Керівник суб-офісу в Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) — некомерційна, неполітична та нерелігійна гуманітарна НУО. PUI розпочав гуманітарну інтервенцію в Україні в лютому 2015 року. Цілі місії полягають у покращенні або відновленні справедливого доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало від військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом задоволення їхніх основних потреб.Місце роботи : Покровськ/Дніпровський підрозділ Загальна мета: Під наглядом польового координатора та через делегування своїх повноважень керівник підрозділу несе загальну відповідальність за належне оперативне управління та керівництво діяльністю PUI у Донецькій області, у його /її географічний район втручання Донецьк. Керівник суб-офісу також стежить за контекстом, щоб переконатися, що програмування актуальне та відповідає пріоритетним потребам. У цій якості він/вона також відповідає за представництво PUI у Донецькій області на польовому рівні, у тому числі в координації з іншими відомствами, а також за забезпечення прямого зв’язку між польовим координатором, командою та командою країни. також відповідає за управління офісом, автопарком, персоналом у регіоні. Нарешті, керівник суб-офісу забезпечує управління безпекою свого географічного регіону та забезпечує всі заходи безпеки та безпеки, включаючи плани на випадок надзвичайних ситуацій і стандартні операційні процедури. Завдання та обов’язки: Керівник суб-офісу несе відповідальність за загальну своєчасну реалізацію портфеля програм PUI у своїх географічних зонах діяльності (Донецька область). За підтримки керівників програм та польового координатора він/вона несе загальну відповідальність за належну реалізацію програм і безперебійну роботу допоміжних служб у Донецькій області. S/Він також має делегацію Польового координатора з безпеки та безпеки добра та людей під відповідальність PUI у зонах втручання в Донецьку. Керівник підрозділу є на джерелі розробки програми та операційного позиціонування в Донецькій області, відповідно до стратегії PUI.country та спільно з програмними та операційними технічними координаторами. Керівник суб-офісу, як член команди управління базою, сприяє виконанню цілі та завдання Дніпровської бази PUI в країні через виконання інших завдань за потребою та/або за вказівкою польового координатора. Аналіз контексту та участь у реалізації стратегії партнерства: він/вона бере участь у контекстному аналізі регіону(ів) базові зони інтервенцій, дослідження нових місць, надає свій внесок у потенційні проекти для бази з точки зору виявлених прогалин у наданні гуманітарної допомоги. Підтримка команди програми у спілкуванні та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами: Відповідальний для налагодження та підтримки зв’язку та співпраці із зовнішніми зацікавленими сторонами на обласному рівні, належного документообігу реалізації заходів у координації з програмною командою, зв’язку щодо збору документів із зовнішніх учасників та належного архівування. Внутрішня та зовнішня координація: він/вона бере активну участь у інтернвідображення всіх служб і надає підтримку базовій команді program.team у відображенні рефералів, зосереджуючись на організаціях громадянського суспільства. А також налагодження зв’язків із декількома суб’єктами, включаючи місцеву владу. Зв’язок та взаємодія з місцевою владою на базовому рівні: він/вона надає підтримку базовому управлінню та команді програми у встановленні та підтримці контактів з місцевою владою на рівні області, району та громади, забезпечує підтримка під час зовнішніх зустрічей та участь у зборі даних про досягнення діяльності PUI у сферах втручання. Конкретні цілі та пов’язані види діяльності:1. БРАТИ УЧАСТЬ В АНАЛІЗІ КОНТЕКСТУ НА БАЗОВОМУ РІВНІ, ВИЗНАЧЕННІ ПРОГІЛІВ У НАДАННІ ГУМАНІТАРНОЇ ДОПОМОГИ ТА ПОТЕНЦІЙНИХ СФЕРАХ ВТРУЧЕННЯ/бере участь у розробці операційної стратегії на базовому рівні, визначенні прогалин у наданні гуманітарної допомоги, потенційних партнерах для майбутніх проектів; Він/вона бере участь у дослідженні нових місць для реалізації діяльності; Він/вона відповідає за встановлення контактів з місцевою владою та відповідну подальшу роботу з ними; Він/вона забезпечує дані та інформацію, що надаються PUI зовнішнім зацікавлені сторони є актуальними та своєчасними; він/вона відповідає за збір відгуків про діяльність PUI від місцевих зацікавлених сторін; він/вона відстежує розвиток гуманітарної підтримки, що надається місцевими суб’єктами в базових районах втручання.2. