Офіс-менеджер (на місці, Варшава) в Miratech

Офіс-менеджер (на місці у Варшаві) Варшава (Польща) Опис посади Ця посада відповідає за управління всіма аспектами офісного середовища компанії, забезпечуючи безперебійну та ефективну роботу співробітників. Обов’язки включають підтримку фізичного простору, керування постачальниками та контрактами, складання бюджету, адміністративні завдання та підтримку потреб працівників. Обов'язки: Офісне середовище: підтримувати всі приміщення компанії (конференц-зали, громадські зони, офіси) у нечистому та належному стані. Організовувати та контролювати технічне обслуговування офісу, ремонтні роботи, реконструкцію та реконструкцію за потреби. Керувати охороною праці та дотриманням вимог пожежної безпеки, включаючи медичні огляди, тренування з евакуації та обслуговування вогнегасників, зовнішні перевірки праці. Керуйте фізичним доступом до офісу, видаючи та збираючи картки доступу відповідно до політики компанії. Управління постачальниками та контракти: Забезпечення прийому гостей та делегацій, надання загальної підтримки відвідувачам. Керуйте існуючими контрактами та продовженнями, обговорюйте ціни з продавцями офісів, постачальниками та постачальниками послуг, включаючи оренду офісу. Спілкуйтеся з орендодавцем та іншими постачальниками, зв’яжіться з продавцями з управління об’єктами щодо прибирання, обслуговування та ремонту. Бюджет і закупівлі: Керуйте бюджетом офісу, включаючи закупівлю кави, води, фруктів, канцтоварів. Контролюйте запаси, підтримуйте зв'язок з постачальниками та забезпечуйте своєчасні платежі. Проведіть дослідження місцевого ринку, щоб порівняти ціни на офісні товари, послуги з обслуговування, медичне страхування та інші послуги. Адміністративна підтримка: Обслуговування всіх служб офісної кореспонденції, телефону та повідомлень, включаючи міжнародні дзвінки та розсилку голосової пошти. Організація кур'єрських служб і доставки (всередині країни та за кордоном). Вирішуйте проблеми співробітників, отримані через Jira, забезпечуючи відстеження та запис запитів. Участь у організації місцевих заходів та заходах з формування команди (адміністративна підтримка). Вести облік відвідування офісу. Надавати адміністративну підтримку відділам управління персоналом, фінансів, юридичного відділу та відділу досвіду співробітників за запитом. Послуги для співробітників: сприяння підписанню документів для компанії та інших сторін (постачальників, співробітників). Організуйте для нових працівників заповнення та підписання трудових договорів і форм. Координація медичних оглядів для нових співробітників та відстеження їх поновлення. Підтримуйте підготовку та адаптацію нових співробітників. Кваліфікація Підтверджений досвід офісного адміністратора або керівника фронт-офісу чи будь-якої спорідненої посади, бажано в технологічній компанії. Володіння MSOffice (MSOutlook і Excel, зокрема Power Point). Чудові навички тайм-менеджменту та здатність виконувати багато завдань і розставляти пріоритети в роботі. Сильні організаційні навички та навички планування в стрімкому середовищі. Уважність до деталей, орієнтація на обслуговування клієнтів та навички вирішення проблем, стресостійкість. Творчий розум зі здатністю пропонувати вдосконалення. Відмінні навички міжособистісного, усного та письмового спілкування. Диплом середньої школи. Англійська — Upper-Intermediate. польська — рідна (або вільно)