HRIS Officer/ Консультант з питань інформаційних систем HR в Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. 

МЕТА ПОСАДИ: 

Співробітник з питань інформаційних систем HR відповідає за забезпечення своєчасного і точного оновлення інформації про персонал в системі HR Oracle, включаючи Taleo, для електронного набору та адаптації персоналу під час розширення великих операцій з реагування на надзвичайні ситуації та перехідних етапів. 

Він/вона готуватиме та розроблятиме Посібник робочих процесів для користувачів інформаційних систем HR в країні, а також оновлюватиме звіти про стан якості даних.

Співробітник з питань інформаційних систем буде виконувати консультативну роль для різних регіональних офісів з питань HRIS. Він/вона надаватиме підтримку різним користувачам HRIS у виконанні різних необхідних дій під час введення в курс справи, внесення змін, виключення з системи, підготовки звітів та забезпечення її актуальності у триденний термін після внесення будь-яких змін.

Спеціаліст з питань HRIS проводитиме функціональне навчання з питань інформаційних систем для координаторів, а також забезпечуватиме проходження користувачами необхідних навчальних сесій перед наданням доступу до систем HR.

SCI є організацією з «подвійним призначенням», і тому рівний пріоритет надаватиметься як гуманітарній діяльності, так і діяльності у сфері розвитку.  SCI прагне забезпечити дотримання основних прав дітей, таких як виживання, безпека, постійний доступ до захисту та освіти. В рамках зобов'язань щодо роботи з дітьми через гуманітарні інтервенції SCI підтримує програми як у раптово виниклих, так і в хронічних надзвичайних ситуаціях.

Враховуючи контекст ситуації в Україні, співробітник з питань інформаційних систем HR повинен буде працювати поза межами звичайного профілю ролі, щоб забезпечити більший внесок у реагування на надзвичайні ситуації та мати можливість змінювати робочий час відповідно до ситуації.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ: 

• Координує роботу користувачів HRIS для забезпечення постійного підтримання якості кадрових даних шляхом впровадження ефективних кадрових бізнес-процесів
• Забезпечує своєчасне оновлення, заповнення та вилучення наступних звітів - Щомісячний звіт «Оновлення стану якості даних».
• Перевіряє введення даних HRIS в систему HR Oracle та забезпечує своєчасне введення/оновлення та введення точної інформації
• Проводить функціональні тренінги для координаторів HRIS в офісах та забезпечує дотримання стандартів SCI у всіх офісах під час прийняття на роботу, змін та звільнення, а також під час виконання необхідних дій в рамках HRIS
• Щоквартально проводить аудит відповідності та необхідне очищення або оновлення даних 
• Тісно співпрацює з РО, головним офісом та різними користувачами HRIS для отримання будь-якої підтримки, необхідної для реагування
• Надає підтримку щодо необхідних даних, необхідних під час аудиту дотримання вимог
• Використовує всі наявні політики, практики, контрольні списки та інструкції (мінімальні стандарти управління персоналом, набори інструментів з управління персоналом у надзвичайних ситуаціях) та забезпечує впровадження належної практики «Save the Children».

Загальне:

• Забезпечити дотримання всіма співробітниками політики та практики «Save the Children» щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.
• Забезпечити безпеку, здоров'я та благополуччя всього персоналу 
• Переконатися, що HR та інші процеси, політики та системи відображають принципи рівності та справедливості SCI.

КОМПЕТЕНЦІЇ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ ВИКОНАННЯ ЦІЄЇ РОЛІ:

Результативність

• Нести особисту відповідальність та вимагати від інших відповідальності за досягнення наших амбітних цілей в інтересах дітей, постійно вдосконалюючи власну роботу та роботу команди/організації.

Нетворкінг

• Створює та використовує усталені зв'язки та мережі для підтримки роботи «Save the Children» зі своєю командою, колегами, членами організації, зовнішніми партнерами та однодумцями.

Підтримання ефективної комунікації 

• Чітко і впевнено взаємодіє з іншими людьми, щоб залучати їх і здійснювати вплив; сприяє діалогу і забезпечує своєчасне і доречне донесення інформації, зміцнюючи довіру і впевненість. 

Вирішення проблем та прийняття рішень

• Приймає ефективні, виважені та своєчасні рішення, збираючи та оцінюючи відповідну інформацію зсередини та ззовні організації.

