Фахівець з фінансів / Finance Officer в People in Need

Місце роботи: Київ

Дата початку: Листопад - Грудень 2025

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Опис загальних обов'язків

Внутрішні відносини: 

• Працює в бухгалтерській програмі MS NAVISION (далі – NAVI) та програмі з погодження та архівації MS ELO (далі – ELO) у ролі Finance Officer – mission economy 

• Розподіляє витрати місії (зарплати національних співробітників та операційні витрати місії) між діючими проектами відповідно до інструкцій лінійного менеджера та HoFAD – у таблицях Excel по проекту FALCO (таблиця 1) для експорту даних в NAVI – щомісячно, дотримуючись встановлених лінійним менеджером строків;    

• Здійснює підбір кодування ліній для таблиць з алокації витрат; 

• Перевіряє повноту та коректність відображення даних в NAVI – вибірково після експорту даних, за запитом FC/HoFAD перед звітуваннями донору, закриттям фінансового року, тощо; 

• Готує таблиці розподілу прогнозованих  витрат місії в форматі Excel по проекту FALCO (таблиця 2) для даних в NAVI – на певний період зі щомісячною ревізією даних, які корелюють з даними таблиць BvA (бюджет у порівнянні з витратами) у полях для прогнозування (таблиця 3). Слідкує за своєчасним оновленням даних в таблицях BvA – щоразу при створенні/оновленні BvA таблиці співробітниками відділу;  

• На запит співробітників відділу, створює нові таблиці BvA для нових проектів; 

• Бере участь в створенні карток імплементації, в Excel для екcпорту в NAVI, на новий календарний рік та/або для нових проектів; 

• В ELO, у ролі FO - RDD - UKR000, узгоджує документи у статусі Check and approve invoice (авансові та фінальні інвойси, накладні), Check and approve Purchase Order (закупівельні ордери), CDI (відомості на виплату бенефіціарам); 

• Допомагає лінійному менеджеру та HoFAD у процесі підготовки документів для аудитів, донорських перевірок, відповідей на інші запити, аналітики під час підготовки піврічного аналізу економіки місії, тощо 

• Створює презентації та матеріали для публікації у каналах Відділу фінансів за завданнями лінійного менеджера та HoFAD 

• Виконує будь-які інші завдання відділу, згідно розпоряджень лінійного менеджера та HoFAD. 

Зовнішні відносини: 

• З метою моніторингу витрат за діючими проектами та прогнозування витрат на певний період, співпрацює з регіональними директорами, менеджерами, іншими утримувачами бюджетів  та отримує інформацію, потрібну для прогнозування витрат та іншу інформацію потрібну для аналітики та розподілу витрат між проектами. 

Характерні обов'язки та відповідальність  

• Дотримується правил фінансової безпеки, особливо правил конфіденційності; 
• Забезпечує нерозголошення конфіденційної інформації організації та персональних даних співробітників або третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків; 
• Надає допомогу співробітникам фінансового та HR відділу з приводу незначних питань, згідно з розпорядженням лінійного керівника та HoFAD;  
• Відповідає за коректність та повноту наданої інформації; 
• Забезпечує вчасне та ефективне виконання доручених завдань, завчасно обговорює терміни виконання завдань при неможливості їх своєчасного виконання ; 
• Невідкладно надає  необхідну інформації безпосередньому керівнику; 

• Забезпечує вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику. 

• Працівник несе відповідальність за якість виконання своїх обов'язків відповідно до посадової інструкції, трудового договору та чинного законодавства України, включаючи Кодекс законів про працю України (КЗпП). 

• Працівник зобов’язаний негайно інформувати керівництво про обставини, які можуть вплинути на якість або строки виконання завдань. 

• Працівник зобов’язаний виконувати вимоги Політики стосовно місцевого персоналу та Правил внутрішнього трудового розпорядку, додержуватись Інструкцій з безпеки, виробничої санітарії та гігієни праці Протипожежної безпеки, та інших обов’язкових інструкцій та процедур, що стосуються його роботи.  

• Роботодавець має право давати працівнику також інші завдання в межах його повноважень та спеціалізації.  

• У випадку великої кількості різних завдань, що мають бути виконані Працівником у той самий час, Працівник повинен виконувати в першу чергу найбільш термінові та важливі завдання. Пріоритетність визначається з урахуванням термінів виконання та впливу завдань на діяльність організації. У разі потреби працівник може звернутися до безпосереднього керівника для уточнення пріоритетів або отримання додаткових вказівок щодо розподілу навантаження.

Доступ до конфіденційної інформації

• Працівник має доступ до конфіденційної інформації або інформації з обмеженим доступом у межах своїх посадових обов'язків.  
• До обов'язків працівника входить обробка, зберігання та використання інформації, що належить до категорії конфіденційної або з обмеженим доступом, лише в межах його посадових обов'язків. 
• Працівник може отримати доступ до таких видів інформації- фінансові данні, касові документи, персональні данні працівників та бенефіціарів, партнерів та третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків тощо.  
• Працівник зобов'язується забезпечувати конфіденційність інформації з обмеженим доступом та комерційної таємниці відповідно до вимог внутрішніх нормативних документів компанії та Політики про нерозголошення Конфіденційної інформації. 
• Працівник зобов'язаний утримуватися від розголошення конфіденційної інформації третім особам, за винятком випадків, коли таке розголошення прямо передбачено його посадовими обов'язками або отримано письмове погодження від керівництва. 
• У разі порушення вимог щодо збереження конфіденційності або розголошення інформації з обмеженим доступом, працівник несе дисциплінарну відповідальність відповідно до законодавства України, включаючи можливість звільнення на підставі ст. 147–149 та п. 14 ст. 40 Кодексу законів про працю України.  
• Працівник зобов'язаний ознайомитися та дотримуватись вимог щодо конфіденційності, визначених у відповідних внутрішніх документах компанії, зокрема Політики про нерозголошення Конфіденційної інформації. 
• Працівник підписує документи, що підтверджують ознайомлення з переліком інформації, що становить обмежений доступ, і зобов'язується виконувати відповідні вимоги. 

Необхідний досвід та кваліфікація:

• Вища освіта (бакалавр або вище) фінанси, бухгалтерський облік, економіки або подібна спеціальність;
• Досвід роботи від 2-3 років у фінансах, бухгалтерії, адміністративній роботі, перевага роботи в NGO;
• Рівень англійської - Intermediate;
• Здатність працювати в умовах жорстких дедлайнів;
• Базове розуміння українського законодавства;
• Навички роботи з ПК (офісний пакет Microsoft), поглиблені навички роботи з Excel;
• Командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування;
• Навички самоорганізації, відповідальність та уважність до деталей.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1151-1273 EUR (в залежності від кваліфікацій) (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпустки.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.