Молодший адміністративний спеціаліст (денна форма, Київ) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого фахівця для проекту «Зміцнення громад у постраждалих від війни регіонах в Україні через локалізовану дію (EMPOWER)» на посаду:

 Молодшого адміністративного Спеціаліст (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: Молодший адміністративний спеціаліст)

 Через повсюдне знищення основних базових послуг в Україні понад 14,6 мільйонів людей, у тому числі 3,7 мільйона внутрішньо переміщених осіб (ВПО), гостро потребують допомоги, особливо у східних та південних областях. Щоб задовольнити нагальну потребу у всебічній підтримці, заплановано новий мультидонорський проект «Зміцнення громад у постраждалих від війни регіонах України за допомогою локалізованих дій (EMPOWER)». Проект фінансується Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку (BMZ) через фонди Перехідної допомоги розвитку (UH) і отримує співфінансування від ЄС. Метою є надання захисту, психосоціальної підтримки та необхідної допомоги населенню, яке особливо постраждало від війни, у вибраних регіонах України (11 областей) з акцентом на постраждале від війни населення та вразливі групи. Проект впроваджується в рамках взаємозв’язку між гуманітарною діяльністю, розвитком і миром (HDP), приділяючи значну увагу програмі локалізації, що дозволяє місцевим партнерам розширювати й покращувати базові послуги та заохочувати місцеву відповідальність.

Проект є частиною Кластера GIZ Ukraine Resilient Society. Тривалість Акції – з 01.06.2024 по 31.12.2028.

 Основні обов’язки:

• Офісне забезпечення, інвентаризація, контроль внутрішнього майна.
• Прийом документів, ведення, подача, незначний переклад на англійську мову.
• Управління запрошення на заходи, організовані проектом, перевірка запланованої  відвідуваності, складання списків учасників, інформування учасників про логістику заходів, керування запитами учасників, розповсюдження та збір заповнених стандартизованих форм оцінювання.
• Організація різних типів заходів у відповідній області, включаючи управління учасниками та логістику, координація організації заходів партнерами-виконавцями (НУО) та в координації з кластером Комунікації команда.
• Ведення фінансового обліку заходів, у тому числі підготовка заявок на обслуговування, попередня перевірка рахунків та звітів про заходи.
• Дотримання правил захисту персональних даних під час обробки списків учасників та інших  документів щодо реалізації заходів та внесення персональних даних до таблиць моніторингу у співпраці з моніторинговими спеціалістами проекту.
• Організація логістики заходів, включаючи харчування, розміщення, проїзд учасників, аналогічно за координацією з Проектом Менеджери
• Підготовка запитів на послуги у співпраці з особою, відповідальною за підготовку заходу.
• Підтримка команди проекту в підготовці контрактів або розвитку потенціалузаходи щодо розробки з підготовкою необхідних матеріалів.
• Підтримка керівників проектів у підготовці тендерів і контрактних процедур,  забезпечення брендингу GIZ і ЄС і відповідності видимості.
• Збір рахунків-фактур і звітів про виконання (включаючи списки учасників або платіжні  документи) після закінчення термінів.
• Попередня перевірка та попередня обробка рахунків-фактур для майбутнього управління FinAdmin команда.
• Реєстрація документів, пов’язаних із подіями, створення цифрових копій файлів.
• Введення даних, пов’язаних із заходами та подіями, учасниками, тренерами та іншими даними, до таблиць моніторингу разом із усіма супровідними документами (порядки денні, звіти, фотографії, стандартизовані форми оцінювання тощо).
• Підтримка управління офісом, допомога в інвентаризації активів.
• Регулярне спілкування з місцевими службами провайдери.
• Спілкування та ефективна співпраця з колегами по кластеру.
• Забезпечення непомітної поведінки по відношенню до третіх сторін у всіх внутрішніх питаннях.

 Необхідна кваліфікація, професійний досвід і особисті навички:

• Ступінь бакалавра або еквівалент.
• Принаймні 2 роки’ досвід роботи в організації подій, офіс-менеджменті або в суміжних сферах.
• Сильні навички організації та планування, сильні знання та навички управління даними.
• Здатність працювати під тиском.
• Клієнтоорієнтоване та сервісне ставлення.
• Сильний командний гравець.
• Дуже добре володіння українською мовою. Хороші знання англійської мови.
• Дуже хороші навички роботи з комп’ютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint тощо).

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування, фіксована зарплата в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки на рік.
• Мовні курси, жорсткі та м’які тренінги.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива гнучка та дистанційна робота (залежно від потреб проектів до 10 днів на місяць у межах українського кордону). 
• Змістовна та повноцінна робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування:

 Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем Призначення знаходиться в Києві.Призначення починається з 01.02.2026.  Тривалість контракту становитиме 12 місяців з можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації покращення.

Заявка:

 Ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки англійською мовою, що містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу до 12 січня 2026, понеділок. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, зв’яжуться для наступних етапів набору

 Кандидатам пропонується подати документи з такою назвою:

•  Прізвище Ім’я_CV

•  Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на особистеобробка даних для процесів найму виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