Офіс-менеджер в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає для свого львівського офісу кваліфікованого співробітника GIZ на посаду: Office Manager (full-time, Львів) (внутрішній код SAP: Office Manager)Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) реалізує проект технічної допомоги FELICITY II, який фінансується Міністерством економіки та боротьби з кліматом Німеччини (BMWK) через Міжнародну кліматичну ініціативу (IKI). У центрі уваги відповідного проекту є створення передумов для інвестицій та низьковуглецевої трансформації муніципальної комунальної інфраструктури. Потрібен офіс-менеджер для підтримки команди проекту FELICITY II та інших проектних команд GIZ у Львові в їх адміністративних та організаційних завданнях, а також у забезпеченні безперервної та безперебійної роботи офісу. Сфери відповідальності: підтримка керівництва проекту та команд у виконанні їхніх адміністративних та організаційних завдань (наприклад, придбання квитків, облік витрат на відрядження, оренда кімнат, бронювання готелів тощо); Організація та координація проектних заходів у Львові; Забезпечення якісної комунікації та передачі інформації в межах проектів та до кластерів та офісу GIZ у країні; Подання документів відповідно до правил подання документів GIZ; Ведення обліку офісних контрактів та рахунків-фактур; Ведення офісні приміщення та забезпечення безперервного постачання відповідних комунальних послуг;Керування зустрічами в конференц-залі.Завдання:Адміністративні послуги:Керує поїздками, зустрічами, зустрічами та брифінгами, включаючи складання довідкових записок, якщо це необхідно;Допомагає в управлінні поїздками та бухгалтерському обліку для управлінської команди ;Готує проекти звичайної кореспонденції, загальні доповідні записки, документи, переклади та протоколи зустрічей за запитом;Надає підтримку у створенні, підтримці та оновленні системи файлів для офісу та/або проектів;Упорядковує та підтримує контактну базу даних проекту;Керує послуги зовнішнього усного/письменського перекладу за запитом; Переклад документів; Готує бухгалтерську документацію для оплати та/або виставлення рахунків. Управління офісом: Управляє офісним приміщенням і є ключовим ресурсом в управлінні та підготовці спільної конференц-зали; Контролює наявність аксесуарів і запасів та здійснює закупівлі відповідно до інструкцій;забезпечує технічне обслуговування офісних меблів та обладнання;забезпечує технічне обслуговування презентаційної техніки;забезпечує безперервне постачання відповідних комунальних послуг;підтримує складання та постійне оновлення інвентарного списку;підтримує спеціалістів із закупівель та фінансів за запитом.Підтримка для організації заходів: Регулярно складає список майбутніх зустрічей і заходів; Підтримує організацію регулярних і спеціальних зустрічей, зовнішніх і внутрішніх семінарів, тренінгів та інших заходів; Організовує та координує логістику для планування, проведення та документування зустрічей, семінарів, семінарів та інші заходи; організовує програми для відвідувачів, організовує поїздки, такі як бронювання квитків, авіарейсів, бронювання готелів, транспорту тощо; дотримується відповідного протоколу та вказівок щодо листування під час спілкування в GIZта з будь-якими зовнішніми партнерами. Необхідні кваліфікація, компетенція та досвід: принаймні 2 роки відповідного досвіду роботи на аналогічній посаді; професійно-адміністративний або комерційний ступінь або еквівалент; ступінь бакалавра; володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами; хороше робоче знання ITC технології та комп’ютерні додатки (наприклад, MS Office);Гострий інтерес до сфери міжнародного співробітництва для сталого розвитку в Україні;Додаткові навички:Послідовний підхід до роботи з енергією, творчим, позитивним та конструктивним настроєм, проактивністю;Здатність самостійно розставляти пріоритети завдань з можливими обмеження часу та робоче навантаження;Організаційні навички та навички управління часом, здатність керувати кількома завданнями одночасно, вирішувати проблеми, керувати та дотримуватись дедлайнів та підтримувати високу якість роботи;Кандидат має спокійну дипломатичну манеру та може бути в доброму гуморі навіть під тиском; Клієнтоорієнтоване та сервісне ставлення. Ми пропонуємо: офіційне працевлаштування; фіксовану заробітну плату в євро; бонуси за результатами роботи та 13-ту зарплату; медичне страхування; 29 днів відпустки щорічно; мовні курси; тренінги жорстких та м’яких навичок; індивідуальну та групову психологічну підтримку; можливо віддалена та гнучка робота. Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище. Умови працевлаштування. Повна зайнятість із 40-годинним робочим тижнем. Тривалість контракту – до грудня 2026 року. Місце служби – Львів. GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями підвищення кваліфікації. Заявка Ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки англійською мовою, яка містить ваше резюме та супровідний лист пояснюючи свою мотивацію подати заявку на роботу на адресу [email protected] до COB 29 березня 2024 р., п’ятниця. Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, зв’яжуться для наступні етапи процесу найму.