Офіс-менеджер (штатна, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого спеціаліста для Офісу в Києві на посаду:

 Офіс-менеджер (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Офіс-менеджер)

 Як постачальник послуг у у сфері міжнародного співробітництва для сталого розвитку та міжнародної освітньої роботи, ми прагнемо формувати майбутнє, в якому варто жити в усьому світі. GIZ має понад 50 років досвіду в різноманітних сферах, включаючи економічний розвиток і сприяння зайнятості, енергетику та навколишнє середовище, мир і безпеку. Різноманітний досвід нашого федерального підприємства користується попитом у всьому світі – з боку уряду Німеччини, установ Європейського Союзу, ООН, приватного сектора та урядів інших країн. Ми працюємо з бізнесом, представниками громадянського суспільства та дослідницькими установами, сприяючи успішній взаємодії між політикою розвитку та іншими сферами політики та сферами діяльності. Наш основний замовник – Федеральне міністерство економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ). Замовники та партнери по співпраці довіряють GIZ, і ми працюємо з ними, щоб генерувати ідеї щодо політичних, соціальних та економічних змін, розвивати їх у конкретні плани та реалізовувати їх. Оскільки ми є суспільно-корисним федеральним підприємством, німецькі та європейські цінності є центральними для нашої роботи. Разом з нашими партнерами в національних урядах у всьому світі та партнерами по співпраці зі світу бізнесу, досліджень і громадянського суспільства ми гнучко працюємо, щоб надавати ефективні рішення, які пропонують людям кращі перспективи та стабільно покращують умови їхнього життя.

Обов’язки: 

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції
• Організація щоденного офісу робота 
• Організація внутрішніх заходів та подій із залученням зовнішніх гостей 
• Виконання завдань за призначенням керівництва

 Завдання:

Обробка вхідної та вихідної кореспонденції 
 

• Відповідає за отримання/розповсюдження/надсилання документів/пошти до/з поштових відділень, державні установи, посольства тощо.
• Відповідає за своєчасну обробку та пересилання повідомлень, що надійшли на загальну скриньку. 
• Реагує на телефонні дзвінки та повідомлення, надає первинні консультації в межах своєї компетенції.
• Приймає та реєструє відрядні та інші документи; проводить попередню перевірку проїзних документів для забезпечення їх належної якості на першому етапі

Організація щоденної офісної роботи 

• Відкриває та закриває офіс
• Забезпечує дотримання вимог безпеки для відвідувачів офісу.
• Координує вимоги та надання прибиральних та інших послуг у приміщеннях.
• Забезпечує придбання та отримання товарів та матеріали для діловодства
• Забезпечує оформлення тендерної документації відповідно до чинних правил, бере участь у твідкриття тендерних пропозицій та їхньої документації.
• Перевіряє рахунки-фактури за транспортні послуги та, за необхідності, уточнює відповідні деталі з постачальниками.
• Підтримує координацію своєчасного архівування документів відповідно до правил GIZ.
• Підтримує зв’язок із представниками орендодавця для забезпечення безперебійної роботи офісу, в тому числі забезпечує проведення дрібних ремонтів в офісі як необхідно.

Організація внутрішніх заходів та заходів із залученням зовнішніх гостей 

• Організує/координує матеріально-технічне забезпечення для планування, проведення та документування робочих зустрічей, семінарів, семінарів та інших заходів.
• Забезпечує реалізацію принципу гостинності в офісі під час внутрішніх та зовнішніх зустрічей, у тому числі замовляє кейтерингові послуги.
• Готує обладнання та приміщення для проведення заходів.
• Відповідає за зберігання, технічне обслуговування та експлуатацію обладнання в кімнатах для переговорів.
• Підтримує внутрішні комунікаційні заходи та командну діяльність.

 Виконує завдання за призначенням керівництва

• Виконує інші завдання та обов’язки за вимогами керівництва
• Надає підтримку іншим командам офісу країни, як потрібний
• Допомагає або безпосередньо виконує іншу офісну роботу/завдання

Необхідна кваліфікація, професійний досвід і особисті навички:

• Університетська освіта з іноземних мов або аналогічна.
• Принаймні 1 рік досвіду роботи на подібній посаді.
• Гарне знання технологій ITC (пов’язане програмне забезпечення, телефон,  електронна пошта, Інтернет) і комп’ютерні програми (наприклад, MS Office, Teams)
• Рівень англійської мови принаймні вище середнього 
• Знання того, як належним чином поводитися з конфіденційною інформацією (конфіденційність, захист даних)
• Дуже добрі комунікативні навички та орієнтація на клієнта
• Сильна орієнтація на командну роботу
• Підхід до вирішення проблем має значення
• Стрійкість до стресу та ефективне управління часом

 Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, фіксовану зарплату в євро, бонуси за результатами роботи та 13-ту зарплату.
• Медичне страхування, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, жорсткі та м’які навички тренінги.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Змістовна та повноцінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

 Повна зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Почати якнайшвидше. Тривалість контракту становитиме 12 місяців із можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями підвищення кваліфікації.

 Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки англійською мовою, яка містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації для подання заявки. робота до COB 12 січня 2026, понеділок. Тільки сз кандидатами, які увійшли до списку, зв’яжуться для наступних етапів процесу набору.

 Кандидатам пропонується подати документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів набору персоналу виключно відповідно до даних GIZ правила конфіденційності. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