ТГ) ефективно розпоряджатися ресурсами, покращити якість надання державних послуг та розширити участь громадян у вирішенні питань місцевого значення. 

З 2022 року Global Communities впроваджує програму дій та реагування на надзвичайні ситуації під керівництвом громади (CLEAR) за підтримки Бюро гуманітарної допомоги Агентства США з міжнародного розвитку (USAID/BHA), щоб реагувати на гуманітарні потреби в Україна. Програма розроблена з метою порятунку життів, зменшення страждань і задоволення потреб, одночасно підтримуючи громади в тому, щоб вони вели власну реакцію. 

Опис вакансії:

Посада спеціаліста з питань людей і культури існує, щоб допомагати в управлінні персоналом, підборі персоналу, добробуті та ініціативи з управління продуктивністю, а також інші види діяльності відділу «Люди та культура» та надають підтримку «Люди та культура» персоналу Global Communities (GC) в Україні. Співробітник відділу кадрів і культури повинен уміти ефективно спілкуватися з людьми та виконувати всі поставлені завдання. Він/вона має займатися підготовкою щомісячних звітів про табель, збором табелів, обробкою запитів на відпустку та підготовкою різноманітних контрактів, особистих записок/документів та іншими кадровими питаннями, якщо це необхідно. Співробітник відділу кадрів і культури присвятить більшу частину часу підтримці директора відділу кадрів і культури в забезпеченні дотримання глобальними спільнотами місцевого трудового законодавства. Посада підпорядковується директору з питань персоналу та культури та знаходиться в Києві, Україна.  

Обов'язки: 

Повсякденний відділ людських ресурсів Адміністрація

• Допомога в повсякденній роботі функцій і обов’язків відділу «Люди та культура», підтримка всіх офісів GC (Global Communities) в Україні в обробці запитів щодо людських ресурсів ;
• Надання канцелярської та адміністративної підтримки директору з питань персоналу та культури; 
• Складання та оновлення облікових записів працівників (друковані та електронні копії); 
• Ведення записів про співробітників у системі Podio (HRIS); Створюйте облікові записи співробітників у системі Podio, коли це необхідно, виправляючи залишки відпусток у разі помилок;
• Оновлюйте засоби відстеження персоналу (відстеження відпусток, відстеження особистої інформації тощо) за запитом; 
• Надавати внески, допомагаючи директору відділу кадрів і культури з підготовкою звітів, що стосуються діяльності персоналу (щорічні відпустки, табелі робочого часу, персонал, найм, навчання, скарги, оцінювання ефективності тощо);
• Підтримка людей і Директор з питань культури у роботі з запитами працівників щодо кадрових питань, правил і положень;
• Реєструвати запити на залишення в базах даних і регулярно звітувати керівнику про реєстрацію. Готувати звіти про використані відпустки та залишки щорічної відпустки за потреби; 
• Близькоспівпраця з іншими членами команди «Люди та культура» обробляє документообіг, який вимагає українське законодавство (трудові договори, накази, листи, документи про звільнення; документи, пов’язані з переведенням працівників на нові посади, документи, пов’язані з продовженням контракту тощо), включаючи, але не обмежуючись підготовкою листів для Державного підприємства «Генеральна дирекція з обслуговування дипломатичних представництв» (ГДІП);
• Опрацювати заявки працівників на відпустку після реєстрації в базах даних (збір листів-заяв, підготовка листів до ГДІП, оформлення наказів) та належним чином архівувати оброблені документи;
• Готувати та подавати періодичні звіти за потреби (наприклад, звіт про завершення табелів; звіт про залишки щорічної відпустки);
• Проводити підготовку до процесу збору табелів (перегляд файлу з кодами) спільно з керівником додавання та редагування записів про співробітників у файл табеля робочого часу); 
• Двічі на місяць збирайте табелі від усіх співробітників Global Communities (перевіряючи та електронно архівуючи їх), а потім готуйте звіти про табелі. 
• Стежте за відходами персоналу, тренінгами (збір сертифікатів про закінчення, надсилання нагадувань персоналу), збір форм підтвердження політики тощо.
• Підтримка сканування та підтримки архівів кадрів;
• >
• Допомога директору з кадрів і культури в підготовці документів для подання заявок на отримання візи та дозволу на проживання для міжнародного персоналу. 
• Підтримка керівника у зборі та поданні документів, пов’язаних із реєстрацією Програм (Меморандуми з бенефіціарами, одержувачами; Листи до Секретаріату Кабінету Міністрів тощо);
• Підготовка Запитів на закупівлі та Платіжні ваучери, пов’язані з діяльністю «Люди та культура». 

