Операційний менеджер - Операційний директор в Україні в DAI

ОПЕРАЦІЙНИЙ МЕНЕДЖЕР, Операційний офіс в Україні DAI шукає кваліфікованих кандидатів на посаду Операційного менеджера на повний робочий день у Києві, Україна. Це негайна можливість, і зацікавленим заявникам пропонується якомога швидше подати заявку для розгляду. ІНФОРМАЦІЯ DAI має значну присутність в Україні з п’ятьма активними проектами на загальну суму понад 758 мільйонів доларів США. Незважаючи на те, що ці проекти відрізняються за обсягом і фокусом, усі вони залучені до складних і складних операційних процесів, включаючи грантові програми, закупівлі та субпідрядні відносини. Тиск на команди проекту був сильним через пандемію COVID 19, а потім вторгнення Росії, оскільки USAID в Україні додала значне нове фінансування та обов’язки. У деяких випадках це вимагало значного відхилення проектів від їхніх початкових цілей, що створювало прогалини у відповідності між навичками, необхідними для успіху, та навичками, якими володіє основна команда. Закупівлі стали значною частиною портфоліо проектів DAI в Україні, які чинить все більший тиск на команди проекту, щоб вони швидко та ефективно закуповували товари та послуги. Такий рівень активності та перевірки вимагає постійного нагляду для забезпечення ефективних, своєчасних і відповідних операцій. Проте, оскільки кількість закупівель та інших операційних процесів зростає, для DAI стає дедалі більшою потребою виділяти міжпроектну оперативну групу для a) усунути блокпости впровадження, що впливають на всі проекти, b) розширити спроможність проектних операційних груп, c) служити зв’язком між членами внутрішнього офісу DAI та командами на місцях, і d) забезпечити відповідність шляхом цілеспрямованого нагляду та навчання персоналу проекту. МЕТА РОЛЬ Операційний менеджер Управління операцій в Україні підтримуватиме команди проектів DAI в Україні, забезпечуючи оперативне та адміністративне управління в таких сферах: a) обмін відповідною операційною інформацією між портфоліо проектів; b) ініціювання/підтримка дій щодо операційних питань, які стосуються всіх українських проектів; c) надання операційної підтримки конкретних проектів, коли це необхідно, у сферах, включаючи закупівлі та субпідряди, дотримання контрактів, підбір персоналу та управління людськими ресурсами, а також матеріально-технічне забезпечення подорожей/безпеки, зокрема для нових нагород і доповнень/розширень проектів; d) підтримка логістики та планування поїздок керівництва в Україну; д) нагляд за повсякденною роботою офісу; f) нагляд за місцевим персоналом департаменту для забезпечення дотримання політики, правил та положень DAI та USAID; і g) виконання інших заходів за призначенням головного менеджера з виконання програм. Він/вона працюватиме у партнерстві з відповідним персоналом у рамках проектів DAI в Україні для підтримки оптимізації процесів і підходів у різних сферах. ЦІЛІ ТА ОБОВ'ЯЗКИ Менеджер з операцій базуватиметься в Києві, Україна, і відповідатиме за наступне: Контролювати щоденні операції офісу, включаючи домовленості про спільне використання офісу та виставлення рахунків по проектам в Україні. Надавати інформацію та підтримку групам проектів в Україні для забезпечити належний потік інформації та координацію fабо покращене впровадження Переконайтеся, що співробітники офісу дотримуються політики та нормативних актів DAI та USAID у всіх сферах своєї роботи. Служите ресурсом для груп управління проектами в домашньому офісі (HO) DAI та команд на місцях, щоб полегшити та оптимізувати підтримку проектних операцій, включаючи конвеєри, рахунки-фактури , аналіз контрактів та інші завдання HO. Виконувати функції головного координатора для надання допомоги різним проектам у вирішенні загальноукраїнських проблем і координації підтримки та послуг. Координувати роботу між проектами для досягнення операційної оптимізації та ефективності закупівель, грантів і найму консультантів. контакт для віце-президента, впровадження – Україна та іншого керівництва DAI щодо логістики та планування візитів в Україну Надання оперативної підтримки для конкретних проектів в Україні, коли це необхідно Координація з HO PMTs для забезпечення потужного потоку інформації та скоординованих дій з командами на місцях щодо відповідних питань для всього портфоліо в Україні. Огляд практики закупівель і затвердження в Українському операційному офісі як для внутрішньої діяльності офісу, так і від імені українських проектів. Ведення всіх офісних файлів відповідно до політики DAI та забезпечення надання файлів для відповідних проектів і зберігання відповідно до проектної документації вимоги Регулярно проводити вибіркові перевірки файлів. Інші відповідні завдання за запитом головного менеджера з виконання програм та/або віце-президента з впровадження – Україна КВАЛІФІКАЦІЯ: Ступінь бакалавра (або іноземний еквівалент) або вище в галузі політології, міжнародного розвитку, державного/ділового адміністрування, міжнародні відносини, інші соціальні науки чи подібні відповідні галузі. Принаймні п’ять років відповідного досвіду операційного, адміністративного та фінансового менеджменту та управління контрактом як на місцях, так і в домашньому офісі. Продемонстровані знання та навички в операціях, адмініструванні, фінансовому плануванні та управлінні, людських ресурсах та закупівлях, серед інших сфер/функцій підтримки управління як на місцевому рівні, так і на рівні домашнього офісу в міжнародних проектах, що фінансуються донорами. Продемонстровані знання внутрішнього контролю та процесів аудиту ( наприклад, закупівлі, угоди субпідряду тощо. Здатність керувати кількома завданнями та змінювати пріоритети без шкоди для якості роботи. Здатність ефективно працювати в багатофункціональній команді. Продемонстровані знання та обізнаність із правилами USAID (AIDAR) та Федеральними правилами закупівель (FAR). Сильні комунікативні здібності Володіння програмним забезпеченням MS Office, особливо Excel Відмінні навички письма, мовлення та читання англійською Досвід управління, взаємодії та ефективного спілкування з персоналом проекту та зацікавленими сторонами на різних рівнях Бажаний досвід роботи в Україні Знання як письма, так і розмови українською є настійно бажаним ЗВІТНІСТЬ: Ця посада підпорядковуватиметься головному менеджеру з виконання програми для портфоліо в Україні в головному офісі DAI у Бетесді. Показати більше Показувати меншеПосадовий рівень Старший середній рівень Тип зайнятості Зайнятість за контрактом Посадові обов’язки Інше Галузі Міжнародна торгівля та розвиток