Керівник адміністративно-фінансового відділу/заступник регіонального директора в Help – Hilfe zur Selbsthilfe Ukraine

Довідка — Hilfe zur Selbsthilfe: Ми є некомерційною незалежною організацією, яка була заснована під час війни в Афганістані в 1981 році і наразі діє в 26 країнах світу. Help надає швидку допомогу в разі катастроф, стійку реконструкцію та довгострокову допомогу в розвитку для людей, які цього потребують, особливо в Африці, Азії та Європі. Наразі допомога надає екстрену допомогу постраждалим в Україні та українським біженцям у Молдові. Разом зі своїми сильними місцевими партнерськими організаціями, itis активний у шістнадцяти областях, надаючи гуманітарну допомогу через заходи WASH, медичну/психологічну підтримку, житлову підтримку, операції з надання допомоги взимку та ветеринарну підтримку. Короткі факти: Місце служби: Представництво в Києві, Україна, з візитами на підтримку на місцях Звітування до: регіонального директора (CD) Україна Заступник регіонального директора під час відсутності, наприклад у відпустці, подорожі, хворобі тощо. Робочий час: 40 годин на тижденьТривалість: 1 рік із можливістю продовження. Загальна мета роботи. Посада є частиною команди вищого керівництва та забезпечує тісну підтримку та управління фінансами відповідно до політики та стратегії HELP в Україні. Посада несе загальну відповідальність за всі фінансові, адміністративні та закупівельні процеси, невідповідність політикам і процедурам HELP, дотримання вказівок і правил донорів, надання підтримки в управлінні грантами, а також внутрішню та зовнішню звітність щодо таких аспектів. Голова Адміністративно-фінансового відділу контролює національні співробітників свого відділу та тісно співпрацює з різними програмними командами з усіх питань, пов’язаних із закупівлями, фінансами та бюджетуванням, забезпечуючи при цьому точний фінансовий контроль. Основні обов’язки Фінансове управління грошовий потік і регулярне стеження за плануванням бюджету та видатками. Наглядати та забезпечувати підтримку систем бухгалтерського обліку для надання інформації, необхідної для планування, моніторингу та звітності для програмних операцій, для захисту активів, виконання зобов’язань і юридичних обов’язків. Переконайтеся, що політики та процедури Help , фінансові положення та механізми бухгалтерського обліку та контролю за витратами WINPACCS розуміють і повністю дотримуються. Контролювати своєчасну підготовку всіх обов’язкових місячних/квартальних і річних звітів, включаючи місячні фінансові та управлінські звіти для CD і HQ. Співпраця з CD і HQ PA, провідною для забезпечення фінансової, кадрової та адміністративної цілісності програми. Переконайтеся, що системи фінансування та адміністрування (відповідно до стандартних вказівок HELP) налаштовані та функціонують на рівні програми. Спілкуйтеся з різними відділами (програми, матеріально-технічне забезпечення, офіси на місцях.) та офісами, які також контролюють це кожен подає щомісячні прогнози бюджету. Базуючись на наявних у країні готівкових коштах і запланованих видатках, а також після консультацій із CD, своєчасно надсилайте схвалені щомісячні запити на фінансування до штаб-квартири. За підтримки менеджерів із фінансів/закупівель та офіцерів готуйте щомісячні/квартальні паперові та електронні (через WINPACCS) звіти витрати в порівнянні з бюджетом(ами) проекту та своєчасно надсилайте їх разом із копіями всіх паперових квитанцій та іншими документами, пов’язаними з витратами, до штаб-квартири. Готуйте різноманітні місячні відомості про заробітну плату, перевірені на компакт-диску, і надсилайте електронні, а також паперові версії до штаб-квартири. Допомагайте та забезпечуйте поточні інструктажі щодо персонал щодо фінансових процедур і переконайтеся, що команда країни навчена та дотримується фінансових та адміністративних інструкцій. Контролюйте всі платежі в країні партнерам, постачальникам і колегам, а також відшкодування затверджених витрат. Ведіть усі банківські рахунки HELP у країні та створюйте нові рахунки відповідно до для програми потрібна співпраця з CD. Забезпечте отримання розбірливих щомісячних банківських виписок і надання їх разом із щомісячною/квартальною фінансовою документацією для аудиту. Контроль виконання плану закупівель, узгодженого з поточними та запланованими проектами. Контроль фінансового відділу та відділу закупівель. Забезпечте узгодження та дотримання операцій з місцевими законами і законодавча влада, залучаючи професіоналів-юристів. Адміністрація Перевірте за допомогою CD, щоб стандартні адміністративні процедури та політика допомоги дотримувались і використовувалися для звичайних адміністративних питань, включаючи надання юридичних документів на вимогу відповідних офіційних органів. Дотримуйтесь усіх договорів оренди, включно з офісом (офісами) HELP, транспортними засобами тощо. щоб забезпечувати своєчасне поновлення таких угод, коли це необхідно. Разом із CD спільно дотримуватись законодавчих вимог HELP щодо реєстрації та діяльності в країні. Надавати пряму кадрову/фінансову/адміністративну підтримку під час польових місій у регіонах, які розглядаються з прогалинами. Подорожувати в рамках програми для контролю за дотриманням політики та процедур, перегляду завдання, пов’язані з оперативною підтримкою, і тісно співпрацювати з персоналом на місцях для покращення операційного аспекту програми. AssistCD для забезпечення юридичної відповідності всім місцевим державним податковим і трудовим нормам щодо трудових контрактів. Організаційні процеси та комунікація. виконання проекту. Проводьте регулярні зустрічі команди, а також зустрічі з оперативної підтримки для ясності та планування. Проводьте короткі адміністративні/фінансові тренінги для команд на місцях. Надайте інформацію для зовнішніх звітів та/або пропозицій донорів, а також для створення життєздатних нових пропозицій і бюджетів для майбутніх грантів. Представляйте HELP у державі/ Зустрічі на національному рівні з ключовими зацікавленими сторонами. Необхідна кваліфікація та досвід. Університетський ступінь у сфері фінансів або менеджменту. Громадянин України або власник посвідки на проживання в Україні. Принаймні 7 років досвіду роботи на аналогічному рівні/посаді, зосереджені на фінансовому управлінні в МНУО/Агентстві ООН або у відповідній приватній організації, такій як банк чи філія міжнародного підприємства в Україні. Знання вимог до звітності донорів, таких як Міністерство закордонних справ Німеччини, ECHO, агентства ООН та інші інституційні донори. Сильні лідерські, концептуальні та аналітичні здібності поєднуються з продемонстрованими організаційними, управлінськими та наглядовими навичками. Командно-орієнтована, гнучка та відмінні комунікативні навички. Розвинені комп’ютерні навички , особливо Excel і бухгалтерські програми (бажано WINPACCS/ або SAGE)Навички навчання, тренування та наставництва.Здатність працювати в нестабільному, швидко мінливому та небезпечному середовищі в умовах триваючого конфлікту.Досвід і знання українського контексту, отримані в приватному секторі, будуть перевагою.Мовні навички: українська та англійська.