Набір персоналу 

• За потреби надавати підтримку спеціалісту з підбору персоналу щодо процесів найму; це може включати, але не обмежуватися, допомогою у довгому списку, організацією співбесіди з кандидатами; участь в інтерв'ю як представник людей і культури та допомога в зборі форм для інтерв'ю. 

Компенсації та пільги 

• На прохання директора з питань персоналу та культури та фінансової команди допомагають із надання інформації фінансовому відділу для нарахування заробітної плати персоналу (надання відповідних даних, пов’язаних із відсутністю, бонусами, табелями обліку робочого часу тощо);

Управління ефективністю 

• Збирати та забезпечувати належне подання форм річних цілей та форм оцінки ефективності для співробітників Global Communities Ukraine; 
• Підтримка команди P&C у розгляді запитів працівників щодо процедури управління продуктивністю; 

Навчання, розвиток і благополуччя 

• Підтримка директора з питань людей і культури з організацією персоналу опитування благополуччя та складання робочих планів благополуччя.
• Підтримка в реалізації заходів, пов’язаних з покращенням благополуччя в команді;
• Підтримка в організації навчальних заходів, якщо це необхідно.< /li>

Посаду можна попросити виконувати будь-які інші пов’язані з роботою обов’язки, доручені керівником. 

 Освіта:

• Потрібен ступінь бакалавра з управління людськими ресурсами або соціальних наук (або суміжної галузі). 

Кваліфікація, навички та досвід:

• Мінімум 2 роки досвіду роботи з персоналом і сфера культури (людські ресурси); 
• Бажаний, але не обов’язковий досвід роботи в міжнародній організації з питань людських ресурсів;
• Бажано досвід роботи з проектами, що фінансуються USAID/BHA;
• Знання людей і культури (людські ресурси) та процедури;
• Добре знання та розуміння трудового законодавства України;
• Поглиблене знання пакетів MS Office;
• Гарні комунікативні та організаційні навички;
• Досвід підбору персоналу буде перевагою; 
• Увага до деталей;
• Навички тайм-менеджменту та визначення пріоритетів;
• Чудові навички міжособистісного спілкування та здатність працювати в командному середовищі;
• li>Здатність добре працювати в міжкультурному середовищі;
• Навички вирішення проблем;
• Навички керування базами даних і ведення записів;
• Знайомство з роботою дошки та HR програмне забезпечення, бази даних та системи управління;
• Рівень англійської мови – середній (можу розуміти та спілкуватися) або вище, вільне володіння українською.

Global Communities є роботодавцем рівних можливостей.  Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу, незалежно від віку, раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності. 

Global Communities прагне забезпечити безпечне та шанобливе середовище для весь персонал, представники, партнери, учасники та всі, з ким Global Communities взаємодіє в усьому світі, особливо діти та дорослі групи ризику. Усім співробітникам і представникам Global Communities прямо заборонено брати участь у будь-якій діяльності, яка може призвести до будь-якого порушення нашої політики безпеки. Крім того, політика Global Communities полягає в тому, що кожен, хто працює з Global Communities, зобов’язаний активно створювати безпечне та сприятливе середовище в нашій роботі. Очікується, що весь наш персонал і представники будуть поводитися відповідно до цього зобов’язання.

Лише у короткий список з кандидатами зв’яжуться для співбесіди.

[email protected]