РЕАГУВАННЯ НА ВИПАДОК НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ

• Сприяти дотриманню прав дітей, забезпечуючи їхній добробут і захист під час надзвичайних ситуацій, керуючись гуманітарними принципами та кодексом поведінки.
• Під час надзвичайних ситуацій ви повинні сприяти процесу реагування SCI на надзвичайні ситуації, визначаючи пріоритети всіх дій, що перебувають під вашою відповідальністю, у сферах фінансів, логістики, програм та послуг.
• Будьте готові підтримувати заходи SCI у відповідь на надзвичайні ситуації та можете переміщатися в будь-яку точку країни.

КВАЛІФІКАЦІЯ

Освіта на рівні магістра у відповідній галузі або аналогічний досвід роботи

ДОСВІД

Обов'язково

• 2 роки або більше досвіду роботи у сфері управління персоналом; 
• Попередній досвід роботи в НУО в рамках комплексної програми у сфері реагування на надзвичайні ситуації/гуманітарної допомоги
• Підтверджений досвід роботи у сфері управління персоналом - досвід надання різних послуг з підтримки HRIS для керівників та персоналу
• Здатність швидко розуміти технології, системні процеси та доносити їх до інших працівників, які не є технічними спеціалістами
• Досвід проведення аудиту відповідності в HRIS та навчання користувачів HRIS різним діям в системі
• Відмінні навички вирішення та консультування зі складних питань управління персоналом
• Хороша увага до деталей
• Розуміння підходів до догляду за гуманітарним персоналом, зокрема підходів до добробуту, стресу, відновлення та відпочинку, а також проведення дебрифінгу
• Хороші навички фасилітації та вміння проводити вступний інструктаж/тренінг
• Хороші комунікативні (письмові та усні) та міжособистісні навички англійської мови, досвід управління багатонаціональними командами

Додаткові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і працівник може мати додаткові обов'язки, які вимагаються в межах його/її рівня компетенції та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування та страхування життя з першого робочого дня
• Курси іноземної мови 
• Офіс в центрі
• Кава та смаколики в офісі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає ретельну перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of childreПрава n.

МЕТА РОЛЬ: 

Офіцер відділу людських ресурсів та інформаційної системи (HRIS) відповідає за забезпечення своєчасного та точного оновлення інформації про персонал у системі HR Oracle, включаючи Taleo для електронний набір персоналу та адаптація під час розширення масштабів реагування на надзвичайні ситуації та перехідних етапів. 

Співробітник підготує та розробить мапу/довідник бізнес-процесів HRIS як путівник для користувачів відділу кадрів у країні та оновить статус якості даних звіт.

Очікується, що співробітник HRIS виконуватиме консультативну роль для різних регіональних офісів щодо HRIS. Він підтримує різних користувачів HRIS із різними необхідними діями під час реєстрації, зміни, виключення, звітів і гарантує, що він оновлюється протягом 3 днів після будь-якої зміни.

Офіцер HRIS проведе функціональне навчання кадрового персоналу, який підтримує HRIS, і переконається, що користувачі відділу кадрів пройшли необхідні навчальні сесії до надання доступу до HRIS.

SCI є організацією з подвійним мандатом, тому рівний пріоритет буде надано як гуманітарній роботі, так і роботі з розвитком.  SCI прагне забезпечити основні права дітей, такі як виживання, безпека, постійний доступ до захисту та освіти. У рамках зобов’язань щодо роботи з дітьми через гуманітарні програми підтримки SCI як у раптово виниклих, так і в хронічних надзвичайних ситуаціях.

Іноді, У контексті України очікується, що співробітник HRIS працюватиме поза звичайною посадою, щоб відобразити підвищений внесок, необхідний для реагування на надзвичайні ситуації, і мати можливість відповідно змінювати робочий час. 

ОБЛАСТЬ РОЛЬ:

Відповідає: TBC

Персонал, який відповідає за цю посаду: 

Прямі: Позиції команди кадрів

Непрямі: Інші служби підтримки та позиції в програмі

Обов'язки щодо бюджету: Надає консультації щодо частини бюджету HRIS

< strong style="font-style: inherit; font-weight: 700">ОСНОВНІ СФЕРИ ПІДПРИЄМСТВЕННОСТІ: 

• Координує користувачів HRIS для забезпечення постійної підтримки якості кадрових даних шляхом впровадження ефективних бізнес-процесів HR
• Забезпечує своєчасне оновлення наступних звітівd, завершено, вилучено – Щомісячний звіт про оновлення статусу якості даних.
  Переглядає введені дані HRIS у системі HR Oracle і забезпечує своєчасне введення/оновлення та введення точної інформації
• Проводить функціональні тренінги для HRIS focal персонал у кожному офісі та переконайтеся, що дії, необхідні HRIS під час адаптації, зміни та виключення, відповідають стандартам SCI, дотримуються в усіх офісах
• Проведіть аудит самовідповідності та необхідне очищення або оновлення даних на квартал
• Тісно співпрацює з RO, HQ та різними користувачами HRIS для будь-якої підтримки, необхідної для реагування
• Підтримує необхідні дані, необхідні під час аудиту відповідності
• Використовуйте усю доступну політику, практику, контрольні списки та вказівки (мінімальні кадрові стандарти, надзвичайні набори кадрових інструментів) і переконайтеся, що ефективна практика Save the Children існує

