Офіцер відділу грантів і фінансів в Plan International

Мета ролі та передісторія

Конфлікт в Україні призводить до великої гуманітарної кризи: понад 4 мільйони людей втекли до сусідніх країн, а мільйони переміщено всередині України. Plan International реагує на кризу та працює в партнерстві з організаціями громадянського суспільства в Україні, Польщі, Румунії та Молдові, щоб задовольнити ключові потреби тих, хто постраждав від кризи, а також приймаючих громад.

Plan International працює в Україні з липня 2022 року та встановив партнерські відносини з організаціями громадянського суспільства, гарантуючи, що національні учасники оснащені технічною підтримкою, найкращими практиками та гнучкими ресурсами, з основним тематичним фокусом на захисті дітей, освіті та Психічне здоров’я та психосоціальна підтримка.

Розміри ролі

Особа, яка займає посаду, відповідає за гранти та фінансове управління для реалізації проектів, що фінансуються донорами, включаючи фінансове управління партнерами та розбудову потенціалу. Крім того, посадова особа несе відповідальність за перевірку та забезпечення вимог донорів/ІПІ та законодавства України в усіх фінансових операціях. Управління фінансовими доходами та бюджетом країни, звітування та аналіз грантів, візити на місця та розбудова потенціалу партнерів, а також аудит грантів відповідно до вимог донорів. Посада також надає технічну підтримку та консультації щодо ефективного управління грантами відповідно до суворих вимог донорів.

Звітність

• Надання фінансової підтримки програмній та технічній групі разом з різними неурядовими організаціями-партнерами PIU. 
• Оновлення та підтримка всіх аспектів управління грантами проекту в SAP, основний бюджет, доходи, налаштування грантів тощо. 
• Підготовка щомісячного фінансового звіту призначеного проекту у валютах донорів і країни 
• Консолідація щомісячних списків узгодження грантів
• Підтримка програмних і фінансових координаторів під час щомісячного моніторингу бюджету та витрат для проекти, що фінансуються грантами країни. Синтезуйте проблеми на рівні керівництва.
• Переконайтеся, що дані проекту правильно включені в SAP і SAP BI 
• Моніторинг і координація фінансової звітності грантів партнерів про проект, що фінансується за рахунок грантів. Підготувати розширений ліквідаційний звіт для партнерів. 
• Перевірте та заархівуйте супровідну документацію фінансового звіту. 
• Розробка консолідованих фінансових звітів із забезпеченням якості перед подачею їх зовнішнім сторонам. 
• Забезпечити повну відповідність вимогам донорів для проектів грантів.
• Підтримувати управління бюджетом грантів для забезпечення точності та повноти, активно відстежуючи витрати та показники недовитрачення. 
• Підтримуйте персонал Програми в будь-яких переглядах, модифікаціях грантів і контрактів і чітко повідомляйте про ці проблеми відповідним колегам.
• Забезпечуйте своєчасне перерахування доходу від грантів згідно з угодами.
• Підтримуйте початкові, середньострокові та завершені процеси грантів відповідно до вимог Plan International і донорів. 
• Координація та сприяння аудиту проекту, що фінансується за рахунок гранту, відповідно до договірної угоди.
• Підтримкаng хорошого зв’язку між командами та забезпечення ефективних внутрішніх і зовнішніх каналів зв’язку, пов’язаних із грантами, встановлено та дотримано.
• Здійснюйте розвиток спроможності в управлінні грантами та фінансовими витратами, включно з правилами та процедурами дотримання фінансових вимог.
• Підтримуйте розробку та підтримку комплексної системи управління інформацією та файлів, яка гарантує, що всі фінансові документи донорів належним чином подаються в актуальний спосіб. 
• Співпрацюйте з керівником проекту, програмним і фінансовим менеджером, щоб забезпечити своєчасне надання високоякісних звітів, які відповідають вимогам донорів і Plan International.
• Спільно з фінансовою командою допомагайте технічним керівникам програми та партнерам проекту розуміти вимоги до фінансової звітності.  
• Проводити тренінги з розвитку потенціалу для персоналу партнерів, особливо фінансового менеджменту 

Ключові зв’язки

Менеджер з фінансів країни, відповідальний спеціаліст, команда облікових записів, команда грантів і фінансів і команда програми в Україні, відповідні колеги з національного офісу, команди фінансів і грантів Global Hub і команда Ukraine Response Hub. Ззовні ключові відносини пов’язані з іншими агентствами (партнерами-виконавцями) та іншими суб’єктами, які реагують на надзвичайні ситуації.

