Спеціаліст з грантів та фінансів (BMZ) в Plan International

Мета ролі та передісторія

Конфлікт в Україні призводить до великої гуманітарної кризи: понад 4 мільйони людей втекли до сусідніх країн, а мільйони переміщено всередині України. Plan International реагує на кризу та працює в партнерстві з організаціями громадянського суспільства в Польщі, Румунії та Молдові, щоб задовольнити ключові потреби тих, хто постраждав від кризи, а також приймаючих громад.

Plan International працює в Україні з липня 2022 року та встановив партнерські відносини з організаціями громадянського суспільства, гарантуючи, що національні учасники оснащені технічною підтримкою, найкращими практиками та гнучкими ресурсами, з основним тематичним фокусом на захисті, освіті та психічному розвитку дітей. Здоров’я та психосоціальна підтримка.

Розміри ролі

Посада підпорядковується фінансовому менеджеру в Україні та відповідає за управління грантами, включаючи; Управління доходами та бюджетом, звітування та аналіз грантів, візити на місця та підвищення потенціалу партнерів, а також аудит грантів відповідно до вимог донорів. Посада також надає технічну підтримку та консультації щодо ефективного управління грантами відповідно до суворих вимог донорів.

Проект фінансується Федеральним міністерством економічного співробітництва та розвитку (BMZ).

Підзвітність

• Надає наскрізну технічну підтримку та консультації щодо ефективного управління грантами на рівні країни.
• Підтримує програмні та фінансові координатори під час щомісячного моніторингу бюджету порівняно з витратами на проекти, що фінансуються грантами країни. Синтезуйте проблеми на рівні керівництва.
• Консолідуйте та надсилайте фінансовому менеджеру в Україні списки звірки щомісячних грантів.
• Переконайтесь, що дані проекту правильно включено в SAP і Power BI та пов’язані з головним бюджетом України.
• Моніторинг і координація фінансової звітності партнерських грантів проекту, фінансованого грантами.
• Збирайте, перевіряйте та архівуйте фінансовий звіт. підтверджуюча документація.
• Розробляйте консолідовані фінансові звіти, забезпечуючи якість перед поданням фінансовому менеджеру в Україні, а потім до Plan International Germany.
• Забезпечуйте відповідність вимогам донорів щодо гранту.
• Підтримуйте управління бюджетом гранту для забезпечення точності та повноти, активно відстежуючи витрати та показники недовитрачення.
• Підтримуйте персонал Програми в будь-якому перегляді, модифікації та чіткому гранті та контрактах повідомте про ці проблеми відповідним колегам.
• Консолідуйте запити на грошові кошти раз на два місяці на основі потреб програми та команд підтримки
• Забезпечте своєчасне перерахування доходу від грантів згідно з угодами.
• Повідомте LRI NO та своєчасно оновлюйте таблиці доходів SAP
• Підтримуйте початкові, середньострокові та завершені процеси грантів відповідно до Plan International та Donor вимоги.
• Координація та сприяння аудиту проекту, що фінансується за рахунок гранту, відповідно до договірної угоди.
• Допомога керівникам партнерства у проведенні грантових і фінансових навчальних програм для партнерів.
• Підтримка хороших комунікацій між командами, створення хорошої командидинаміку та забезпечити створення та дотримання ефективних каналів внутрішнього та зовнішнього зв’язку, пов’язаних із грантами.
• Здійснювати розбудову спроможності в управлінні грантами та фінансовими витратами, включно з правилами та процедурами дотримання фінансових вимог.
• Підтримувати розробку та підтримку комплексної системи управління інформацією та файлами, яка гарантує, що всі фінансові документи донорів належним чином оновлюються.
• Працюйте разом із керівником проекту, програмами та фінансовим директорам, щоб забезпечити своєчасне надання високоякісних звітів, які відповідають вимогам донорів і Plan International.
• Спільно з фінансовою групою допомагайте технічним керівникам програми та партнерам проекту розуміти вимоги до фінансової звітності.

Ключові стосунки

Менеджер з фінансів, відповідальний спеціаліст, команда програми в Україні, відповідні колеги в Plan Germany, командах Global Hub Finance and Grants і Ukraine Response Hub команда. Ззовні ключові стосунки полягають у зв’язках з іншими агенціями (партнерами-виконавцями) та іншими суб’єктами, які реагують на надзвичайні ситуації.