Загальні:

• Переконайтеся, що весь персонал дотримується політики та практики SCI щодо захисту дітей, кодексу поведінки, здоров’я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур.
• Забезпечте безпеку, здоров’я та добробут усього персоналу 
• Переконайтеся, що управління персоналом та інші процеси, політики та системи відображають принципи справедливості та справедливості SC.

КОМПЕТЕНЦІЇ ДЛЯ ЦІЄЇ РОЛЬ:

Досягнення результатів

• Бере на себе особисту відповідальність і тримає інших підзвітними за досягнення наших амбітних цілей щодо дітей, постійно покращуючи свою власну продуктивність або продуктивність команди/організації.

Мережа

• Створює та використовує стійкі відносини та мережі для підтримки роботи Save the Children з їх командою, колегами, членами та зовнішніми партнерами та прихильниками.

Спілкування з впливом

• Чітко та впевнено спілкується з іншими, щоб залучати та впливати; сприяє діалогу та забезпечує своєчасне та відповідне повідомлення, зміцнюючи впевненість і довіру. 

Вирішення проблем і прийняття рішень

• Приймає ефективні, зважені та своєчасні рішення, збираючи й оцінюючи релевантну інформацію всередині та за межами організації. 

ДЛЯ НАДЗВИЧАЙНОЇ РЕАГУВАННЯ

• Заохочувати права дітейсприяючи їхньому благополуччю та захисту під час надзвичайних ситуацій, керуючись гуманітарними принципами та кодексом поведінки.
• Під час надзвичайних ситуацій ви повинні діяти, щоб сприяти процесу реагування на надзвичайні ситуації SCI, визначаючи пріоритетність усіх дій у сферах вашої відповідальності. фінансів, матеріально-технічного забезпечення, програм і послуг.
• Будьте готові підтримувати втручання в SCI у відповідь на надзвичайні ситуації та можете переїхати в будь-яку точку країни.

КВАЛІФІКАЦІЇ

Освіта до рівня магістра з відповідного предмету або еквівалентний досвід

ДОСВІД

Основні

• 2 роки або більше досвіду роботи в HR; 
• Попередній досвід роботи в НУО в складній національній програмі в умовах реагування на надзвичайні ситуації/гуманітарних ситуаціях
• Перевірений досвід роботи в кадровій сфері – досвід надання різних послуг підтримки HRIS для менеджерів і персоналу
• Здатність швидко розуміти технологію, системні процеси та повідомляти про це нетехнічному персоналу
• Досвід проведення аудиту відповідності в HRIS та навчання користувачів HRIS різноманітним діям у системі
• Чудові навички вирішення складних питань управління персоналом та надання консультацій із них
• Хороша увага до деталей
• Розуміння персоналом догляду за гуманітарним персоналом, зокрема підходів до соціального забезпечення, стресу, R&R та підведення підсумків
• li>
• Хороші навички фасилітації та вміння проводити вступний брифінг/навчання
• Стійке спілкування (письмове та усне) та навички міжособистісного спілкування англійською мовою, з досвідом керування мультикультурними командами

Додаткові обов'язки

Обов’язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і особа, яка виконує роль, може мати додаткові обов’язки в межах розумного рівня його/її компетентності та досвіду.

МИ ПРОПОНУЄМО:

• Працевлаштування відповідно до законодавства України
• Графік роботи з 09.00 до 17.00
• Медичне страхування та страхування життя з першого робочого дня
< li>Курси англійської оплачуються організацією
• Офіс в центральній частині міста
• Кава та печиво в офісі

Захист дітей: 

Ми маємо забезпечити безпеку дітей, щоб наш процес відбору, який включає сувору перевірку репутації, відображав наше зобов’язання щодо захисту дітей від насильства. 

Здоров'я та безпека:

Власник ролі повинен виконувати обов’язки відповідно до політик і процедур SCI щодо здоров’я та безпеки. 

Якщо вас зацікавила вакансія, ми з нетерпінням чекаємо на вашу заявку. СV англійською мовою буде перевагою. Також будемо вдячні, якщо ви вкажете очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.