Асистент/-ка Відділу Кадрів / (HR Assistant) - Міжнародна організація з міграції (МОМ), Представництво в Україні в Міжнародна організація з міграції / МОМ

Опис публікації для внутрішніх кандидатів
Короткий опис для внутрішніх кандидатів
Під загальним керівництвом Голови Місії (CoM) і Національного старшого спеціаліста з кадрів і безпосереднім керівництвом Старшого спеціаліста з кадрів обов'язки включатимуть:
Опис для внутрішніх кандидатів (1500 доларів США)
Обов'язки для внутрішніх кандидатів
1. Допомога в координації процесів набору персоналу, включаючи, але не обмежуючись, надання вказівок менеджерам з найму щодо підготовки Технічного завдання, складання та розміщення вакансії Повідомлення про вакансію/спеціальне повідомлення про вакансію, перевірка та короткий список заявок, складання інтерв’ю протоколів, підготовка та адміністрування письмових тестів, участь у групах співбесід за призначенням, складання форм оцінювання кандидатів, проведення перевірки рекомендацій, підготовка пропозицій про роботу, адміністрування поштова скринька для прийому на роботу тощо.
2. Проведення та координація заходів перед працевлаштуванням, таких як підготовка документації для вступу на службу (EOD) і збір супровідної документації, координація медичних оглядів EOD і подальше спостереження з медичними службами щодо проходження медичного огляду, координація реєстрації в страховому полі плани за потреби, підтримка координації та проведення вступних сесій, організація брифінгу з питань безпеки тощо.
3. Виконуйте призначену роль (ролі) в організаційній системі управління персоналом, приділяючи особливу увагу послідовності та точності даних; вводити та підтримувати дані на основі схвалень і супровідної документації; створювати звіти відповідно до призначеної(их) ролі(й).
4. Надавати підтримку в питаннях хронометражу та вказівки персоналу щодо напрістингові права; переглянути залишити квоти та інші переваги до звільнення персоналу, перевірити точність і забезпечити належне закриття кадрових записів.
5. Допомога в управлінні всіма аспектами позаштатних категорій, включаючи, але не обмежуючись координацією запитів на консультантів, стажерів та іншого позаштатного персоналу; надання вказівок менеджерам щодо відповідних політик і процедур; забезпечення дотримання відповідних нормативних документів; підготовка договірної документації; моніторинг тривалості контракту та результатів; і ведення повних і оновлених файлів і записів, які не стосуються персоналу.
6. Виконання широкого спектру дій відділу кадрів, включаючи, але не обмежуючись, підготовку документації для звільнення, класифікації, рекласифікації, просування по службі, дисциплінарних справ тощо та координацію з регіональним офісом, адміністративними центрами та відділом кадрів Управління в Женеві.
7. Підтримуйте та оновлюйте існуючі інструменти відстеження, щоб забезпечити точний моніторинг інформації про персонал і різноманітних кадрових процесів, включаючи статус вакансій, звільнень, дату нештату та іншу пов'язану діяльність; складати та переглядати поточну кореспонденцію, листи, довідки тощо; відкривати та оновлювати особисті файли, створювати та підтримувати систематичний спосіб архівування документів відділу кадрів (електронних і друкованих копій).
8. Оновлюйте та підтримуйте електронні та фізичні системи архівування в підрозділі, включаючи файли персоналу з усією супровідною документацією, файли найму персоналу, політику кадрів, положення, інструкції та посібники, внутрішній контроль тощо.
9. Надайте персоналу інформацію про їхні права та обов’язки згідно з правилами МОМ, інструкціями та процедурами. Відповідайте на стандартні запити та посилайтеся на найбільш делікатні/складні.
10. Визначте сфери, які необхідно вдосконалити, і висвітліть їх керівнику; надавати вхідні дані для нових процедур, щоб доповнити або адаптувати існуючі з урахуванням конкретних потреб офісу. Допомагайте в аналізі та вирішенні конфіденційних справ, зіставляючи довідкову інформацію, готуючи підсумки та ділячись найкращими методами.
11. Забезпечити керівництво та навчання новому/молодшому персоналу підрозділу
12. Виконувати інші обов’язки, які можуть бути доручені.
