Помічник адміністративного персоналу в Five Jars

Five Jars шукає мотивованого менеджера віртуального офісу початкового рівня в Україні для підтримки нашої динамічної команди та виконавчого керівництва. Ця роль є ключовою для забезпечення безперебійної повсякденної роботи, виконуючи широкий спектр адміністративних завдань для компанії та надаючи персональну допомогу керівництву рівня С. Ви – правильна людина для цієї посади, якщо ви починаєте самостійно , здатний ефективно керувати вашим робочим навантаженням і має чудові комунікативні навички. Хто такі weFive Jars — це цифрове агентство, що надає повний спектр послуг у сфері дизайну, стратегії та веб-розробки, яке створює інтуїтивно зрозумілий веб-інтерфейс на основі даних. За останні 6 років ми реалізували понад 100 проектів для клієнтів із різноманітних галузей, включаючи охорону здоров’я та фітнесу, медіа, мистецтво та культуру, а також неурядові організації. Як команда творчих і талановитих експертів під керівництвом лідерів із 15 + роки досвіду в технологіях, ми любимо наші проекти, працюємо разом і робимо все, щоб забезпечити зростання компанії та клієнта. Вимоги Важкі навички: Володіння програмним забезпеченням для управління офісом (наприклад, MS Office, Google Workspace (документи, електронні таблиці, календар тощо) )Досвід роботи з системами онлайн-календарів, інструментами управління проектами та платформами для співпраці. Знання платформ бронювання подорожей і дослідницьких підходів. Базове розуміння планування та координації подій. Можливість працювати принаймні 4 години в часовому поясі США. В ідеалі працювати зі зміною часового поясу в США, щоб керівники рівня С могли швидше відповідати на запитання Вищий середній або просунутий рівень англійської мови, розмовний рівень української мови Приємно мати ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, комунікацій або суміжної галузі бажано Soft Skills: винятково організаційні навички та навички управління часом Сильні комунікативні та міжособистісні здібності Підтверджена здатність ефективно керувати кількома завданнями та пріоритетами Високий ступінь ініціативи та здатність працювати незалежно та спільно Мислення, спрямоване на вирішення проблем з увагою до деталей Проактивність: якщо щось не зрозуміло – не бійтеся задавати запитання Відповідальність C-Level Допомога в управлінні (30%). Комунікація щодо деяких питань, пов’язаних із документацією (наприклад, спілкування з юристом про хід підготовки документів) Постановка завдань для підрядників і моніторинг термінів Допомога в управлінні календарем, наприклад планування прийому до лікаря Дослідження, пов’язані з різними сферами (для наприклад, досліджуйте конкретних лікарів чи шкіл) Замовляйте зустрічі, пов’язані з бізнесом, вибирайте та бронюйте ресторани тощо. Операції з людьми (25%) Адміністрування пільг: Нагляд за повсякденним адмініструванням програм пільг для працівників. Аналіз пільг та порівняльний аналіз: проведення регулярного порівняльного аналізу та аналізу програми виплат працівникам для оцінки конкурентоспроможності, економічної ефективності та задоволеності працівників. Допомога та підтримка співробітників: служить ресурсом для вирішення питань, проблем і проблем, пов’язаних із виплатами. Надання персоналізованих рекомендацій, вирішення спорів і захист потреб співробітників у співпраці з HRNational Holidays Management and Communication: оновлення списку національних свят для різних країн (Політика та HRIS), передача оновлень і нагадувань команді. Керівництво освітніми програмами: Надання всіх необхідних така підтримка, як спілкування зі спікерами, управління витратами, оголошення команд, розміщення навчальних матеріалів тощо. Підтримка та участь у проектах з персоналу. Управління подорожами (20%). Бронювання подорожей: координація та бронювання транспорту (авіаквитки, поїзди, оренда автомобілів) і розміщення (готелі, апартаменти) згідно з уподобаннями мандрівника, бюджетом і політикою компанії. Управління витратами: моніторинг витрат на подорожі та обробка звітів про витрати. Розробка політики подорожей: розробка та оновлення політики та процедур щодо подорожей відповідно до мінливих потреб бізнесу, галузевих тенденцій і нормативних вимог. Підтримка подорожуючих: надання допомоги та підтримки мандрівникам до, під час і після поїздок, включаючи консультації щодо подорожей, візову допомогу, страхування подорожей і цілодобову екстрену підтримку. Управління подіями (15%). Організація офлайн-подій: Організація особистих подій для команди, починаючи від концепції до реалізації. Розробка і виконання онлайн-дій: пропонування та організація віртуальних заходів і взаємодії з командою. Управління витратами: управління фінансовими аспектами планування та проведення подій. Корпоративне керування продажами (10%). Вибір продукту: дослідження та вибір асортименту продуктів і фірмових товарів, які відповідають вимогам фірмова ідентичність компанії, цінності та переваги людей. Керівництво постачальниками: визначення та налагодження відносин з постачальниками, узгодження контрактів, ціноутворення та умов обслуговування для забезпечення економічної ефективності та своєчасної доставки товарів. Дизайн і брендинг: співпраця з внутрішньою командою дизайнерів для створення індивідуальних дизайнів. Управління: Управління та нагляд за зберіганням товарних позицій. Виконання замовлень і розповсюдження: Керування процесом оформлення замовлень, координація з постачальниками для обробки замовлень, організація доставки або доставки та відстеження статусу відправлення. Контроль якості: Забезпечення якості сувенірних товарів. Додаткові деталі. Опис команди, з якою потрібно працювати. : Головний виконавчий директор (CEO) і головний операційний директор (COO) Спеціаліст з персоналу. Потенційно, ще кілька людей із команди. Які можливості росту є на цій посаді: Спеціаліст із комунікацій / залучення, Спеціаліст з подорожей / подій. Спеціаліст з L&D. Спеціаліст з брендингу. Співбесіда Фокус-інтерв'ю Перевірка рекомендацій Ми пропонуємо 100% віддалену роботу Професійний ріст і регулярні перевірки ефективності Такі переваги, як відпустка, лікарняний, вихідний під час офіційних національних свят Гнучкий графік і 7-годинний робочий деньЩаслива година щоп'ятниці з членами команди Допомога з вивченням нового (курси, книги тощо). )Підтримка в участі в конференціях Тепла та дружня робоча атмосфера Гнучкість у прийнятті рішень, відсутність мікроменеджменту Повага та підтримка в усіх видах діяльності Командоутворення та інші види командної діяльності в режимі онлайн/офлайн Показати більше Показати менше Должностной рівень Другое Тип зайнятості Повний робочий день Довгострокові обов’язки Кадрове сопровождение Отрасли IT- послуги та ІТ-консалтинг