Асистент/-ка проєкту / Partnership Project Assistant (HAVEN) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості після кризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Assignment

Humanitarian Action through Volunteers, Enablers and Networks (HAVEN) is a Consortium that unites National and International NGOs tending to more effectively support local entities involved in humanitarian response in frontline areas, creating linkages between humanitarian and early recovery work, and connecting them to other support where needed. 

The Project Assistant will support the project team with administrative tasks, organization of meetings/trainings/events, development of internal and external communication materials, etc.  

S/he will work with local authorities, international organizations, CSOs etc.

Functions

• Support the electronic archiving of programme documentation. 

• Participate in internal and external meetings under the guidance of Project Officers, Senior Officer, or the Manager. 

• Support the implementation of tasks assigned by Project Officers, Senior Officer, or the Manager. 

• Support team members in ensuring compliance of programme documentation. 

• Support team members in cooperation with local authorities, international organizations, and civil society organizations (CSOs). 

• Participate in the planning and development of project communication, coordination, and implementation activities in designated areas. 

• Develop internal and external communication materials. 

• Organize meetings and training sessions with various stakeholders. 

• Maintain and regularly update trackers for project діяльність відповідно до робочого плану та вимог проекту. 

• Підтримка діяльності, пов’язаної з реалізацією проекту та звітністю. 

• Забезпечте видимість Acted і донорів у всіх заходах відповідно до вказівок Acted Global щодо видимості. 

• Допомагати керівникам проекту в процесі субгранту, забезпечуючи дотримання партнерського підходу Acted і дотримання процедур FLATS. 

• Підтримка діяльності MEAL, включаючи моніторинг та оцінку реалізації проекту. 

• Виїзди на місця для нагляду за впровадженням проекту та підготовка звітів про відвідування.
  
  Логістика

• Вчасно надсилайте точні та точні форми замовлення, якщо цього вимагає лінійний керівник  

• Підтверджуйте якість відбору матеріалів, якщо це можливо  

• Плануйте переміщення на основі наявних правил 

Finance  

• Підтримка лінійного керівника в перегляді BFU та надання точних прогнозів 

HR 

• Зобов’язання постійного навчання через тренінги та своєчасне визначення потреб і можливостей у нарощуванні потенціалу, у координації з лінійним менеджером/відділом технічного персоналу/HR 

Прозорість і відповідність  

• Забезпечення дотримання діючих внутрішніх процедур і процедур донорів 

• Точне ведення записів про проект документація, включаючи фотографії та належне зберігання протоколів зустрічей, бази даних, таблиці відвідуваності, звіти/документи про оцінку, перегляд та оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді 

Інше 

• Надання перекладу різних документів (наприклад, звітів, протоколів, списків бенефіціарів, інформаційних табличок) на вимогу безпосереднього керівника  

• Виконайте будь-яке додаткове завдання за запитом лінійного керівника.

Досвід і навички

1. 2 роки гуманітарного досвіду та/або діяльності з розвитку, досвід у сфері місцевого самоврядування, місцевого економічного розвитку 

2. Вміння складати аналітичні документи, плани, стратегії розвитку, розуміння структури органів державної влади та місцевого самоврядування буде перевагою. 

3. Досвід роботи з громадськістю та проведення фокус-груп буде перевагою. 

4. Володіння комп’ютером, вміння користуватися програмним забезпеченням Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint тощо). 

5. Здатність працювати самостійно та в команді, активно відстоювати власні ідеї. 

6. Потрібні навички стресу та багатозадачності.

7. Базова англійська.

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військово-облікових документів громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які підлягають проходженню військової служби, під час прийняття на роботу мають надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) відповідно до внутрішніх політик;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень відповідно до внутрішніх політик страхів;
• Медичне страхування та життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

"ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”