Operations Coordinator/Координатор з операційної діяльності в FHI 360

Тривалість контракту:  до 31 березня 2026 року з можливістю продовження

Місцезнаходження: Дніпро чи Миколаїв чи Одеса

FHI 360 це неурядова організація зі штаб-квартирою в США, яка займається довготривалим покращенням життя шляхом просування інтегрованих місцевих рішень.  Команда кризового реагування FHI 360 реагує на надзвичайну гуманітарну ситуацію в Україні за допомогою інтегрованої програми охорони здоров’я, захисту, MHPSS і WASH, спрямованої на зниження захворюваності та смертності серед постраждалого від конфлікту населення.  Детальніше на нашому сайті: www.fhi360.org   

Короткий опис роботи: 

Координатор операцій (лише національний персонал), під керівництвом заступника координатора реагування, керує групами матеріально-технічного та адміністративного забезпечення на рівні офісу в країні.  Як технічний координатор операцій, відповідальна особа надаватиме вказівки та підтримку, у партнерстві з польовими координаторами, матеріально-технічному та адміністративному персоналу польового офісу.  Операційний координатор відіграватиме важливу роль у керівній команді в країні, контролюючи оперативний персонал і заходи, що підтримують реалізацію проекту в умовах дефіциту ресурсів і дуже небезпечних умов. Виходячи з вказівок домашнього офісу, ця посада відповідатиме за дотримання та стандартизацію операцій і забезпечення відповідності служб підтримки потребам програми. Операційний координатор співпрацюватиме з колегами з різних відділів, щоб визначити потреби системи, вузькі місця процесу та розробити унікальні рішення для забезпечення більш своєчасної, ефективної та підзвітної роботи. Крім того, він/вона підтримуватиме планування готовності, розробку навчальних матеріалів, сприятиме навчанню, а також навчатиме та наставлятиме персонал. 

Відповідальність: 

• Відповідає за гуманітарну допомогу на місці, включаючи управління логістика (автопарк, закупівлі, інвентар/активи), адміністрування, зовнішнє представництво та планування переходу. 

• Менедж і яntor польовий персонал у сфері логістики, адміністрування, управління на місцях та інших функцій, щоб створити міцну основу для програмування на випадок надзвичайних ситуацій. 

• Брати участь у розробці стратегій реагування у співпраці з технічними/програмними керівниками, а також регіональними та країновими командами управління, якщо це доцільно. 

• У співпраці з польовими координаторами підтримуйте оцінку оперативних потреб на місцях і запуск оперативних структур у нових районах. 

• Брати участь у розробці та забезпеченні ресурсами (люди та кошти) нових програм, які відповідають найближчим і довгостроковим цілям програми постраждалої громади в Україні. 

• Наглядати та забезпечувати дотримання політики, процедур і практик FHI 360, особливо щодо закупівель, управління активами та майном; за потреби рекомендувати політику/процедури для конкретної країни чи надзвичайної ситуації. 

• Підтримка  щорічного перегляду  Інструкції з експлуатації для платформи Україна.  Підвищуйте обізнаність щодо його змісту за допомогою тренінгів/навчань підвищення кваліфікації щодо FHI 360 та специфічних для України процесів і процедур логістики та подорожей, а також оновлюйте розділи з власниками вмісту. 

• Запроваджено покращені стандартні протоколи для основних логістичних процесів, зокрема закупівель, складів, управління активами та відправлення товарів. Особливу увагу слід приділити ланцюгу постачання фармацевтичного та медичного обладнання. 

• Забезпечте дотримання імпортних і митних правил країни та відповідних протоколів, що залежать від контексту. 

• Перегляньте реєстри активів та запасів у країні, включаючи розподіл обладнання, технічне обслуговування та розпорядження активами відповідно до FHI 360 та правил донорів. Переконайтеся, що фізичний підрахунок активів проводиться щорічно. 

• У координації з іншими відділами підтримувати регулярне планування закупівель програмних та інших операційних відділів. 

• Визначте та забезпечте належне управління й технічне обслуговування об’єктів, зокрема офісів, житлових приміщень, складів та іншої критичної інфраструктури, а також високовартісного операційного обладнання (генераторів) і перегляньте транспортні вимоги/активи. 

• Керувати операційними бюджетами, переглядати щомісячні витрати операційних відділів і надаючи вхідні дані для точного прогнозування та аналізу конвеєрів 

• Перегляд/схвалення запитів на закупівлю для операційних відділів відповідно до бюджетів проекту, відповідно до програми та з урахуванням операційних потреб. 

• Проконсультуйтеся із заступником координатора реагування та штаб-квартирою, щоб усунути проблеми та надати рекомендації щодо виправних дій. Пропагуйте необхідну підтримку офісу в країні та підтримуйте регулярні контракти з партнерами в штаб-квартирі, такими як спеціаліст з логістики/відділ глобальних закупівель, ІТ та інші підтримки штаб-квартири. 

