Finance Manager / Заступник керівника фінансового відділу в Team4ua

1. Довідкова інформація

Team4UA реалізує гуманітарні проекти та проекти раннього відновлення по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідну доставку товарів, робіт і послуг відповідно до нормативних актів донорів і внутрішньої політики закупівель. У контексті поточного реагування на надзвичайні ситуації та заходів, пов’язаних з інфраструктурою — включаючи будівництво, відновлення та технічну діяльність — Team4UA зміцнює свою операційну спроможність для забезпечення ефективних закупівель, координації логістики, дотримання правил донорів та належної документації для цілей аудиту та підзвітності.

2. Огляд посади

Під керівництвом керівника фінансового відділу менеджер з фінансів відповідає за ефективне, сумісне та стратегічне фінансове управління діяльністю та програмами організації. Ця роль поєднує в собі фінансове планування та аналіз, нагляд за дотриманням вимог донорів, управління казначейством, координацію аудиту та фінансовий моніторинг партнерства. Фінансовий менеджер підтримує прийняття обґрунтованих рішень, надаючи високоякісні фінансові дані, аналіз і системи внутрішнього контролю, які забезпечують підзвітність і стійкість.

3. Основні обов’язки

A. Відповідність і внутрішній контроль

• Забезпечення повної відповідності українському фінансовому та податковому законодавству та правилам донорів.
• Нагляд за точністю та цілісністю фінансових операцій, зареєстрованих у системі бухгалтерського обліку.
• Зміцнення та постійне вдосконалення систем внутрішнього контролю в усіх організаціях та під керуванням партнерів діяльності.
• Переконайтеся, що фінансові процедури відповідають внутрішнім правилам і умовам надання грантів.

B. Фінансове планування та звітність

• Керівництво підготовкою, переглядом і забезпеченням якості бюджетів проектів і організацій.
• Забезпечення суворого бюджетного контролю та проактивний моніторинг відхилень.
• Проведення регулярних фінансових брифінгів для відповідних менеджерів і власників бюджету.
• Забезпечення своєчасного та високоякісного фінансова звітність донорів і внутрішня звітність перед вищим керівництвом і Радою.
• Тісно співпрацювати з програмними командами з фінансових питань, включаючи аналіз відхилень, стратегії співфінансування та відповідність.
• Вносити фінансовий досвід у розробку пропозицій, включаючи бюджет для нових грантів.

C. Аудит і фінансове закриття

• Контроль за процедурами закриття на кінець місяця та звіркою балансових звітів.
• Керування підготовкою річних і конкретних проектівic фінансові звіти.
• Координувати зовнішні аудити та забезпечувати своєчасне відслідковування результатів аудиту.
• Забезпечувати готовність до донорських та обов’язкових аудитів у співпраці з командами відділу відповідності, закупівель та бухгалтерії.

D. Управління казначейством

• Моніторинг грошових потоків і нагляд за управлінням фінансовими ресурсами.
• Переконайтеся, що видатки та платежі належним чином дозволені, оброблені та задокументовані.
• Переглядайте та консолідуйте прогнози грошових коштів від власників бюджету.
• Забезпечте надійне фінансове планування для підтримки ліквідності та безперервність роботи.

E. Фінансовий нагляд партнерства

• Розробити та запровадити план фінансового моніторингу партнерства.
• Проводити фінансову оцінку та моніторинг партнерів, щоб забезпечити відповідність і підзвітність.
• Співпрацювати з програмними та партнерськими командами для впровадження планів коригувальних дій.
• Надавати фінансову підтримку для нарощування потенціалу партнери.

F. Управління персоналом і зацікавленими сторонами

• Підтримка розвитку компетенції персоналу в рамках фінансової функції.
• Сприяння міжвідомчому співробітництву з фінансових питань.
• Представляти організацію у фінансових питаннях перед донорами, владою та органами управління, якщо потрібно.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта: диплом університету з фінансів, бухгалтерського обліку, ділового адміністрування або суміжної галузі.

Досвід роботи:

• Мінімум 5 років відповідного досвіду роботи на посаді вищого фінансового менеджменту.
  Досвід управління великими бюджетами.

• Принаймні 3 роки роботи з управління персоналом досвід.

• Настільки бажано мати досвід роботи в гуманітарній сфері, сфері розвитку чи неурядових організаціях.

• Досвід роботи з міжнародними донорами (наприклад, ECHO, UNHCR, OCHA) і знайомство з їхніми фінансовими правилами.

Навички та компетенції:

• Досконале знання систем фінансового менеджменту, бюджетування та звітності.
• Навички високого рівня аналітики та стратегічного фінансового планування.
• Сильний внутрішній контроль і орієнтація на відповідність вимогам.
• Досвід координації зовнішньої діяльності аудити.
• Поглиблене володіння Microsoft Excel.
• Досвід роботиз фінансовими ІТ-системами.
• Сильні навички лідерства та управління зацікавленими сторонами.

Мови: 

Українська: вільно.
Англійська: повністю професійна необхідна кваліфікація.

5. Нагляд і звітність

Менеджер з фінансів звітує перед керівником фінансів і працює в тісній координації з керівниками програм, відділом закупівель, відповідності, бухгалтерією та вищим керівництвом, щоб забезпечити відповідне, стратегічне та стійке фінансове управління.

6. Тривалість і місце служби

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження за умови фінансування).
Місце служби: Київ або Львів, Україна

7. Бронювання:
Відповідно до українського законодавства та предмета до організаційної відповідності посада може мати право на бронювання за штатом (військову відстрочку). Бронювання обробляється відповідно до національних правил і внутрішніх процедур.

