Operations Coordinator/Координатор з операційної діяльності в FHI 360

Термін дії контракту:  до 31 березня 2026 року з можливістю продовження

Місце розташування: Дніпро, чи Миколаїв, чи Одеса

FHI 360 – це неурядова організація зі штаб-квартирою в США, яка займається довготривалим покращенням життя шляхом просування інтегрованих місцевих рішень.  Команда кризового реагування FHI 360 реагує на надзвичайну гуманітарну ситуацію в Україні за допомогою комплексної програми охорони здоров’я, захисту, MHPSS і WASH, спрямованої на зниження захворюваності та смертності серед постраждалого від конфлікту населення.  Детальніше на нашому сайті: www.fhi360.org   

Підсумок роботи: 

Координатор операцій (лише національний персонал), під керівництвом заступника координатора реагування, керує групами матеріально-технічного та адміністративного забезпечення на рівні офісу в країні.  Як технічний координатор операцій, відповідальна особа надаватиме вказівки та підтримку, у партнерстві з польовими координаторами, матеріально-технічному та адміністративному персоналу польового офісу.  Операційний координатор відіграватиме важливу роль у керівній команді в країні, контролюючи оперативний персонал і заходи, що підтримують реалізацію проекту в умовах дефіциту ресурсів і дуже небезпечних умов. Виходячи з вказівок домашнього офісу, ця посада відповідатиме за дотримання та стандартизацію операцій і забезпечення відповідності служб підтримки потребам програми. Операційний координатор співпрацюватиме з колегами з різних відділів, щоб визначити потреби системи, вузькі місця процесу та розробити унікальні рішення для забезпечення більш своєчасної, ефективної та підзвітної роботи. Крім того, він/вона підтримуватиме планування готовності, розробку навчальних матеріалів, сприятиме навчанню, а також навчатиме та наставлятиме персонал. 

Підзвітність: 

• Відповідає за гуманітарну допомогу на місці, включаючи управління матеріально-технічним забезпеченням (парк, закупівлі, інвентар/активи), адміністрування, зовнішнє представництво та планування переходу. 

• Керуйте та наставляйте польовий персонал у сфері логістики, адміністрування, управління на місцях та інших функцій, щоб створити міцну основу для програмування надзвичайних ситуацій. 

• Брати участь у розробці стратегій реагування у співпраціз технічними/програмними керівниками, а також регіональними та країновими командами управління, якщо це необхідно. 

• У співпраці з польовими координаторами підтримувати польову оцінку оперативних потреб і запуск оперативних структур у нових областях. 

• Брати участь у розробці та забезпеченні ресурсами (люди та кошти) нових програм, які відповідають найближчим і довгостроковим цілям програми постраждалої громади в Україні. 

• Наглядати та забезпечувати дотримання політики, процедур і практик FHI 360, особливо щодо закупівель, управління активами та майном; за потреби рекомендувати політику/процедури для конкретної країни чи надзвичайної ситуації. 

• Підтримка  щорічного перегляду  Інструкції з експлуатації для платформи Україна.  Підвищуйте обізнаність щодо його змісту за допомогою тренінгів/навчань підвищення кваліфікації щодо FHI 360 та специфічних для України процесів і процедур логістики та подорожей, а також оновлюйте розділи з власниками вмісту. 

• Запроваджено вдосконалені стандартні протоколи для основних логістичних процесів, зокрема закупівель, складів, управління активами та відправлення товарів. Особливу увагу слід приділити ланцюгу постачання фармацевтичного та медичного обладнання. 

• Забезпечте дотримання імпортних і митних правил країни та відповідних протоколів, що залежать від контексту. 

• Перегляньте реєстри активів та запасів у країні, включаючи розподіл обладнання, технічне обслуговування та розпорядження активами відповідно до FHI 360 і правил донорів. Переконайтеся, що фізичний підрахунок активів проводиться щорічно. 

• У координації з іншими відділами підтримувати регулярне планування закупівель програмних та інших операційних відділів. 

• Визначити та забезпечити належне управління й технічне обслуговування об’єктів, у тому числі офісів, житлових приміщень, складів та іншої критичної інфраструктури, а також високовартісного операційного обладнання (генераторів) і переглянути вимоги до транспортування/активи. 

• Керувати операційними бюджетами, переглядати щомісячні витрати операційних відділів і надаючи вхідні дані для точного прогнозування та аналізу конвеєра 

• Переглядати/затверджувати запити на закупівлю для операційних відділів відповідно до бюджетів проекту, відповідних програмі та керованих операційні потреби. 

• Проконсультуйтеся із заступником координатора реагування та штаб-квартирою, щоб усунути проблеми та надати рекомендації щодо виправних дій. Пропагувати необхідну підтримку офісу в країні та підтримувати регулярні контракти з партнерами в штаб-квартирі, такими як спеціаліст з логістики/відділ глобальних закупівельмент, ІТ та інші підтримки штаб-квартири. 

