Молодший адміністративний спеціаліст в Стара назва: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH Нова назва: Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) в Україні шукає кваліфікованого фахівця для Кластеру належного багаторівневого управління («Кластер MLG»):

Молодший спеціаліст з адміністративних питань (повна зайнятість, Київ)

(внутрішній код SAP: молодший адміністративний спеціаліст)

Молодший адміністративний спеціаліст підтримуватиме проекти, розташовані в Кластері належного багаторівневого врядування («Кластер MLG») GIZ Ukraine. Кластер багаторівневого управління (MLG) у портфоліо GIZ в Україні включає проекти, що підтримують прозору, ефективну та сталу реформу управління в рамках заходів щодо відновлення, які вже тривають у постраждалій від війни країні, формуючи її майбутнє як сучасної європейської нації. Проекти забезпечують ефективну співпрацю національного, регіонального та місцевого рівнів управління, сприяючи субсидіарності як принципу демократії, оскільки Україна відповідає acquis communautaire Європейського Союзу. Проекти кластера діють у різних сферах, пов’язаних з багаторівневим ефективним врядуванням: «U-LEAD з Європою» щодо децентралізації та місцевої стійкості, «Цифровий UA Hub» щодо цифрової трансформації, технологій та бізнес-рішень, «Інтегрований розвиток міст в Україні» для стійких і стійких міст, а також «Зміцнення відповідності України ЄС у сфері верховенства права» для супроводу процесу переговорів про вступ країни до ЄС.

Молодший адміністративний спеціаліст приєднається до Групи планування, моніторингу та комунікацій, розташованої в Кластерному директораті. Ця команда сприяє видимості різних проектів у всіх медіа-джерелах, внутрішніх і зовнішніх, і створює чотири ключові бренди з власною індивідуальною ідентичністю, які вбудовані в загальний загальний кластерний підхід до комунікації з сприяє видимості брендів у співпраці краєвид в Україні та vis-a-vis донорів.

Обов'язки

 Молодший адміністративний спеціаліст відповідає за:

• виконання комерційних, організаційних та адміністративних завдань;
• управління даними стосовно контролю, оцінок, файлів і статистики.

Завдання:

1. Підтримка керівництва команди планування, моніторингу та комунікацій кластера MLG GIZ Ukraine

Молодший адміністративний спеціаліст:

• спілкується з Багаторівневим управлінням Cluстарший відділ фінансів/адміністрування/закупівель;
• регулярно складає список майбутніх зустрічей і подій і стежить за актуальністю календаря команди Outlook;
• організовує закупівлі за запитом;< /li>
• розробляє проекти закупівель товарів, таких як матеріали для наочності та форми запитів на послуги;
• спрощує документацію про закупівлю та потік інформації;
• спілкується з постачальниками товарів і послуг;
• координує доставку товарів і послуг;
• обробляє рахунки-фактури та іншу фінансову документацію перед передачею її керівникам проектів кластера;
• підтримує директорів проектів під час підготовки до внутрішнього контролю та аудиту;
• підтримує керівників проектів MLG c у створенні та фінансовому управлінні великомасштабними грантовими угодами.

2. Управління контрактами.

Молодший адміністративний спеціаліст:

• розробляє проекти контрактів на суму менше 2500 євро;
• створює та підтримує систему файлів для офісу чи проекту, обробляє інформацію конфіденційно, зокрема у сферах персоналу та фінансів;
• діє як менеджер записів для кластера MLG і зберігає документи в DMS;
• оновлює систему файлів щодня вхідною та вихідною кореспонденцією.

< strong style="font-weight: bold !important">3.Управління подіями

Молодший адміністративний спеціаліст:

• несе відповідальність за організацію, планування та адміністративну документацію семінарів, тренінгів, навчальних поїздок, включаючи управління тендерними процесами;
• допомагає підготувати програми для відвідувачів, складає графіки поїздок, організовує транспорт відвідувачів і бронює готелі та квитки;
• у разі більших і складніших заходів супроводжує відповідального радника для підтримки на місці;
• підтримує короткострокових експертів під час їх перебування в організаційних питаннях;
• бронює номери в готелях для учасників заходу та короткострокових експертів;
• організовує транспортування для короткострокових експертів і членів команди;
• бере участь у внутрішніх і зовнішніх (командних) зустрічах і семінарах, а також допомагає в їх організації та документуванні, напр. складаючи протоколи;
• фотокопіює та сканує документи за потреби;
• розробляє та підтримує список контактів для закупівлі товарів і послуг.

4.Інші обов'язки / додаткові завдання

Молодший адміністративний Спеціаліст:

• бути в курсі положень GIZ у межах своєї діяльності;
• спілкується з кластерним офісом MLG щодо відповідних завдань;
• спілкується з іншими проектами;
• виконує інші обов’язки та завдання за запитом керівництва.

Необхідна кваліфікація, компетенція та досвід:

• Ступінь бакалавра або магістра (наприклад, ділове адміністрування, економіка, політологія, екологія);
• професійний досвід: принаймні 1-3 роки професійного досвіду в порівнянній посада;
• досвід роботи з міжнародної кооперації з розвитку.

Інші знання, додаткові компетентності:

• дуже добре знання технологій ITC (електронна пошта, команди MS);
• добрі знання комп’ютерних програм (MS Office) і знання бухгалтерського програмного забезпечення;
• мови: українська рідна мова, вільне володіння усною та письмовою англійською, німецька – це перевага;
• бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до завдань, які потрібно виконувати – відповідні заходи узгоджуються з керівництвом.

Ми пропонуємо:

• офіційне працевлаштування;
• заробітна плата фіксована в євро, бонуси за результатами роботи та 13-та зарплата;
• медичне страхування, 29 днів відпустки на рік;
• мовні заняття, тренінги жорстких і м’яких навичок;
• індивідуальна та групова психологічна підтримка;
• можлива віддалена та гнучка робота;
• значуще та цінне робота, міжнародне середовище.

Умови працевлаштування

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення – Київ. Термін дії контракту до кінця жовтня 2024 року з висока можливість продовження.

GIZ є роботодавцем із рівними можливостями та пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації.

Додаток

Заявку, що складається з резюме кандидата та супровідного листа англійською мовою з поясненням мотивації подати заявку на вакансію, надсилайте на [email protected] до 20 травня 2024 року, вівторок.

Надсилаючи заявку, кандидат дає згоду на обробку персональних даних виключно для процесів найму.

Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу найму.