8. Різноманітність, справедливість та залучення. Ми цінуємо різноманітні досвіди та погляди та підтримуємо поважне, інклюзивне робоче середовище, де кожен може внести свій внесок і розвиватися.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не терпить дискримінації за будь-якими захищеними законом ознаками.

10. Захист і етика. Team4UA дотримується принципів PSEA і не допускає зловживань, переслідувань або неправомірної поведінки. Увесь персонал повинен дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки, внутрішньої політики, пройти обов’язкове навчання із захисту та дотримуватися стандартів гуманітарної відповідальності.

1. Передумови

Team4UA реалізує гуманітарні та відновлювальні проекти по всій Україні, забезпечуючи своєчасну, прозору та відповідні вимогам донорів закупівлю товарів, робіт і послуг. У межах поточних гуманітарних та інфраструктурних проектів (включаючи реконструкцію, будівельні та технічні роботи) організація посилює операційну спроможність у сфері закупівель та логістики для забезпечення ефективності, відповідності вимогам донорів та належної відповідності.

2. Опис посади

Під керівництвом Керівника фінансового відділу Заступник керівника фінансового відділу відповідає за ефективне, комплаєнс-орієнтоване та стратегічне управління фінансами організації. Посада поєднує фінансове планування та аналіз, контроль дотримання донорських вимог, управління казначейством, координацію аудитів і фінансовий моніторинг партнерів. Заступник керівника фінансового відділу забезпечує керівництво якісною фінансовою аналітикою для прийняття обґрунтованих управлінських рішень та підтримує стійкість організації.

3. Основні вимоги

А. Комплаєнс та внутрішній контроль

• Забезпечення повної відповідності фінансової діяльності вимогам законодавства України та донорським регламентам.

• Контроль правильності та достовірності відображення фінансових операцій у бухгалтерській системі.

• Посилення та вдосконалення систем внутрішнього контролю в межах діяльності організації та партнерських проєктів.

• Забезпечення відповідності фінансових процедур внутрішнім політикам та умовам грантових угод.

Б. Фінансове планування та звітність

• Координація розробки, перевірки та забезпечення якості бюджетів проєктів і організації в цілому.
• Забезпечення ефективного бюджетного контролю та своєчасного реагування на відхилення.
• Проведення регулярних фінансових брифінгів для менеджерів та відповідальних за бюджети.
• Забезпечення своєчасної та якісної підготовки фінансових звітів для донорів і внутрішніх звітів для керівництва та Наглядової ради.
• Співпраця з програмними командами щодо фінансового аналізу, співфінансування та вимог звітності.
• Участь у підготовці нових проєктних пропозицій, зокрема формуванні бюджетів.

В. Аудит та фінансове закриття

• Організація та контроль процедур щомісячного фінансового закриття, включаючи звірку рахунків.
• Підготовка річної та проєктної фінансової звітності.
• Координація зовнішніх аудитів та забезпечення своєчасного виконання рекомендацій аудиторів.
• Забезпечення готовності до донорських і статутних аудитів у співпраці з відповідними підрозділами.

Г. Управління грошовими потоками та фінансовими ресурсами

• Контроль грошових потоків та фінансових ресурсів організації.
• Забезпечення правильності погодження, обробки та документування платежів.
• Консолідація прогнозів руху коштів від відповідальних за бюджети.
• Підтримка фінансової стабільності та ліквідності організації.

Д. Фінансовий моніторинг партнерів

• Розробка та впровадження плану фінансового моніторингу партнерів.
• Проведення фінансових оцінок і перевірок партнерів для забезпечення відповідності та підзвітності.
• Співпраця з програмними командами щодо впровадження коригувальних заходів.
• Надання підтримки та посилення фінансової спроможності партнерів.

Е. Управління персоналом та взаємодія зі стейкхолдерами

• Сприяння розвитку компетенцій фінансової команди.
• Забезпечення міжвідділової співпраці з фінансових питань.
• Представництво організації у фінансових питаннях перед донорами, органами влади та керівними органами за необхідності.

4. Кваліфікація та досвід

Освіта: Вища освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, бізнес-адміністрування або суміжних галузях.

Досвід:

• Мінімум 5 років досвіду роботи на керівній посаді у сфері фінансового менеджменту.
• Досвід управління великими бюджетами.
• Щонайменше 3 роки досвіду управління командою.
• Досвід роботи в гуманітарному або розвитковому секторі є перевагою.
• Досвід співпраці з міжнародними донорами (ECHO, UNHCR, OCHA тощо) та знання їхніх фінансових вимог.

Навички та компетенції:

• Глибоке розуміння фінансового менеджменту, бюджетування та звітності.
• Аналітичне мислення та стратегічний підхід до фінансового планування.
• Висока увага до деталей і комплаєнс-орієнтованість.
• Досвід координації зовнішніх аудитів.
• Впевнене володіння Microsoft Excel (просунутий рівень).
• Досвід роботи з фінансовими ІТ-системами.
• Лідерські та комунікаційні навички.

Мови: 

• Вільне володіння українською мовою.
• Вільне професійне володіння англійською мовою.

5. Супервізія та звітність

Фінансовий менеджер підпорядковується Керівнику фінансового відділу та тісно співпрацює з менеджерами програм, відділом закупівель, комплаєнсом, бухгалтерією та керівництвом для забезпечення стратегічного та відповідального фінансового управління.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: 12 місяців (з можливістю продовження за наявності фінансування). Місце роботи: м. Львів або м.Київ.

7. Бронювання:
Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника. Процедура бронювання здійснюється згідно з чинними нормативними вимогами та внутрішніми процедурами організації.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.