Асистент партнерського проекту в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Under the direct supervision of the Partnership Coordinator / Area Coordinator/ Project Manager/Partnership Project Officer the Partnership Project Assistant  for Sub-Grants will mainly be involved in the coordination of the implementation of the grants by local CSOs / self-help groups/ local business entities. 

 The Project Assistant will support the project team with administrative tasks, organization of meetings/trainings/events, development of internal and external communication materials, doc verification, etc. 

 S/he will work with local authorities, international organizations, CSOs etc.

Functions:

• Participate in internal/external meetings under the guidance by the line manager / Project Officers / Coordinator.
• Support the implementation of tasks assigned by the line manager / Project Officers / Coordinator.
• Support team members in supervision of project implementation.
• Support team members in conducting regular spot-checks of FLAT documentation and processes to identify possible gaps or breach in procedure follow-up with grant CSOs.
• Support team members in cooperation with local authorities, international organizations, CSOs.   
• Participate in the planning and development of project communication, coordination and implementation activities in designated areas.
• Organize meetings and trainings with different stakeholders. 
• Monitor the progress of activities according to the work plan and project requirements. 
• Support any activities related to project implementation and reporting. 
• Ensure visibility of Acted, donors in all activities, in compliance with Acted Global guidelines.
• Assist project officers in sub-granting process to ensure Acted partnership approach and respect FLATS procedures.
• Excellent liaison with other Team Members, ensuring consistency and coordination of activities in the centre.
• Timely reporting on problems and challenges while working.
• Support MEAL activities during monitoring and evaluation activities of project implementation.
• Assist in identifying best practices throughout the implementation period of the project.

Logistics: 

• Send accurate and precise order forms in a timely manner if requested by the line manager 
• Confirm quality of material selection when applicable 
• Plan movements based on available fleet and applicable policies

Finance: 

• Support the lineменеджер у перегляді BFU(s) і надання точних прогнозів

HR:

• Прихильність до постійного навчання за допомогою тренінгів і своєчасного визначення потреб і можливостей у нарощуванні потенціалу, у координації з лінійним керівником/технічним спеціалістом/відділом кадрів.  

Прозорість і відповідність: 

• Забезпечення відповідності діючим внутрішнім процедурам і процедурам донорів
• Точне ведення записів проектної документації, включаючи фотографії та належне зберігання протоколів зустрічей, баз даних, звітів про присутність, звітів/документів про оцінку, перегляду та оновлення баз даних тощо, у друкованому та паперовому вигляді

Інше:

• Надання перекладу різних документів (наприклад, звітів, протоколи, списки бенефіціарів, інформаційні таблички ) за запитом лінійного керівника 
• Виконуйте будь-які додаткові завдання за запитом лінійного керівника.

Ключові показники ефективності:

•  Кількість звітів ОГС, які своєчасно та щомісяця подаються інструкції
• Процедури FLATS дотримуються
• Найкращі практики визначаються та формалізуються протягом усього періоду впровадження ОГС

Умови:

• Офіційні працевлаштування відповідно до законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
< li style="font-weight: 400">Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
< li style="font-weight: 400">28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ACTED.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською або українською мовою, вказавши в темі листи посаду, на яку претендують (повідомлення без зазначених посад не розглядаються). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_____________________________________________________________________________________________________

«ACTED дотримується підходу нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та домагань (SEAH). Зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс правил поведінки та пов’язаної з ними політики, як частини їхнього трудового контракту, може призвести до звільнення.»