Офіс-менеджер в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH шукає кваліфікованого фахівця для проектів у кластері Resilient Society на посаду a

Офіс-менеджер (повна зайнятість, Київ)< /p>

(внутрішній код SAP: Office Manager)

Проекти фінансуються Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ), співфінансуються Європейським Союзом (ЄС) та реалізуються від GIZ. Хоча Програма планувала особливо співпрацювати зі східними регіонами Харкова, Чернігова, Дніпра, Херсона, Миколаєва, Одеси, Запоріжжя, Сум, Донецька та Луганська (ПУТ), зараз вона є прямою відповіддю на російське вторгнення, поступово розширюючи свою діяльність. географічно мудрий; таким чином підтримуючи діяльність по всій Україні. Загальна мета – покращити якість соціальних, медичних та адміністративних послуг та їх доступність, зокрема щодо потреб вразливих верств населення. З цією метою проект координуватиме та співпрацюватиме з широким колом місцевих/національних та міжнародних партнерів і зацікавлених сторін. Як помічник кластера ви відповідатимете за підтримку та надання адміністративних послуг.

Це включає, зокрема:

Обов'язки:

Офіс-менеджер несе відповідальність за:

• забезпечення безперебійного щоденного керування кластером.
• Управління різними матеріально-технічними та матеріально-технічними завданнями (офіс, обладнання, інвентар).
• Управління вхідною та вихідною кореспонденцією (пошта, факс, електронна пошта).
• Відповідати за оновлення документів кластеру (Організаційна схема, списки розсилки електронною поштою).
• Допомога колегам по Кластеру (сканування документів, фотокопії, надсилання документів поштою).
• Підтримка в усіх необхідних поїздках та матеріально-технічному забезпеченні організації для колег по програмі (замовлення трансферу, бронювання квитків і проживання в готелі для колег).
• Організація та координація зустрічей для керівників програмної групи за запитом.
• Іноді супровід колег по програмі під час зустрічей, щоб робити нотатки або допомагати під час презентацій.
• Підготовка Power Point та інших форм презентацій.
• Підтримка в інших адміністративних завданнях за запитом керівників груп.
• Підтримка в оплаті транспортних витрат.
• Організація розміщення консультантів проекту або службових поїздок персоналу Кластеру.
• Організація семінарів/тренінгів/конференцій – Кластер іd також проекти.
• Перевірка та переклад невеликих рахунків-фактур.
• Адміністрування фізичних грошових потоків та кас проектів.
• Підтримка відділу закупівель у тендерах процедури.
• Переконайтеся, що в усіх процесах дотримуються правил і положень GIZ.

Необхідна кваліфікація, компетенції та досвід:

Кваліфікація:

• в ідеалі бакалавр у сфері менеджменту , бізнес-адміністрування, фінанси, лінгвістика, міжнародні відносини чи інші суміжні галузі;
• володіння англійською мовою на середньому рівні; Необхідний рівень рідної української мови;
• знання німецької мови є додатковою перевагою.

Професійний досвід:

• принаймні 2 роки професійної досвід роботи на аналогічній посаді.

Інші знання, додаткові компетенції:

• хороші робочі знання комп’ютерних програм та ІТК-технологій (MS Office, телефон, електронна пошта, Інтернет, технічне оснащення для проведення нарад та конференцій тощо);
• готовність до підвищення кваліфікації відповідно до завдань, які потрібно виконувати - відповідні заходи узгоджені з керівництвом;
• делікатність у поводженні та утилізації документи, які можуть бути важливими;
• відмінні навички міжкультурної комунікації.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Зарплата фіксована в євро.
• Премії за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка.
• 29 днів канікул на рік.
• Мовні заняття.
• Тренінги жорстких і м'яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива віддалена та гнучка робота.
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення - Київ. Початок роботи в найкоротші терміни. Термін дії контракту до 30.06.2025 з можливістю чергового продовження.

Додаток

Заява, що складається з резюме кандидата та супровідного листа в Enна електронну адресу [email protected] до  COB 07 червня 2024 р.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму .

Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.