• Контролюйте персонал і зосередьтеся на розвитку потенціалу персоналу, особливо керівників відділів. Забезпечте лідерство та формування команди 

 Прикладні знання та навички: 

• Знання та застосування основних гуманітарних стандартів (CHS) і стандартів Sphere, а також Кодексу поведінки Червоного Хреста/НУО. 

• Досвід роботи з фінансуванням уряду США та знання нормативних актів Управління США, зокрема 2 CFR 200 

• Досвід роботи з фінансуванням ООН, FCDO, і бажане фінансування приватного фонду. 

• Продемонстрований досвід підтримки управління багатогалузевими проектами та впровадження.  

• Продемонстрований досвід планування та планування роботи, розвитку персоналу та нарощування потенціалу.  

• Продемонстрований досвід керівництва та управління операційним відділом у складних проектах стратегічного характеру та національного/міжнародного масштабу.

• Повинен уміти читати, писати, і вільно розмовляти українською та англійською 

Вирішення проблем і вплив: 

• Працює над проблемами різного масштабу, які вимагають аналізу або тлумачення різних факторів. Виконує судження під час вибору методів і технік для визначення відповідних дій. Будує продуктивні робочі відносини з внутрішнім і зовнішнім персоналом. 

• Рішення може вплинути на робочий підрозділ або сферу в межах відділу.  

• Отримує методи іd процедури щодо нових проектів і завдань. Забезпечує керівництво іншим персоналом нижчого рівня. 

• Підпорядковується заступнику координатора реагування. 

• Регулярно взаємодіє з координатором програми, польовими координаторами та фінансами 

• Керує менеджером з логістики та закупівель та менеджер з адміністрування 

Освіта: 

• Ступінь бакалавра або його міжнародний Еквівалент: управління людськими ресурсами, бізнес-адміністрування, людський розвиток, інформатика, міжнародний розвиток, соціальні науки, ланцюг постачання, логістика, інженерія або суміжні галузі 

• Бажано ступінь магістра або інший вчений ступінь. 

• Бажано сертифікацію та/або ступінь у сфері гуманітарної логістики або гуманітарного медичного ланцюга постачання. 

• Бажано отримати сертифікат з управління проектами 

Досвід: 

• Прогресивний та значний досвід роботи 5-8 років у гуманітарних програмах та/або екстреному відпочинку, переважно в інтегрованих проектах охорони здоров'я; включно з 5+ роками досвіду управління в середовищі НУО, з принаймні 3 роками значного досвіду польових операцій із розробкою програм екстреного та/або раннього відновлення.  

• Потрібен досвід роботи в районах високого ризику, уражених конфліктом. 

• Досвід створення та завершення операцій 

• Знайомство з операційною структурою управління на основі території  

• Потрібне володіння програмним забезпеченням для керування базами даних та інструментами пошуку в Інтернеті. 

• Чутливість до культурного розмаїття та розуміння політичних, контекстуальних і етичних проблем у призначених областях. 

• Чітко сформульований, професійний і здатний чітко, позитивно спілкуватися з клієнтами та персоналом. 

• Попередній досвід роботи в неурядовій організації (НУО), урядовій установі чи приватній компанії з прогресивним досвідом управління програмами гуманітарної допомоги або пов’язаним галузевим досвідом у відповідній технічній сфері. 

• Здатність справлятися зі стресовими ситуаціями та працювати з обмеженими ресурсами. 

Типові фізичні вимоги: 

• Типове офісне середовище. 

• Можливість проводити довгі години, дивлячись на екран комп’ютера та виконуючи повторювану роботу на клавіатурі. 

• Здатність сидіти та стояти протягом тривалого часу. 

• Можливість піднімати 5-50 фунтів. 

Використовувана технологія: 

• Персональний комп’ютер, Microsoft Office 365 (тобто Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта), офісний телефон, мобільний телефон і принтер/копір. 

Вимоги до поїздки: 

• Більше 25% 

Ця посадова інструкція підсумовує основні посадові обов’язки. Вона не визначає та не обмежує точні завдання, які можуть бути призначені для виконання цих обов’язків. Цей документ жодним чином не слід тлумачити як трудовий договір. Керівництво залишає за собою право переглядати та переглядати цей документ у будь-який час. управлінські навички.  

Подайте заявку за посиланням вище на веб-сайті вакансій або надішліть своє резюме та супровідний лист електронною поштою на [email protected] з "Операційним координатором бажане місце" в рядку теми.  

Розглядаються лише заявки, подані англійською мовою. 

Заохочуємо кандидатів з обмеженими можливостями подавати заявки.