Кваліфікація для внутрішніх кандидатів
Освіта
• диплом середньої школи з відповідним досвідом роботи; або
• Ступінь бакалавра або еквівалент в акредитованому навчальному закладі (бажано соціальні науки, гуманітарні дисципліни, міжнародний розвиток, бізнес Адміністрація) з принаймні трирічним досвідом роботи за фахом.
Акредитованими університетами є університети, перелічені в Всесвітня база даних вищої освіти ЮНЕСКО.
Досвід
Попередній досвід роботи з міжнародними гуманітарними організаціями, неурядовими або державними установами/організаціями в мультикультурному середовищі перевага.
Навички
• Досконале володіння програмами Microsoft Office, напр. Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта,
Outlook; попереднійдосвід роботи в SAP/Oracle є явною перевагою;
• уважність до деталей, здатність методично організовувати документообіг;
• Стриманий, орієнтований на деталі та готовність вивчати нові мови
Офіційними мовами IOM є англійська, французька та іспанська.
Потрібне володіння мовою (мовами) буде спеціально оцінено під час відбору, яка може включати письмові та/або усні оцінювання.
Для цієї посади потрібне вільне володіння англійською та українською мовами (усно та письмово).
Необхідні компетенції
Структуру компетенцій IOM можна знайти на це посилання. Компетенції будуть оцінюватися під час процесу відбору.
Цінності - усі співробітники МОМ повинні дотримуватися та демонструвати ці три цінності:
• Включення та повага до різноманітності: поважає та підтримує індивідуальні та культурні відмінності. Заохочує різноманітність та інклюзивність.
• Чесність і прозорість: дотримується високих етичних стандартів і діє відповідно до організаційні принципи та стандарти поведінки.
• Професіоналізм: демонструє здатність працювати злагоджено, компетентно та віддано виконує обережне судження, вирішуючи повсякденні виклики.
• Сміливість: демонструє готовність займати позицію щодо важливих питань.
• Емпатія: виявляє співчуття до інших, змушує людей почуватися в безпеці, поважати та справедливо ставитися.
Основні компетенції – поведінкові показники
• Командна робота: розвиває та сприяє ефективній співпраці всередині та між підрозділами для досягнення спільного цілі та оптимізувати результати.
• Забезпечення результатів: Виробляє та надає якісні результати орієнтованими на обслуговування та своєчасно. Це орієнтований на дії та відданий досягненню узгоджених результатів.
• Керування та обмін знаннями: постійно прагне навчатися, ділитися знаннями та впроваджувати інновації.
• Підзвітність: бере на себе відповідальність за досягнення пріоритетів організації та бере на себе відповідальність за власні дії та делеговану роботу.
• Комунікація: заохочує та сприяє чіткому та відкритому спілкуванню. Пояснює складні інформативний, надихаючий і мотивуючий спосіб.
Примітки
1. Будь-яка пропозиція, зроблена кандидату у зв’язку з цією вакансією, потребує підтвердження фінансування.
2. Ця посада підлягає найму на місцевому рівні. Тільки ті, хто має дійсний дозвіл на проживання та роботу для країна, де розташована ця посада, матиме право на розгляд.
3. Призначення буде залежати від того, що кандидат придатний за станом здоров’я до призначення, перевірка місця проживання, візи та дозволу відповідного уряду, де це можливо.
4. МОМ дотримується політики нульової терпимості до поведінки, несумісної з цілями та завданнями Організація Об'єднаних Націй і МОМ, включаючи сексуальну експлуатаціюнасильство, сексуальні домагання, зловживання авторитетом і дискримінація за статтю, національністю, віком, расою, сексуальною орієнтацією, релігійною або етнічною приналежністю чи обмеженими можливостями.
5. МОМ не стягує комісію на жодному етапі процесу найму (подача заявки, співбесіда, обробка, навчання чи інша плата). МОМ не вимагає жодної інформації, пов’язаної з банківськими рахунками.
6. МОМ приймає лише належним чином заповнені заявки, подані через онлайн-систему набору МОМ.
Онлайн-інструмент також дозволяє кандидатам відстежувати статус своєї заявки.
