Операційний менеджер в Mercy Corps

Будь добрим, перемагай його резюме: Операційний менеджер у Дніпрі | Корпус Милосердя Україна

Про Корпус Милосердя

Mercy Corps — це провідна глобальна організація, яка підтримується вірою в те, що кращий світ можливий. Під час лиха, у труднощах, у більш ніж 40 країнах світу ми співпрацюємо, щоб втілювати сміливі рішення в життя — допомагати людям перемагати труднощі та будувати міцніші спільноти зсередини. Тепер і на майбутнє.

Резюме програми/відділу

Mercy Corps реагує на надзвичайні ситуації в Україні з початку повномасштабної війни в лютому 2022 року. Ми надаємо екстрені кошти допомога біженцям у сусідніх країнах та людям, переміщеним всередині України, щоб вони могли задовольнити свої основні потреби виживання. Ми також фінансуємо місцеві організації, які найкраще знають свою громаду та швидко працюють над вирішенням їхніх найнагальніших потреб. Війна в Україні призвела до масового переміщення по всій Україні. Обставини та населення постійно змінюються разом із конфліктом. Корпус милосердя відновив свою реєстрацію та присутність в Україні, а також офіси/діяльність для підтримки людей у ​​Польщі. Сюди входять партнерства, готівка, інформація як захист та інші заходи реагування на надзвичайні ситуації в дуже мінливому середовищі.

Резюме загальної позиції

Операційний менеджер у Дніпрі відповідає за ввімкнення досконалість операційних функцій у Дніпрі та в координації з іншими офісами Mercy Corps. Ця роль підпорядковується безпосередньо операційному директору. Операційний менеджер у Дніпрі забезпечить наявність і дотримання систем для забезпечення ефективності, а також хороші комунікації, які дозволять усім співробітникам Mercy Corps зрозуміти ці системи та співпрацювати з іншими. Операційний менеджер у Дніпрі також контролюватиме успішне управління функціями адміністрування, управління автопарком і управління логістикою для офісу в Дніпрі в координації з офісами в Києві, Львові, Миколаєві, Одесі та іншими. Він/вона працюватиме з ресурсом у країніes та за технічної допомоги відділу глобальних закупівель і логістики, щоб гарантувати, що «Відповідь в Україні» залишатиметься орієнтованою на дані, перспективною та інноваційною операцією в глобальному портфоліо Корпусу милосердя. Ця роль відіграватиме важливу роль у відновленні присутності Корпусу Милосердя в Україні та початку програмної діяльності та представництва в Дніпрі. Він/вона буде критично важливою частиною нашого планування безпеки та зменшення ризиків на найближчий період.

Основні обов'язки

Відповідальність за охорону

• Активно дізнається про охорону та інтегрує її у свою роботу, включаючи захист ризиків і пом’якшення пов’язані з їхньою сферою роботи.
• Практикує цінності Корпусу милосердя, включаючи повагу до гідності та благополуччя учасників і колег по команді членів.
• Заохочує відкритість і спілкування в своїй команді; заохочує членів команди надсилати звіти, якщо вони мають будь-які проблеми, використовуючи механізми звітування, наприклад, гарячу лінію доброчесності та інші варіанти.

Основні обов'язки

Стратегія та бачення

•  Відповідає за щоденну роботу в офісі Дніпра, гостьових будинках, складі та інших місцях Mercy Corps відповідно до стандарту програмних операцій підтримуються ефективністю та професіоналізмом.
• Підтримуйте операційного директора, щоб переконатися, що загальна операційна структура відображає найкращі практики агентство.
• Щоденно координувати роботу з програмними командами в Дніпрі, щоб надавати відповідну підтримку для реалізації програми, координації між відділами та здійснювати нагляд за діяльністю.
• Сприяти процес стратегічного планування країни з регулярними офіційними та неофіційними оновленнями.

Представництво

•  Взаємодія з відповідними державними органами, відповідальними за міжнародні НУО, за вказівками операційного директора.
• Керівник щодо керування заявками на отримання міжнародних віз членів команди, дозволів на проживання та роботи, якщо це необхідно.
• Підтримувати продуктивні відносини з усіма зацікавленими сторонами, постачальниками, постачальники.
• Підтримка членів операційної групи в підтримці продуктивних стосунків з усіма зацікавленими сторонами, постачальниками, тощо органи в м. Дніпро за потреби за погодженням з операційним директором.