Технічний досвід, навички та знання

Основні знання

• Відповідний досвід і вища освіта — від 0 до 5 років — у сфері фінансів: бухгалтерський облік; звітність; грантове фінансування; фінансове планування та аналіз тощо.
• Кваліфікований або частково кваліфікований бухгалтер.
• Знання відповідного законодавства України
• Знання внутрішнього контролю, аудиту та/або фінансового менеджменту.
• Сильний досвід фінансових систем. Вільне володіння складними фінансовими системами, включаючи мультивалютні пакети бухгалтерського обліку / ERP.
• Знання та досвід використання SAP і Microsoft D365
• Володіння MS Excel
• Досвід роботи з проектами, що фінансуються міжнародними донорами (досвід роботи з німецькими інституційними донорами GFFO або BMZ буде перевагою)
• Знання вимог основних донорів у надзвичайних ситуаціях і досвід бюджетування та звітування перед донорами.
• Достовірне розуміння гуманітарного сектору та способів роботи.
• Досвід роботи в міжнародній організації або НУО на рівні польового та/або регіонального офісу.

Основні навички

• Досконалі навички письмового та усного міжособистісного спілкування та вміння спілкуватися з працівниками з різними рівнями фінансового розуміння.
• Добре. робоче володіння письмовою та розмовною англійською та українською мовами.
• Орієнтованість на рішення; вміти ефективно координувати та планувати роботу, щоб дотримуватись термінів та ефективно розставляти пріоритети; виконувати вчасно та в масштабі з неоднозначністю.
• Сильні численні навички;
• Здатність добре працювати під тиском; процвітає в динамічному мінливому середовищі: адаптивний і проактивний.
• Здатний будувати мережі та партнерства за складних умов для підвищення продуктивності.
• Цінує роботу в команді та готовий брати на себе більше обов’язків і підтримувати членів команди;
• Досвід управління персоналом, нагляду або розвитку потенціалу.
• Чутливість до широкого спектру культур і контексти
• Виняткова вулуправлінські навички учасників, у тому числі достатній політичний авторитет для роботи на всіх рівнях фінансових команд Global Hub;
• Робота точна, ретельна, методична та добре організована;

Основна поведінка

• Відданість стратегії та цінностям Plan International
• Командний гравець, цінує міжкультурність та різноманітність
• Хороші навички побудови стосунків;
• Чітко та ефективно спілкується;
• Здатний спокійно працювати в надзвичайному тиску, нестабільному та небезпечному середовищі та в непередбачувані (тривалі) години під час реагування на надзвичайні ситуації
• Є наполегливим і гарантує вирішення проблем.
• Демонструє чесність і прозорість у притягненні себе та інших до відповідальності для досягнення узгоджених цілей та Стандарти поведінки Plan

Практичні цінності Plan International

Ми відкриті та підзвітні

Ми створюємо атмосферу довіри всередині та за межами організації, будучи відкритими, чесними та прозорими. Ми зобов’язуємо себе та інших відповідати за рішення, які приймаємо, і за наш вплив на інших, роблячи те, що ми обіцяємо робити.

Ми прагнемо довготривалого впливу

Ми прагнемо досягти значного та тривалого впливу на життя дітей і молодих людей, а також забезпечити рівність для дівчат. Ми ставимо перед собою виклик бути сміливими, сміливими, чуйними, зосередженими та інноваційними.

Ми добре працюємо разом

Ми досягаємо успіху, ефективно співпрацюючи з іншими, як всередині, так і за межами організації, включаючи наших спонсорів і донорів. Ми активно підтримуємо наших колег, допомагаючи їм досягати поставлених цілей. Ми об’єднуємося, щоб створювати та впроваджувати рішення в наших командах, у Plan International, з дітьми, дівчатами, молоддю, спільнотами та нашими партнерами.

Ми інклюзивні та розширюємо можливості

Ми поважаємо всіх людей, цінуємо відмінності та боремося з нерівністю в наших програмах і на робочому місці. Ми підтримуємо дітей, дівчат і молодих людей, щоб підвищити їхню впевненість і змінити своє життя. Ми надаємо нашим співробітникам можливість давати найкращі результати та розвивати свій потенціал.