HR Assistant / Асистент з кадрових питань в Save the Children

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Асистент відділу кадрів надаватиме адміністративну та технічну підтримку в різних сферах HR – рекрутингу, компенсацій та пільг, управління ефективністю, навчання та розвитку, благополуччя персоналу, HRIS (системи управління людськими ресурсами) та ведення документації з працевлаштування. SCI є організацією з «подвійним мандатом», тому однаковий пріоритет надається як гуманітарній, так і розвитковій діяльності. SCI прагне забезпечити основні права дітей, такі як виживання, безпека, постійний доступ до захисту та освіти. Як частина зобов'язання працювати з дітьми через гуманітарні втручання, SCI підтримує програми як в умовах раптових криз, так і хронічних надзвичайних ситуацій. Час від часу, з огляду на контекст України, від Асистента з персоналу очікується виконання обов’язків поза межами стандартної ролі, щоб відобразити підвищений обсяг роботи, необхідний для реагування на надзвичайні ситуації, і відповідно змінювати робочий графік.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

• Забезпечує відповідність HR-документації трудовому законодавству, захисту персональних даних тощо.
• Виконує прийом, переведення, переміщення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, регламентів, інструкцій та наказів директора організації.
• Веде особисті картки працівників (стандартна форма № П-2) з обмеженим доступом до них відповідно до вимог законодавства у сфері захисту персональних даних.
• Формує та підтримує особові справи працівників, забезпечує їх зберігання відповідно до вимог законодавства у сфері захисту персональних даних.
• Бере участь у роботі комісії з соціального страхування компанії як член комісії – представник роботодавця.
• Вказує страховий стаж у листках непрацездатності для надання допомоги з тимчасової непрацездатності.
• Готує проекти наказів про заохочення та накладення дисциплінарних стягнень на працівників.
• Реєструє спеціальні категорії працівників (неповнолітні; інваліди; постраждалі від Чорнобиля; ветерани праці; працівники на неповний робочий день або індивідуальних графіках; працівники, що працюють за строковими трудовими договорами тощо).
• Веде облік трудових книжок працівників, забезпечує їх зберігання відповідно до вимог законодавства про захист персональних даних.
• Вносить записи про роботу в трудові книжки працівників.
• Веде облік надання відпусток працівникам, складає графік відпусток і контролює його дотримання.
• Визначає страховий стаж для надання допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів на основі трудових книжок, інших документів та даних, що містяться в системі персоніфікованого обліку інформації про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
• Відповідальний за ведення документації працівників відповідно до рекомендацій SCI – від найму до завершення трудових відносин, а під час аудиту відповідності тісно співпрацює з координатором HR та адміністрації щодо надання необхідних документів для перевірки.
• Використовує всі наявні політики, практики, контрольні списки та рекомендації (мінімальні стандарти HR, інструментарій для надзвичайних ситуацій HR) і забезпечує дотримання передових практик Save the Children.

ДЛЯ РЕАГУВАННЯ НА НАДЗВИЧАЙНІ СИТУАЦІЇ:

• Сприяє захисту прав дітей, сприяючи їх благополуччю та захисту в умовах надзвичайних ситуацій, керуючись гуманітарними принципами та кодексом поведінки.
• Під час надзвичайних ситуацій слід діяти, щоб сприяти процесу реагування SCI на надзвичайні ситуації, пріоритезуючи всі дії у сфері фінансів, логістики, програм та послуг.
• Бути готовим підтримувати втручання SCI у відповідь на надзвичайні ситуації та бути здатним переміщатися по всій країні.

ЗАХИСТ ДІТЕЙ:

• Забезпечує, щоб персонал програми надавав усім бенефіціарам актуальну та відповідну за віком усну або письмову інформацію відповідними мовами про Політику захисту дітей та Кодекс поведінки.
• Забезпечує безпеку заходів для дітей і що всі кроки, спрямовані на забезпечення їхньої осмисленої та безпечної участі, були виконані.

НАВИЧКИ ТА ПОВЕДІНКА (наші Цінності в Практиці): 

Відповідальність:

• Несе особисту відповідальність за прийняття рішень, ефективне управління ресурсами, досягнення та відображення цінностей Save the Children.
• Несе відповідальність за команду та партнерів, за виконання ними своїх обов’язків – надаючи їм свободу дій для виконання завдань найкращим чином, забезпечуючи необхідний розвиток для підвищення ефективності та застосовуючи відповідні наслідки, якщо результати не досягнуті.

Амбіційність:

• Ставить перед собою (та своєю командою) амбіційні та складні цілі, бере відповідальність за свій особистий розвиток і заохочує інших робити те ж саме.
• Широко ділиться своїм особистим баченням Save the Children, залучає та мотивує інших.
• Орієнтований на майбутнє, мислить стратегічно.

Співпраця:

• Будує та підтримує ефективні відносини зі своєю командою, колегами, членами та зовнішніми партнерами й прихильниками.
• Цінує різноманітність, розглядає її як джерело конкурентної переваги.
• Відкритий, вміє слухати, легко спілкується.

Креативність:

• Розробляє та заохочує нові й інноваційні рішення.
• Готовий приймати обґрунтовані ризики.

Чесність:

• Чесний, заохочує відкритість і прозорість.

КВАЛІФІКАЦІЯ:

• Освіта рівня бакалавра у відповідній галузі або еквівалентний досвід.

ДОСВІД: 

Обов'язковий:

• 1 рік досвіду роботи в управлінні кадрових питань бажаний.
• Доведений досвід оперативної роботи в HR – досвід надання різних послуг з підтримки HR менеджерам і працівникам.
• Досвід надання адміністративної та технічної підтримки в різних сферах HR.
• Увага до деталей.
• Розуміння догляду за персоналом для гуманітарного персоналу, зокрема підходів до благополуччя, стресу, відпочинку та відновлення (R&R) та дебрифінгу.
• Високі навички фасилітації та здатність швидко навчатися.
• Сильні комунікативні навички (письмові та усні), міжособистісні навички англійською та українською мовами з досвідом управління мультикультурними командами.

Додаткові обов'язки:

• Обов'язки, викладені вище, не є вичерпними, і від ролі можуть вимагати виконання додаткових завдань відповідно до рівня компетентності та досвіду працівника.

Захист дітей: 

Ми маємо зберегти дітей у безпеці, тому наш процес відбору, який включає сувору перевірку, відображає нашу прихильність до захисту дітей від насильства.

Рівні можливості: 

Рольова особа повинна виконувати свої обов'язки відповідно до політик та процедур SCI щодо рівності, своєчасності та різноманітності.

Охорона здоров'я та безпека: 

Рольова особа повинна виконувати необхідні обов'язки відповідно до політик та процедур SCI з охорони здоров'я та безпеки.