• Контролюйте персонал і зосередьтеся на розвитку потенціалу персоналу, особливо керівників відділів. Забезпечення лідерства та формування команди 

 Прикладні знання та навички: 

• Знання та застосування основних Гуманітарні стандарти (CHS) і стандарти Sphere, а також Кодекс поведінки Червоного Хреста/НУО. 

• Досвід роботи з фінансуванням уряду США та знання нормативних актів Управління США, зокрема 2 CFR 200 

• Бажано досвід роботи з фінансуванням ООН, FCDO та приватним фондом. 

• Продемонстрований досвід підтримки управління багатогалузевими проектами та впровадження.  

• Продемонстрований досвід планування та складання графіків роботи, розвитку персоналу та нарощування потенціалу.  

• Продемонстрований досвід керівництва та управління операційним відділом у складних проектах стратегічного характеру та національного/міжнародного масштабу.

• Повинен вміти грамотно читати, писати та говорити українською та англійською 

Рішення проблем і вплив: 

• Робота над проблемами різного масштабу, які вимагають аналізу або тлумачення різних факторів. Виконує судження під час вибору методів і технік для визначення відповідних дій. Будує продуктивні робочі відносини з внутрішнім і зовнішнім персоналом. 

• Рішення може вплинути на робочий підрозділ або сферу в межах відділу.  

• Отримує методи та процедури щодо нових проектів і завдань. Забезпечує керівництво іншим персоналом нижчого рівня. 

• Підпорядковується заступнику координатора реагування. 

• Регулярно взаємодіє з координатором програми, польовими координаторами та фінансами 

• Керує менеджером із матеріально-технічного забезпечення та закупівлями та адміністративним менеджером 

Освіта: 

• Ступінь бакалавра або його міжнародний еквівалент у сфері управління персоналом, бізнес-адміністрування, людського розвитку, інформаційних наук, міжнародного розвитку, соціальних наук, логістики, інженерії або суміжних галузей 

• бажано ступінь магістра або інший вчений ступінь. 

• Бажано сертифікацію та/або ступінь у сфері гуманітарної логістики чи ланцюга поставок гуманітарної медицини. 

• бажано отримати сертифікат з управління проектами 

Досвід: 

• Прогресивний і значний досвід 5-8 років у гуманітарних програмах та/або надзвичайних ситуаціях, головним чином у інтегрованих проектах охорони здоров’я; включаючи 5+ років досвіду управління в середовищі НУО, принаймні 3 роки значного досвіду польових операцій із виконанням програм екстреної допомоги та/або раннього відновлення.  

• Потрібний досвід роботи в зонах з високим ризиком конфлікту. 

• Досвід створення операцій запуску та завершення операцій 

• Знайомство з операційною структурою управління на основі території  

• Потрібне володіння програмним забезпеченням для керування базами даних та інструментами онлайн-пошуку. 

• Чутливість до культурного розмаїття та розуміння політичних, контекстуальних і етичних проблем у призначених областях. 

• Чітко сформульований, професійний і здатний чітко, позитивно спілкуватися з клієнтами та персоналом. 

• Попередній досвід роботи в неурядовій організації (НУО), урядовій установі чи приватній компанії прогресивного досвіду управління програмами гуманітарної допомоги або пов’язаної галузі у відповідній технічній сфері. 

• Здатність справлятися зі стресовими ситуаціями та працювати з обмеженими ресурсами. 

Типові фізичні вимоги: 

• Типове офісне середовище. 

• Можливість проводити довгі години, дивлячись на екран комп’ютера та виконуючи повторювану роботу на клавіатурі. 

• Здатність сидіти та стояти протягом тривалого часу. 

• Можливість піднімати 5-50 фунтів. 

Використовувана технологія: 

• Персональний комп’ютер, Microsoft Office 365 (тобто Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта), офісний телефон, мобільний телефон і принтер/копір. 

Вимоги до поїздки: 

• Більше 25% 

Ця посадова інструкція підсумовує основні посадові обов’язки. Він не приписує та не обмежує точні завдання, які можуть бути призначені для виконання цих обов’язків. Цей документ жодним чином не слід тлумачити як трудовий договір. Керівництво залишає за собою право переглядати та переглядати цей документ у будь-який час. управлінські навички.  

Подайте заявку за посиланням вище на веб-сайті вакансій або надішліть своє резюме та супровідний лист електронною поштою на [email protected] з темою "Місце, яким користується координатор операцій".  

Розглядаються лише заявки, подані англійською мовою. 

Заохочуємо кандидатів з обмеженими можливостями подавати заявки.