Для отримання додаткової інформації та інших оголошень про роботу, відвідайте наш веб-сайт:Вакансії IOM
Опис публікації для зовнішніх кандидатів
Короткий опис для зовнішніх кандидатів
Під загальним керівництвом керівника місії (CoM) Офіцер із ресурсів і безпосереднє керівництво старшого спеціаліста з кадрів, обов’язки посадової особи включатимуть:
Опис зовнішнього Кандидати. Допомога в координації процесів набору персоналу, включаючи, але не обмежуючись, надання вказівок менеджерам з найму щодо підготовки Технічного завдання, складання та розміщення вакансії Повідомлення про вакансію/спеціальне повідомлення про вакансію, перевірка та короткий список заявок, складання інтерв’ю протоколи, підготовка та адміністрування письмових тестів, участь у співбесідах за призначенням, складання заяв кандидатівформи ssment, проведення перевірки рекомендацій, підготовка пропозицій про роботу, адміністрування поштової скриньки для прийому на роботу тощо.
2. Проведення та координація заходів перед працевлаштуванням, таких як підготовка документації для вступу на службу (EOD) і збір супровідної документації, координація медичних оглядів EOD і подальше спостереження з медичними службами щодо проходження медичного огляду, координація реєстрації в страховому полі плани за потреби, підтримка координації та проведення вступних сесій, організація брифінгу з питань безпеки тощо.
3. Виконуйте призначену роль (ролі) в організаційній системі управління персоналом, приділяючи особливу увагу послідовності та точності даних; вводити та підтримувати дані на основі схвалень і супровідної документації; створювати звіти відповідно до призначеної(их) ролі(й).
4. Надавати підтримку з питань хронометражу та вказівки для персоналу щодо наявних прав; переглянути залишити квоти та інші переваги до звільнення персоналу, перевірити точність і забезпечити належне закриття кадрових записів.
5. Допомога в управлінні всіма аспектами позаштатних категорій, включаючи, але не обмежуючись координацією запитів на консультантів, стажерів та іншого позаштатного персоналу; надання вказівок менеджерам щодо відповідних політик і процедур; забезпечення дотримання відповідних нормативних документів; підготовка договірної документації; моніторинг тривалості контракту та результатів; і ведення повних і оновлених файлів і записів, які не стосуються персоналу.
6. Виконання широкого спектру дій відділу кадрів, включаючи, але не обмежуючись, підготовку документації для звільнення, класифікації, рекласифікації, просування по службі, дисциплінарних справ тощо та координацію з регіональним офісом, адміністративними центрами та відділом кадрів Управління в Женеві відповідно.
7. Підтримуйте та оновлюйте існуючі засоби відстеження, щоб забезпечити точний моніторинг інформації про персонал та різні кадрові процеси, включаючи статус вакансій, звільнень, дату позаштатних працівників та інші пов'язана діяльність; чернетки та перегляд звичайної кореспонденції, листів, сертифікатів тощо; відкриті та оновлювати особисті файли, створювати та підтримувати систематичний спосіб архівування кадрових ресурсів документи (електронні та друковані копії).
8. Оновлювати та підтримувати електронні та фізичні системи архівування в підрозділі, включаючи картотеки особового складу з усією супровідною документацією, файлами про найм персоналу, політикою щодо кадрів, правилами, інструкції та посібники, внутрішні засоби контролю тощо.
9. Надайте інформацію персоналу про їхні права та обов’язки відповідно до правил МОМ, інструкції та процедури. Відповідайте на стандартні запити та звертайтеся до найбільш чутливі/складні.
10. Визначте сфери для вдосконалення та виділіть їх супервайзеру; надайте вхідні дані для нових процедури для доповнення або адаптації існуючих з урахуванням конкретних потреб офіс. Допомагайте в аналізі та вирішенні конфіденційних випадків, зіставляючи довідкову інформацію, підготовка підсумків і обмін найкращими практиками.
11. Надавати керівництво та навчання новому/молодшому персоналу підрозділу
12. Виконувати інші обов'язки, які можуть бути призначені.
Кваліфікація для зовнішніх кандидатів
Освіта
• диплом про повну середню освіту з п’ятирічним відповідним досвідом; або,
• Ступінь бакалавра або еквівалент в акредитованому навчальному закладі (бажано соціальні науки, гуманітарні дисципліни, міжнародний розвиток, бізнес-адміністраторністрація) з принаймні трирічним досвідом роботи за фахом.
