Офіс-менеджер в Kitsoft

Офіс-менеджер Київ Привіт!:) Шукаємо Офіс-менеджера внашу команду) Про компанію: Kitsoft— українськаІТ компанія, лідер розробки технологій для державних органів. Розробник Дизайн— системи державних сайтів України. Серед проєктів компанії: платформа для порталу «Дія» таонлайн послуги напорталі (для ФОП, ТОВ, «єМалятко», «Допомога побезробіттю»), електронний сервіс для моряків «є-Гавань», електронний поліс для МТСБУ, веб портали для ВРУ, КМУ, МЗС, АМКУ таін. Більше 10років наринку. Скільки людей вкомпанії: 100 Вимоги : Досвід роботи напосаді офіс-менеджера/адміністратора від 1року Навички зформування тапідготовки договорів, офіційних листів Досвід роботи здокументообігом, архівом таобліком документації Вміння працювати зофісними програмами (MSOffice, Google Docs) Знання англійської мови нарівні Pre-Intermediate+ Організованість, системність, уважність додеталей, відповідальність Готовність працювати укоманді врежимі багатозадачності Вища освіта Твої обов’язки : Робота здокументообігом, архівом, реєстрами (офлайн іонлайн), контроль роудмапу документів накожному етапі, передача скан-копій керівнику проєкту, технічним письменникам, інформування про передані документи відповідальних осіб вкінці дня Редакторська перевірка таформатування документів при переведення зgoogle-doc вворд, вexcel, фінальне форматування документів перед друком напідпис. Комунікація зкомандою техрайтерів щодо виявлених неточностей Комунікація зкур’єрською службою (відправлення таотримання документів), логістика документів до/від Замовника (Контроль заповерненням документів вофіс уразі отримання інформації про таке повернення від техрайтера) Уразі необхідності виконання функції кур’єра— доставка таповернення документів уофіс Оформлення таперепровірка документації, їїоблік. Робота ізшаблонами (вичитка тааналіз договорів відповідно дочекліста, перевірка реквізитів, форматування) Друк, формування пакетів документів тапередача напідпис директору, упаковка, маркування для подальшої відправки Реєстрація вхідної тавихідної кореспонденції, ведення реєстрів кореспонденції Комунікація іззовнішніми контрагентами (відповіді навхідні дзвінки таповідомлення, координація, відправки документації, організація зустрічей тощо) тавнутрішніми співробітниками (адмін.відділ, відділ закупівель, бухгалтерія, техрайтер, проджект менеджери тощо) Оформлення документів (листів, комерційних запитів, згідно зшаблонами) таїхперевірка навідповідність запиту Оновлення шаблонів документів (узв’язку зізміною реквізитів) таконтроль заактуальністю реєстраційних документів Робота ізкорпоративною поштою тарозподіл занапрямками, прийом дзвінків навхідній лінії, первинне консультування, передача інформації відповідальному зацепитання співробітнику Зустріч тареєстрація гостей, бронювання переговорних кімнат, контроль лімітів бронювання тавикористання/повернення перепусток Забезпечення життєдіяльності офісу (замовлення паперу, канцелярії, контроль запрацездатністю оргтехніки, пошук такомунікація зпідрядниками) Ведення звіту витрат назабезпечення офісних потреб тавідправок/отримання документів Пошук тааналіз інформації зазапитом, формування таблиць, звітівзавимогою керівника Щоденне звітування керівнику про виконані задачі. Узв’язку зчим відкрилася позиція: Узв’язку ізпоповненням команди Щопоумовах: Чиєвипробувальний термін іскільки він триває? —3місяці Який графік роботи? —графік гнучкий, приблизно з10-ї до19-ї, зазвичай всі вцей час працюють. При цьому, мизрозумінням ставимося, якщо потрібно змістити робочий час, потрібно просто попередити команду Кількість відпускних днів? —24календарні дні нарік + святкові дні від компанії Кількість оплачуваних, лікарняних днів нарік? —5лікарняних днів врік без довідки від лікаря. Здовідкою кількість днів необмежена. Але звіснож краще нехворіти) Єможливість навчатися тапідвищувати кваліфікацію, яквсередині компанії (план індивідуального розвитку), так ізаїїмежами (всілякі курси, тренінги, до70% від вартості оплачує компанія) Чиєможливість займатися спортом? —звісно, компанія частково компенсує витрати наспортзал таінші заняття спортом Також вкомпанії єбезкоштовний Speaking Club, для всіх працівників Додатково минамагаємось підтримувати наших співробітників інадаємо можливість отримати компенсацію напослуги психолога, атакож матеріальну підтримку ітри додаткові вихідні від компанії внеобхідні моменти життя. Формат офісу— коворкінг Попроцесу: Хто проводить рев’ю резюме? —HR, COO такоманда адмінвідділу Скільки етапів інтерв’ю тазким? —порядок може змінюватись, але зазвичай унас 2етапи: Етап 1— інтерв’ю зHR (тривалість до60хвилин— перевіряємо наскільки мизтобою сходимось поцінностях танаявність необхідних нам компетенцій вzoom або google meet) Етап 2— технічне інтерв’ю зCOO такомандою адмінвідділу— фокусуємось настандартних, досить «об’єктивних» питаннях, щоб зрозуміти рівень твоїх навичок. Щомицінуємо понад усе вKitsoft : Мипишаємось інноваційними такорисними продуктами, які мистворюємо Мицінуємо наші пʼятничні вечори вколі колег— святкування днів народження, зарубами внастолки або просто проведеним часом разом Розвиток кожного співробітника— цеоснова успішної роботи, тому тебе підтримає яккерівництво, так іколеги. Неформальні, довірливі відносини зкерівництвом (вбудь-який момент тиможеш звернутися задопомогою навіть донашого СЕО) Але найцікавіше, щоцінуватимеш найбільшети) Якщо тобі близькі наші цінності, тоді тобі донас! :-) Будь ласка, дай відповіді напитання нижче всупровідному листі під час надсилання свого резюме: Щотобі сподобалося внашій вакансії? Які твої очікування позаробітній платі? Знетерпінням чекаємо натебе)