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ БЕЗПЕКУ ВЛАСНОСТІ ТА ЛЮДЕЙ ПІДПРИЄМСТВА: Він/вона гарантує, що план безпеки для підрозділу є актуальним і що всі його знають і розуміють (як міжнародний, так і національний персонал). Він/вона має оновити плани безпеки на випадок особливих обставин, як-от обстріли чи атаки чи зміни в контексті безпеки. Він/вона забезпечує збір даних щодо безпеки в його/її сфері діяльності, проводить аналізи та розповсюджує їх своїм/їй безпосередній керівник регулярно або на тимчасовій основі, якщо терміново. Він/вона перевіряє, чи матеріальні та людські ресурси, які є в його/її розпорядженні, достатні для забезпечення оптимальної безпеки команд, матеріалів та бенефіціарів. У разі інциденту безпеки , (незалежно від того, відбулося це чи було уникнуто), він/вона гарантує, що інформація негайно передається його/її безпосередньому керівнику та повідомляється про неї відповідно до вказівок PUI. Він/вона відповідає за написання звіту про інцидент, який буде негайно надіслано його безпосередньому керівнику. Він/він відповідає за нагляд за роботою офіцера безпеки та зв’язку. Він/вона гарантує, що цей персонал має всі необхідні інструменти для створення та підтримки хороших стосунків із місцевими адміністративними або зацікавленими сторонами в сфері безпеки.3. Внутрішня та зовнішня координація та представництво Він/вона збирає, аналізує та поширює внутрішню релевантну інформацію про гуманітарний контекст, визначені потреби, урядову політику та діяльність зацікавлених сторін для інформування про планування програми та прийняття рішень; Він/вона надає підтримку членам команди програми під час зовнішніх зустрічей та покриває відсутність на зустрічах з кластерами відповідальних колег, якщо це необхідно; він/вона бере активну участь у зборі та представленні інформаціїнадає підтримку базовій команді програми на основі карт перенаправлення, зосереджуючись на організаціях громадянського суспільства.4. Зв’язок та взаємодія з місцевими органами влади на обласному рівні. Він/вона надає підтримку керівництву бази та програмній команді у встановленні та підтримці контактів з місцевими органами влади на рівні області, району та громади та належному подальшому веденні; Він/вона забезпечує підтримку бази керівництво під час зустрічей з місцевою владою; він/вона бере активну участь у зборі даних про досягнення діяльності PUI у сферах втручання та подальших дій з боку місцевої влади, якщо потрібно;5. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОЇ, АДМІНІСТРАТИВНОЇ ТА ФІНАНСОВОЇ ПІДТРИМКИ ДЛЯ БАЗИ. Завдяки підтримці групи матеріально-технічного забезпечення у вазі він/вона забезпечує задоволення потреб підрозділу (підтримка, програмування) і щомісяця передає ці потреби менеджеру з адміністрування та фінансів, переконуючись, що всі донорські та внутрішні процедури дотримуються, а зобов’язання відповідають наявним бюджетам. Він/вона гарантує, що офіс обладнано мінімальною інфраструктурою (офіси та житло, магазини, аптека та приміщення для сну), необхідною для виконання роботи та розміщення бригад, в оптимальних умовах безпеки. Він відповідає за оптимізацію витрат; і використовує для цього відстеження бюджету; він/вона забезпечує адекватні фінансові ресурси для роботи бази. Щодо моніторингу бюджету, він/вона бере участь у груповому аналізі (разом з технічним, адміністративним та матеріально-технічним управлінням) і відповідає за виявлення відхилень і пропозиції коригувань до свого/її безпосередньому керівнику та адміністративному та фінансовому координатору. Він/вона гарантує, що облікові процеси дотримуються відділом адміністративної команди у підрозділі та повідомляються адміністративному та фінансовому менеджеру відповідно до погодженого календаря. Разом із адміністративним та фінансовим менеджером , він/вона забезпечує наявність системи внутрішнього нагляду у підрозділі. Він/вона забезпечує дотримання процедур для взяття зобов’язань щодо витрат і бере участь у процесі затвердження замовлень на закупівлю. Необхідні знання та навички: ОБОВ’ЯЗКОВО Гуманітарні цінності / Гуманітарний Переговори БАЖАНО: Вища освіта у відповідній галузі (Політологія, Адмінменеджмент, але не тільки) ОБОВ'ЯЗКОВИЙ ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД - Мін. 2 роки роботи в секторі НУО БАЖАНО - Досвід роботи з PUI, Досвід роботи з міжнародними організаціями, Досвід логістики, Досвід управління проектами НЕОБХІДНІ ЗНАННЯ ТА НАВИЧКИ -Дуже хороші навички письма, Відмінні комунікативні навички БАЖАНО -Здатність та інтерес вивчати нове та адаптувати МОВИ НЕОБХІДНО -Українська, Дуже добре Англійська БАЖАНО - ПОТРІБНО Російське ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ - Офісний пакет БАЖАНО - Excel / Word*********Обов'язкові Особисті характеристики********* (вписування в команду, відповідність роботі та призначенню) - Вміння працювати самостійно, взяти ініціатива та відповідальність у проактивному підході- Самовмотивований, гнучкий та адаптований до потреб команди та організації- Сильна відданість гуманітарним принципам-Стійкість до стресу-Дипломатичність та відкритість- Хороші аналітичні здібностіs- Організація та здатність керувати пріоритетами та різноманітним робочим навантаженням- Здатність гарантувати ефективні та своєчасні результати- Вирішення проблем і лідерські навички- Здатність працювати та керувати професійно та зріло- Здатність інтегруватися в місцеве середовище, враховуючи його політичні, економічні та історичні характеристики УМОВИЧас початку: ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ: Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме та супровідний лист англійською мовою, включаючи принаймні 2 контактні дані. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які ввійшли до короткого списку. PUI залишає за собою право закрити вакансію до останнього дня подання заявки.- менеджер з персоналу