Акредитованими університетами є університети, перелічені в Всесвітня база даних вищої освіти ЮНЕСКО.
Досвід
Попередній досвід роботи з міжнародними гуманітарними організаціями, неурядовими або державними установами/організаціями в мультикультурному середовищі перевага.
Навички
• Досконале володіння програмами Microsoft Office, напр. Word, Excel, PowerPoint, електронна пошта, Outlook; попередній досвід роботи з SAP/Oracle є явною перевагою;
• уважність до деталей, уміння методично організувати документообіг;
• Стриманий, орієнтований на деталі та готовність вивчати нові мови
Офіційними мовами IOM є англійська, французька та іспанська.
Потрібне володіння мовою (мовами) буде спеціально оцінено під час відбору, яка може включати письмові та/або усні оцінювання.
Для цієї посади потрібне вільне володіння англійською та українською мовами (усно та письмово).
Необхідні компетенції
Структуру компетенцій IOM можна знайти на цей рядокk. Компетенції будуть оцінюватися під час відбору.
Цінності - усі співробітники МОМ повинні дотримуватися та демонструвати ці три цінності:
• Включення та повага до різноманітності: поважає та підтримує індивідуальні та культурні відмінності.
Заохочує різноманітність та інклюзивність.
• Чесність і прозорість: підтримує високі етичні стандарти та діє відповідно до організаційні принципи/правила та стандарти поведінки.
• Професіоналізм: демонструє здатність працювати зібрано, компетентно та віддано та виконує обережне судження, долаючи повсякденні виклики.
• Сміливість: демонструє готовність займати позицію щодо важливих питань.
• Емпатія: виявляє співчуття до інших, змушує людей почуватися в безпеці, поважати та справедливо ставитися.
Основні компетенції – поведінкові показники
• Командна робота: розвиває та сприяє ефективній співпраці всередині та між підрозділами для досягнення спільного цілі та оптимізувати результати.
• Забезпечення результатів: Виробляє та надає якісні результати орієнтованими на обслуговування та своєчасно. Це орієнтований на дії та відданий досягненню узгоджених результатів.
• Керування та обмін знаннями: постійно прагне навчатися, ділитися знаннями та впроваджувати інновації.
• Підзвітність: бере на себе відповідальність за досягнення пріоритетів організації та бере на себе відповідальність за власні дії та делеговану роботу.
• Комунікація: заохочує та косприяє чіткому та відкритому спілкуванню. Пояснює складні інформативно, надихаюче та мотиваційно.
Примітки
1. Будь-яка пропозиція, надіслана кандидату у зв’язку з цим оголошенням про вакансію, потребує підтвердження фінансування.
2. Ця посада підлягає місцевому найму. Лише особи, які мають дійсний дозвіл на проживання та роботу в країні, де знаходиться ця посада, матимуть право на розгляд.
3. Призначення буде залежати від підтвердження того, що кандидат придатний за станом здоров’я для призначення, перевірки місця проживання, візи та дозволів відповідного уряду, де це можливо.
4. МОМ дотримується політики нульової терпимості до поведінки, яка несумісна з цілями та завданнями Організації Об'єднаних Націй та МОМ, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, сексуальні домагання, зловживання владою та дискримінацію за статтю, національністю, віком, раси, сексуальної орієнтації, релігійного або етнічного походження чи обмежених можливостей.
5. МОМ не стягує комісію на жодному етапі процесу найму (подача заявки, співбесіда, обробка, навчання чи інша плата). МОМ не вимагає жодної інформації, пов’язаної з банківськими рахунками.
6. МОМ приймає лише належним чином заповнені заявки, подані через онлайн-систему набору МОМ.
Онлайн-інструмент також дозволяє кандидатам відстежувати статус своєї заявки.
Для отримання додаткової інформації та інших оголошень про роботу, відвідайте наш веб-сайт: IOM Careers and Job Вакансії< /span>

Цікавить кандидатам пропонується подавати свої заявки ТІЛЬКИ за цим посиланням Перегляньте оголошення про вакансію не пізніше 01 січня 2026 року. Заявки, подані іншим способом, розглядатися не будуть. 

Зв'язуватимуться лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.