Управління приміщеннями та офісом

•  Забезпечити правила та процедури управління об’єктами та офісом у Дніпріреалізуються, як описано в Посібнику з управління польовими приміщеннями та офісами.
• Контроль за створенням і розвитком офісів Корпусу милосердя, включаючи розробку та перегляд контрактів на офісні та житлові приміщення, поліпшення орендованого майна та ІТ.
• Контроль за управлінням об'єктами, включаючи оренду житла та офісів; забезпечити дотримання стандартів безпеки в усіх приміщеннях.
• Нести відповідальність за будь-яку необхідну іноземну візу, подорожі та дозволи на роботу.
• Переконайтеся, що контракти та ділові операції/відносини Mercy Corps є прозорими. і відповідно до законодавства та політики Корпусу Милосердя/донорів.
• Відповідає за забезпечення оптимального використання ресурсів, включаючи операційні бюджети. 
• Забезпечення повної відповідності стандартним операційним процесам, політикам операцій. 

Логістика

•  Контроль за системою управління автопарком і забезпечення систем для відстеження технічного обслуговування, використання палива та планування транспортних засобів.
• Встановлювати та підтримувати конвеєр постачання, нагляд за матеріально-технічними аспектами операції; наглядати за NFI, зберіганням і переміщенням товарів у разі потреби.
• Взаємодіяти з фінансовими службами для забезпечення відповідності та графіків платежів; підтримувати контракти на обслуговування для офісу в Дніпрі.
• Керувати матеріально-технічними (непрограмними) аспектами проектів матеріальної допомоги та пов’язаних з ними поставок; керувати елементами імпорту та митного оформлення. Нагляд за реєстрацією обладнання, ліцензуванням, страхуванням тощо.
• Вести інвентарний облік матеріалів і потоків матеріалів; нагляд за відстеженням усіх активів у Дніпрі.

Інші обов’язки

•  Забезпечити функціональні ІТ-системи в офісах програм у країнах разом із суб’єктами, що займаються ІТ та інформаційною безпекою.
• Забезпечити, щоб Корпус милосердя укладав контракти та діловий бізнес трансакції/відносини є прозорими та відповідають законодавству країни та політиці Корпусу милосердя/донорів.
• Поводьтеся як професійно, так і особисто таким чином, щоб віддати належне Корпусу милосердя та не поставити під загрозу його гуманітарну місію .
• За потреби чи запиту надавати додаткову адміністративну чи оперативну підтримку іншим сферам реагування в Україні; та
• Інші обов’язки за призначенням.

Управління ризиками

•  Разом з операційним директором підтримуйте заходи з визначення та зменшення ризиків відділу, які узгоджуються з організаційним і регіональним управлінням ризиками ініціативи.
• Надати внесок, включаючи аналіз операційного ризику та рекомендації керівникам операцій і фінансів щодо витрат на операції та ефективності систем звітності та планування в країні.
• Тісно координувати роботу з відділом безпеки Керівна команда щодо системного підходу до виявлення загроз безпеці та зменшення ризиків. Зокрема, управління поїздками, підготовленість об’єктів і звітування.

Керування відповідністю

•  Співпраця з відповідальними особами з фінансів і етики/перевірки, щоб зменшити шахрайство, конфлікт інтересів і правові наслідки діяльності Корпусу милосердя.
• Забезпечити дотримання. до адміністративних процедур Корпусу милосердя щодо підтримки програмного персоналу.
• Відігравати активну роль у підтримці операційних відділів у підготовці внутрішніх і зовнішніх аудитів, забезпечуючи дотримання рекомендацій, пов’язаних з операціями, і вжиття всіх необхідних заходів для вирішення висновків аудиту .

Звітність:

Очікується, що члени команди Корпусу милосердя підтримуватимуть усі зусилля щодо підзвітності, зокрема перед нашими бенефіціарами та міжнародні стандарти, що скеровують міжнародну допомогу та роботу з розвитку, одночасно активно залучаючи громади-бенефіціари як рівноправних партнерів до розробки, моніторингу та оцінки наших польових проектів.

Відповідальність керівника: адміністративний співробітник, перекладач, водії.

Підпорядковується безпосередньо: операційному директору.

Працює безпосередньо з: Керівництвом країни, програмними відділами, фінансовими учасниками в Україні, командою ІТ/інформації та безпеки.

Мінімальна кваліфікація та навички, які можна передати

• Відповідний ступінь у відповідній галузі.
• Мінімум 3 досвід роботи в області управління операціями.
• Продемонстрована увага до деталей, дотримання процедур, зустріч дедлайни та робота та вирішення проблем самостійно та спільно.
• Відмінні навички ведення переговорів та представництва.
• Ефективне усне та письмове спілкування, організація, визначення пріоритетів та Microsoft Office програми.
• Відмінне володіння усною та письмовою українською та англійською мовами вважається перевагою.
• Здатність ефективно працювати з етнічно різноманітною командою в делікатному середовищі.

