Фахівець/чиня проєкту /Partnership Project Officer в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

Under the direct supervision of the Partnership Coordinator / Area Coordinator/ Partnership Senior Officer, the Project Officer will mainly be involved in the coordination of the implementation of the grants by local CSOs / self-help groups/ local business entities. 

He/She will be responsible for supervising t the partners in the designated region, in which the PO will be assigned, being the primary point of contact for grants contracting, the implementation phase of the grants, ensuring compliance during the grant implementation and following up with and supporting the grant assistants and the selected Civil Society Organizations on reporting and any contractual issues. 

He/she will also assist the Capacity Building Officer in identifying capacity-building needs and developing plans to address them. This includes organizing training sessions on ACTED standards, humanitarian principles, accountability to affected populations (AAP), and vulnerability targeting. These sessions will ensure that minimum "do no harm" standards are in place and that aid is not diverted from those in need.

Functions:

Project management and reporting  

Planning, Implementing and Reporting 

• Coordinate with SCOs on writing, developing, and reporting implementing grant proposals. 
• Facilitates grant efforts, including grant approval process and post-award compliance.
• Day to day supervision of SCOs performance at the area level, with the support of the line manager.
• Draft lessons learned and best practises identified from the CSO sub-granting process.     
• Supporting the line manager in devising weekly and long-term work plans for the project implementation.
• Assist the Capacity Building Officer in identifying capacity-building needs and developing plans to address them
• Attend area coordination meetings.
• Excellent liaison with other Team Members, ensuring consistency and coordination of activities in the centre .
• Timely reporting on problems and challenges while working with partners to the line Manager. 
• Support draft of narrative reports / cluster report and contribute to the development of financial reports through regular budgetary follow ups.
• Communicate systematically to the Partnership Coordinator / Partnership Compliance Officer/ Partnership Senior Officer on the grant implementation progress and CSOs documentation & compliance.
• Підтримка територіального координатора, лінійного керівника та технічного координатора у визначенні областей для вдосконалення та розробки стратегії.
• Підтримка діяльності MEAL під час моніторингу та оцінки реалізації проекту та виконання рекомендацій відділу MEAL для підвищення ефективності проектної діяльності та максимізації впливу.  

Логістика 

• Вчасно надсилайте точні форми замовлень на вимогу лінійного керівника 
• Підтверджуйте якість вибору матеріалів, якщо це можливо 
• Забезпечуйте належне управління та використання активів і запасів проекту
• Плануйте рух команди на основі наявного парку та відповідності політика

Фінанси 

• Підтримка лінійного керівника в перегляді BFU(s) і надання точних прогнозів
• Підтримка лінійного керівника в прогнозуванні щомісячних грошових потреб проекту та надання AC

HR

• Зобов’язання постійного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб і можливостей у нарощуванні потенціалу, у координації з лінійним керівником/TC/HR Відділ   
• Контроль за набором обліковців, якщо це необхідно для збору даних 
• Навчання обліковців 

Прозорість і відповідність 

• Забезпечення відповідності внутрішнім процедурам ACTED і процедурам донорів
• Точне ведення записів проектної документації, включаючи фотографії та належне зберігання протоколів зустрічей, бази даних, відомості про присутність, звіти/документи про оцінювання, перегляд і оновлення баз даних тощо, у електронній та паперовій формі

Інше

• Забезпечення перекладу, ЯКЩО МОЖЛИВО, різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних табличок) на запит лінійного керівника 
• Виконання будь-яких додаткових завдань за запитом лінії менеджер

Ключові показники ефективності: 

1. Кількість звітів ОГС, що подаються своєчасно та щомісяця
2. Прозорість ACTED, донорів і партнерів забезпечується в усіх видах діяльності відповідно до глобальних вказівок ACTED
3. Дотримується процедур FLATS
4. Найкращі практики визначаються та формалізуються протягом усього періоду впровадження ОГС  

Увага!Згідно чинного законодавства, при застосуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.
Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на роботу мають надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік відповідно до внутрішніх політик;
• Оплата лікарняниху розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”