Молодший адміністративний спеціаліст в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованих спеціалістів для U-LEAD з Європою | Україна – Програма розширення можливостей, підзвітності та розвитку на місцях для заміщення посади:

Молодший адміністративний спеціаліст (повна зайнятість, Чернігів)

(внутрішній код SAP: молодший адміністративний спеціаліст)

За останні кілька років, Україна розробила та ухвалила різні закони на користь амбітної реформи децентралізації, яка змінює відносини між національним, регіональним і місцевим рівнями та розбудовує інституційну спроможність. Успіх реформи децентралізації значною мірою залежить від координації та співпраці між різними зацікавленими сторонами, залученими до реалізації реформи на національному, регіональному та місцевому рівнях. Враховуючи нові важливі завдання, обов’язки та фінансові ресурси, які отримали органи місцевого самоврядування, впровадження реформи має супроводжуватися експертними консультаціями, тренінгами та різноманітними заходами підтримки. U-LEAD (Україна – Розширення можливостей, підзвітності та розвитку на місцевому рівні) – це спеціальний захід, який проводиться як мультидонорська акція ЄС та його держав-членів Німеччини, Естонії, Швеції, Данії, Польщі та Словенії для підтримки українського уряду в впровадження реформи децентралізації.

Ми шукаємо високомотивованого молодшого адміністративного спеціаліста для підтримки роботи нашого регіонального офісу в Чернігові. 

Сферас відповідальності: 

• Офісне забезпечення, інвентаризація, контроль внутрішнього майна.
• Прийом документів, ведення, зберігання, переклад на англійську мову.
• Організація запрошень на заходи, організовані Чернігівським обласним управлінням. та/або оперативна група, перевірка запланованої відвідуваності, складання списків учасників, інформування учасників про логістику заходу, керування запитами учасників, розповсюдження та збір заповнених стандартизованих форм оцінювання.
• Організація різних типів заходів у відповідної області, включаючи управління учасниками та логістику.
• Відстеження фінансів заходів, включаючи підготовку заявок на послуги, попередню перевірку рахунків-фактур і звітів.
• Точне введення даних відповідної області до інфраструктури управління даними Програми U-LEAD з Європою (U-DATA) відповідно до інструкцій.
• Дотримання правил захисту персональних даних під час обробки списків учасників та внесення персональних даних до UDATA.< /li>
• Організація логістики заходів, включаючи харчування, розміщення, проїзд учасників. Підтримка Програми в усіх організаційних аспектах у відповідній області.
• Підготовка заявок на послуги у співпраці з особою, відповідальною за підготовку заходу.
• Реалізація або допомога КМУ в реалізації встановлених процедур закупівель і укладання контрактів, забезпечення брендингу U-LEAD і відповідності видимості.
• Збір рахунків-фактур і звітів про виконання (включаючи пасписки учасників) дотримуючись крайніх термінів. Попередня перевірка та попередня обробка рахунків-фактур для майбутнього управління КМУ.
• Подання подій/пов’язаних документів, створення цифрових копій файлів.
• Внесок у моніторинг витрат.
• Введення даних, пов’язаних із подіями, учасниками, тренерами та інших даних, до U-DATA разом із усіма супровідними документами (порядки денні, звіти, фотографії, стандартизовані форми оцінювання тощо). Координація з керівником регіонального офісу, радниками з питань політики та експертами з питань стратегії для забезпечення якості та точності даних, що вводяться в U-DATA, включаючи введення всіх запланованих подій на місяць наперед.
• Регулярна перевірка та оновлення важливих подій U-DATA у відповідній області, своєчасне повідомлення про них до U-LEAD.
• Забезпечення управління офісом, контроль активів на місці, допомога в інвентаризації активів.
• Забезпечення прийому, обробки, зберігання та перекладу деяких із них англійською мовою документів.
• Виконання функції координатора безпеки для регіонального офісу та співпраця з Офісом управління ризиками GIZ.
• Регулярне спілкування з місцевими постачальниками послуг.
• Спілкування та ефективна співпраця з колегами в регіональному офісі, команді U-LEAD, а також з інших регіональних офісів та інших проектів GIZ в Україні.
• Забезпечення обережності по відношенню до третіх сторін у всіх внутрішніх питаннях.
• Регулярне спілкування та звітування керівнику регіонального офісу.

< strong>Необхідна кваліфікація, компетенція та досвід: 

• Ступінь бакалавра або еквівалент.
• На принаймні 2 роки досвіду роботи в організації подій, офіс-менеджменті або в суміжних галузях.
• Сильні навички організації та планування.
• Вміння працювати під тиском.
• Клієнт і орієнтоване на обслуговування.
• Сильний командний гравець.
• Дуже добре володію українською мовою. Гарне знання англійської мови.
• Дуже добре володіння комп’ютером (MS Office Suite, Excel, PowerPoint тощо).

Ми пропонуємо:< /p>

• Офіційне працевлаштування;
• Фіксована заробітна плата в євро;
• Премії за результатами роботи та 13-та зарплата;
• Медична страховка; 
• 29 днів канікул на рік;
• Мовні курси; 
• Тренінги жорстких і м'яких навичок;
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка;
• Можлива віддалена та гнучка робота;
• Змістовна та цінна робота , міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце відрядження – місто Чернігів Чернігівської області. Призначення починається якнайшвидше. Контракт до 30 жовтня 2024 року (з можливістю продовження).

GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Заявка

Заявку, яка складається з резюме кандидата та супровідного листа англійською мовою з поясненням мотивації подати заявку на вакансію, надсилайте на адресу recruitment-ua @giz.de до COB 06 червня, 2024, четвер.

Надсилаючи заявку, кандидат надає згоду на обробку персональних даних для лише процеси найму. 

Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.