Технічний досвід, навички та знання

Основні знання

• Відповідний досвід і вища освіта – від 2 до 5 років – протягом сфера фінансів:  Моніторинг проекту, звітність; грантове фінансування; фінансове планування та аналіз тощо.
• Знання відповідного українського законодавства 
• Знання внутрішнього контролю, аудиту та/або фінансового менеджменту.
• Сильний досвід фінансових систем. Вільне володіння складними фінансовими системами, включаючи мультивалютні облікові пакети / ERP.
• Знання та досвід використання SAP 
• Володіння MS Excel
• Досвід роботи з проектами, що фінансуються міжнародними донорами 
• Знання вимог основних екстрених донорів і досвід у складанні бюджету та звітності перед донорами. 
• Досконале розуміння гуманітарного сектору та способів роботи.
• Досвід роботи в міжнародній організації або НУО на рівні польового та/або регіонального офісу.

Основні навички

• Сильні навички письмового та усного міжособистісного спілкування та вміння спілкуватися зі співробітниками з різним рівнем фінансового розуміння.
• Гарне робоче знання письмової мови. і розмовна англійська та українська.
• Зосередженість на рішенні; вміти ефективно координувати та планувати роботу, щоб дотримуватись термінів та ефективно розставляти пріоритети; виконувати вчасно та в масштабі з неоднозначністю.
• Здатний добре працювати під тиском; процвітає в динамічному мінливому середовищі: адаптивний і проактивний.
• Здатний будувати мережі та партнерства за складних умов для підвищення продуктивності.
• Цінує роботу в команді та готовий брати на себе більше обов’язків і підтримувати членів команди. 
• Володіння MS Excel
• Чутливість до широкого діапазону культур і контекстів
• Робота є точною, ретельною, методичною, добре організованою та самостійною.

Основна поведінка

• Відданість стратегії та цінностям Plan International 
• Командний гравець, цінує міжкультурність та різноманітність 
• Хороші навички побудови стосунків.
• Чітко спілкується та ефективно.
• Здатний спокійно працювати в надзвичайному тиску, нестабільному та небезпечному середовищі та в непередбачувані (тривалі) години під час реагування на надзвичайні ситуації 
• Є наполегливим і гарантує вирішення проблем.
• Демонструє чесність і прозорість у притягненні себе та інших до відповідальності для досягнення узгоджених цілей і стандартів поведінки Плану

План Цінності International на практиці

Ми відкриті та підзвітні

Ми створюємо атмосферу довіри всередині та за межами організації, будучи відкритими, чесними та прозорими. Ми зобов’язуємо себе та інших відповідати за рішення, які приймаємо, і за наш вплив на інших, роблячи те, що ми обіцяємо робити.

Ми прагнемо довготривалого впливу

Ми прагнемо досягти значного та тривалого впливу на життя дітей і молодих людей, а також забезпечити рівність для дівчат. Ми кидаємо собі виклик бути сміливими, сміливими, чуйними, цілеспрямованими та інноваційними.

Ми добре працюємо разом

Ми досягаємо успіху, ефективно співпрацюючи з іншими, як всередині, так і за межами організації, включаючи наших спонсорів і донорів. Ми активно підтримуємо наших колег, допомагаючи їм досягати поставлених цілей. Ми об’єднуємося, щоб створювати та впроваджувати рішення в наших командах у Plan International, з дітьми, дівчатами, молоддю, спільнотами та нашими партнерами.

Ми інклюзивні та розширюємо можливості

Ми поважаємо всіх людей, цінуємо відмінності та боремося з нерівністю в наших програмах і на робочому місці. Ми підтримуємо дітей, дівчат та молодь, щоб підвищити їхню впевненість і змінити своє життя. Ми надаємо нашим співробітникам можливість давати найкращі результати та розвивати свій потенціал.