Помічник з питань фінансів, договорів та закупівель в Luxembourg Development Cooperation Agency (LuxDev)

Довідкова інформація

У квітні 2024 року Уряд Люксембургу, діючи через Люксембурзьке агентство розвитку співробітництва (LuxDev), запустив п’ятирічний багатокомпонентний проект на підтримку Криворізького району («район») в Україні. Загальна мета (вплив) проекту полягає в підтримці відновлення Криворізького району, що принесе користь населенню в цілому та ключовим групам ризику.

Враховуючи те, що проектна діяльність, за прогнозами, буде розвиватися, необхідно розширити команду підтримки. Наразі вважається доцільним найняти одну особу в якості помічника експерта з фінансів, контрактів і закупівель (FCPE), щоб забезпечити постійну ефективність і дотримання процедур.

Цілі призначення

Асистент з фінансів, контрактів і закупівель (FCPA) підтримуватиме експерта з фінансів, контрактів і закупівель (FCPE) і ширша команда LuxDev у закупівлях та фінансовому менеджменті проекту UKR/002. Основним завданням цієї ролі є допомога в нагляді та виконанні процесів закупівель, забезпечення суворого дотримання адміністративних, договірних і бухгалтерських стандартів відповідно до Посібника з польових операцій (FOM) і Посібника з якості LuxDev. Ця роль має важливе значення для підтримки імпульсу активізації проектної діяльності, одночасно гарантуючи, що всі транзакції відповідають інституційним вимогам.

Опис завдань

FCPA відповідає за підтримку управління закупівлями, фінансовими та бухгалтерськими аспектами програми, з великим наголосом на ринкових придбаннях і документації. Завдання включають, але не обмежуються цим:

Закупівлі та ринкові придбання (основний фокус): 

• Допомога FCPE у забезпеченні відповідності всіх процесів закупівель і закупівель процедурам ACQ & FOM в Україні.
• Допомога в підготовці тендерної документації та контрактної документації на постачання, роботи та послуги.
• Кодувати дані про закупівлі точно в ІТ-платформи LuxDev.
• Підтримка запуску та моніторингу закликів до вираження зацікавленості та тендерів.
• Надання адміністративної підтримки комітетам з відкриття та оцінки, включаючи складання звітів комітетів і забезпечення дотримання процедур.
• Допомога в адміністративному моніторингу контрактів: відстеження підписів, моніторинг договірних зобов’язань та забезпечення дотримання звітності.
• Підтримка розробки та регулярного оновлення планів закупівель (онлайн-трекер).

Фінансова та договірна підтримка: 

• Підтримка FCPE у підготовці фінансових даних і забезпеченні узгодженості бюджету під час щорічного оновлення бюджету.
• Допомога в підготовці платіжних запитів і перевірці підтримки документація.
• Допомагати контролювати витрати на відрядження та добові відповідно до застосовних процедур.
• Допомагати у веденні впорядкованої локальної бухгалтерії та подавати всі необхідні фінансові документи для перевірок.

Адміністративне керування та керування даними: 

• Виконувати форматування та редагування певних документівзвіти та звіти відповідно до шаблонів LuxDev.
• Сприяти зберіганню та архівації всіх закупівельних, контрактних і фінансових документів відповідно до процедур LuxDev.
• Підтримувати переклад коротких документів, пов’язаних із проектом, за потреби.

Керування даними: 

FCPA відповідає за подання та архівування закупівель, договірні, фінансові та бухгалтерські документи відповідно до процедур ACQ і FOM і LuxDev.

Зв'язок і звітність: 

FCPA має спілкуватися та звітувати перед FCPE у тісній співпраці з координатором GME як прямим ієрархічним начальником.

Знання:

• бухгалтерський облік, фінанси та оподаткування;
• адміністративне управління та управління даними та контроль;
• закупівлі та укладання контрактів;
• підготовка, моніторинг та виконання бюджету;
• знання операцій проекту співпраці, включаючи повне розуміння правил, процедур та інструментів для виконання проекту/програми;
• хороше знання правових норм (трудового права), податкових та бухгалтерських стандартів, що застосовуються до співпраці проекти;
• чудове знання української мови
• Знання англійської мови на рівні вище середнього

Комунікації:

Постійний внутрішній та зовнішній зв’язок із координатором GME та експертами сектору, регулярні координаційні зустрічі під керівництвом FCPE для забезпечення потоку інформації та загального належного функціонування програми, а також часті взаємодії з постачальниками послуг.

Підтримка. Документи (цей перелік не є вичерпним):

Керівництво з польових операцій (FOM), Керівництво з якості LuxDev (ACQ), угоди про фінансування, проектні документи, звіти про моніторинг та оцінку, річні операційні плани, звіти про діяльність тощо.

Управління та звітність

Щоденно FCPA звітує перед координатором GME як прямим ієрархічний начальник. У практичному та оперативному плані FCPA працюватиме в тісній координації з FCPE та під його прямим технічним наглядом.

Опис і тривалість місії

Робота проводитиметься в основному в Україні з періодичними поїздками до Криворізького району для перевірки каси, зустрічей з колегами, партнерами та постачальниками, що знаходяться там, або інших зустрічей і подій.

Робота буде проходити за графіками, які щоквартально погоджуються з керівництвом проекту. Протягом проекту UKR/002, тобто до березня 2029 року, робота працюватиме на повний робочий день.

Примітка: ця посада призначена для національного експерта та не передбачає пакетів експатріації чи переїзду. 

Профіль експерта

Очікується, що експерт для цього завдання матиме такий профіль:

Офіційна кваліфікація

Вища освіта: Бажано отримати ступінь бакалавра або вище (бажано) у відповідній галузі, пов’язаній із закупівлями чи фінансами. Однак це не буде вимогою, якщо кандидат має надзвичайно високий рівень демонстрованого практичного досвіду та знань.

Professiособистий досвід

Запитується:

• управління адміністративними даними та контроль;
• закупівлі і укладання контрактів;
• підготовка, моніторинг і виконання бюджету, фінансова звітність, управління грошовими потоками;

Переваги:

• попередній досвід роботи в міжнародній організації, особливо в неурядовій або двосторонній організації або багатостороння агенція.
• попередній досвід роботи з міжнародними донорами та міжнародними фінансовими установами.

Технічні навички

Потрібні:

• володіння мовою: українська на рівні C2 (вільно); та англійська на рівні принаймні B2 (Upper-Intermediate);
• повне розуміння правил, процедур та інструментів для виконання проекту/програми, особливо в контексті розвитку;
• хороше знання українських правових норм (трудового законодавства), податкових та бухгалтерських стандартів, що застосовуються до проектів співпраці;
• аналітичні та навички тлумачення індикаторів та інформаційні панелі;
• володіння стандартними офісними інструментами та спеціалізованим програмним забезпеченням для бухгалтерського обліку.

Поведінкові та міжособистісні Компетенції

• створення мережі в рамках професійної внутрішньої чи зовнішньої мережі;
• автономність, просунуті навички письма та спілкування;
• здатність працювати під тиском;
• пристосовуваність та проактивність;
• вміння слухати, організаторське чуття, пунктуальність, дотримання правил і протоколів.