Фактори успіху

Успішний операційний менеджер добре вміє розв’язувати проблеми та матиме здатність розробляти методи реалізації успішних програм, одночасно демонструючи відмінне управління донорськими коштами та дотримуючись правил Корпусу милосердя та донорів. Вони підтримуватимуть міцну співпрацюстосунки з іншими відділами та ефективну взаємодію з міжнародним та національним персоналом як у управлінській, так і в навчальній якості, демонструючи при цьому здатність виконувати багато завдань, дотримуватись термінів та обробляти інформацію для підтримки змін програмної діяльності. Вони зможуть жити та тісно співпрацювати з різноманітною командою людей у ​​дуже інтенсивній та плавній роботі та середовищі безпеки та будуть готові регулярно їздити до польових офісів Корпусу Милосердя та проектних об’єктів. Найуспішніші співробітники Корпусу Милосердя мають тверду відданість командній роботі та підзвітності, процвітають у середовищах, що розвиваються та змінюються, і роблять ефективну письмову та усну комунікацію пріоритетом у будь-якій ситуації.

Умови життя / умови навколишнього середовища

Під час екскурсій проживання умови будуть адаптовані до польових умов.

Постійне навчання< /p>

На підтримку нашої віри в те, що організації, що навчаються, є ефективнішими, ефективнішими та актуальнішими для спільнот, які ми обслуговуємо, ми надаємо всім членам команди можливість віддаватися 5% свого часу на навчальну діяльність, яка сприяє їх особистому та/або професійному зростанню та розвитку.   

Різноманітність, справедливість та залучення

Досягнення нашої місії починається з того, як ми створюємо нашу команду та працюємо разом. Завдяки нашому зобов’язанню збагачувати нашу організацію людьми різного походження, вірувань, досвіду та способів мислення ми можемо краще використовувати колективну силу наших команд і вирішувати найскладніші виклики світу. Ми прагнемо до культури довіри та поваги, де кожен вносить свою точку зору та автентику, досягає свого потенціалу як особистості та команди та співпрацює, щоб зробити найкращу роботу у своєму житті.

 Ми розуміємо, що різноманітність і інклюзія – це подорож, і ми прагнемо вчитися, слухати та розвиватися, щоб стати більш різноманітними, справедливі та інклюзивні, ніж ми сьогодні.

Рівні можливості працевлаштування< /p>

Mercy Corps – це роботодавець рівних можливостей, який не терпить дискримінації за будь-якою ознакою. Ми активно шукаємо різні досвіди, перспективи та навички, щоб разом бути сильнішими та мати стійкий глобальний вплив.

 Ми прагнемо створення середовища поваги та психологічної безпеки, де рівні можливості працевлаштування доступні для всіх. Ми не допускаємо та не допускаємо дискримінації за ознаками раси, кольору шкіри, гендерної приналежності, гендерного самовираження, релігії, віку, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, інвалідності (включаючи статус ВІЛ/СНІД), сімейного стану, статусу військового ветеранаабо будь-яка інша захищена група в місцях, де ми працюємо.

Захист і етика< /strong>

Mercy Corps прагне гарантувати, що всі особи, з якими ми контактуємо під час нашої роботи, будь то команда до членів, членів спільноти, учасників програми чи інших осіб ставляться з повагою та гідністю. Ми дотримуємося основних принципів щодо запобігання сексуальній експлуатації та насильству, викладених Генеральним секретарем ООН та IASC і підписалися Міжвідомча схема розкриття неправомірної поведінки. Подаючи заявку на цю посаду, заявник підтверджує, що він раніше не порушував сексуальні дії роботодавця, сексуальні експлуатації та жорстокого поводження, політики захисту дітей або торгівлі людьми. Ми не будемо терпіти жорстоке поводження з дітьми, сексуальну експлуатацію, насильство чи переслідування з боку членів нашої команди. У рамках нашого зобов’язання створити безпечне та інклюзивне робоче середовище члени команди повинні поводитись професійно, поважати місцеві закони та звичаї та дотримуватись Правила та цінності Кодексу етики Mercy Corps. Члени команди зобов’язані проходити обов’язкові курси електронного навчання Кодексу поведінки після найму та щорічно.

Як заявник, якщо ви свідок або стикалися з будь-якими формами сексуальних домагань під час процесу набору, будь ласка, повідомте про це на гарячу лінію доброчесності Mercy Corps ([email protected]). 

Тільки попередньо відібраних кандидатів будуть запрошені на співбесіду.

Ласкаво запрошуємо осіб з інвалідністю та ветеранів відгукнутись на< /strong> цю посаду.

Mercy Corps створило робоче місце для працевлаштування осіб з інвалідністю та ветеранів, та належні умови праці для цієї вакансії, але це не обмежує коло осіб, які можуть подаватись на цю вакансію.