Помічник польового забезпечення в International NGO Safety Organisation

Історія організації

Міжнародна неурядова організація з безпеки (INSO), заснована в 2011 році, є міжнародною неурядовою організацією, яка підтримує гуманітарних працівників шляхом створення платформ для координації безпеки в небезпечних умовах. INSO надає зареєстрованим НУО низку безкоштовні послуги, зокрема відстеження інцидентів у реальному часі, аналітичні звіти, дані, пов’язані з безпекою, і картографування, підтримка врегулювання кризових ситуацій, інструктаж персоналу та навчання. 

INSO надає щоденну підтримку понад 1000 НУО, які працюють у 18 найбільш небезпечних країнах світу. 

Штаб-квартира INSO знаходиться в Гаазі, Нідерланди, міжнародному місті миру та справедливості. 

INSO Україна 

INSO Україна була відкрита в 2015 році. Після повномасштабного російського вторгнення в лютому 2022 року вона швидко розширилася до повної платформи, яка обслуговує потреби неурядових організацій у конфлікті, що швидко розвивається. Наразі понад 240 національних та міжнародних НУО отримують послуги INSO українською та англійською мовами, включаючи інформацію, аналіз та поради через широкий спектр письмових матеріалів, зустрічей та брифінгів, індивідуальне оцінювання, підтримку в кризових ситуаціях та широкий спектр навчальних курсів. Наш офіс у країні знаходиться в Києві, його підтримують регіональні офіси в Дніпрі та Одесі. 

Масштаб та інтенсивність конфлікту в Україні продовжує створювати серйозні проблеми з гуманітарною безпекою, особливо навколо прифронтових територій із сильними суперечками, де гуманітарний слід розширився з 2023 року. Будучи частиною INSO Україна, ви відіграватимете ключову роль у підтримці НУО та допомагатимете безпечніше доставляти допомогу нужденним людям, водночас будучи частиною активної та зростаючої гуманітарної спільноти, яка об’єднує досвід з усього світу. 

Тепер INSO шукає досвідченого професіонала, який би приєднався до нашої команди на посаді Асистента польової підтримки в Харкові.

Опис роботи:

Ви підтримуватимете польовий офіс у сфері логістики, закупівель, кадрів, адміністрування та фінансів. Помічник із польової підтримки працює під лінійним керівництвом радника з питань безпеки, підпорядковуючись фінансовому, операційному та кадровому менеджерам у головному офісі в країні.    

Основні обов’язки:

Фінанси

• Обробка дрібних грошових операцій. Щодня звіряйте дрібну готівку та надсилайте запити на поповнення для задоволення потреб у готівці. Видавати працівникам уповноважені аванси готівкою. Встановіть належну систему обліку авансованих сум. Ефективно відстежуйте відкриті суми. Зберіть підтверджуючі документи, щоб закрити всі непогашені аванси до кінця місяця.
• Сприяти своєчасним платежам. Перед оплатою переконайтеся в повноті супровідних документів.
• Оцініть щомісячну потребу в готівці для польового офісу. Своєчасно подавати заявку на перерахування готівки до фінансового відділу. 
• Абути контактною точкою для вирішення фінансових запитів і надавати фінансову підтримку членам команди. 

Людські ресурси

• Допомога раднику з питань безпеки/спеціалісту з персоналу в управлінні людськими ресурсами персоналу польового офісу, включаючи спрощення отримання дозволів на отримання віз, карток на проживання, податкових норм, розміщення тощо) 
• Допомога в адміністративних завданнях процесу найму.
• Допомога Офіцер відділу кадрів у підготовці документів для спостерігачів на місцях.
• Ведення добових для персоналу, форм заявок на відпустку та записів прогулів.
• Вчасно обробляйте та надсилайте табелі обліку робочого часу співробітників польових офісів.
• Ведьте кадрові записи персоналу польових офісів відповідно до делегованих повноважень.
• Переконайтеся, що всі співробітники ознайомлені з місцевими нормативними актами на місцях. офіс.

Операції (логістика, закупівлі)

• Допомога у здійсненні закупівель у співпраці з операційними та програмними командами
• Переконайтеся, що процес закупівель відповідає СОП, з належною документацією, що підтверджує всі закупівлі
• Технічне обслуговування автомобіля та водіння як потрібно 
• Допомога з ідентифікацією відповідних постачальників, збір цінових пропозицій, документування процесу закупівлі та керування електронними та паперовими файлами закупівель
• Здійснення закупівель із одного джерела <500 євро та забезпечення правильного електронного заповнення всіх документів
• Відповідальність за керування та підготовку угод про рівень обслуговування для забезпечення безперебійної роботи офісу та проекту діяльність
• Координація всіх матеріально-технічних заходів для заходів, семінарів і семінарів, пов’язаних із проектом
• Допомога в управлінні та адмініструванні офісних ресурсів, включаючи офісні приміщення, активи, включаючи ноутбуки, інші пов’язані офісні системи та обладнання
• Допомога регіональному офісу в оновленні Головного реєстру активів відповідно до вимог INSO
• Переконайтеся, що всі активи позначено тегами та ведете облік руху активів
• Забезпечте фізичну перевірку виконується кожні два роки
• Виконувати обов’язки водія за потреби
• Моніторинг руху транспортного засобу через журнал транспортних засобів
• Керувати ремонтом і обслуговуванням обладнання та транспортних засобів INSO
• Підтримувати достатній запас канцелярського приладдя для офісу.

Вимоги

Знання, навички та досвід

Обов’язково

• Бажано принаймні 2 роки відповідного досвіду роботи на аналогічних посадах у неурядових організаціях
• Професійний сертифікат A
• Дійсне водійське посвідчення категорії B із принаймні 2 роками досвіду водіння
• Знання MS excel
• Висока увага до деталей
• Здатність обробляти великі обсяги дані
• Добре знання англійської мови, як письмової, так і усної
• Навички тайм-менеджменту

Nice to Have

• Стійкі знання англійської та української мов 
• Відкритість і впевненість у собі
• Прийняття та розуміння гуманітарних принципів
• Стійка етика зі здатністю керувати конфіденційною інформацією дані
• Високий ступінь автономії

Ключові персональні компетенції   

• Конф.ідентичність, чесність і почуття запобігання конфлікту інтересів
• Самомотивація, ввічливість і скромність
• Командний дух і хороше управління міжособистісними стосунками
• Знати, як планувати та організовувати свою роботу
• Бути гнучким і динамічним, знати, як пропонувати ініціативи
• Вміти працювати під тиском
• Ефективно комунікатор
• Здатність працювати в мультикультурному середовищі

Умови: контракт на 12 місяців з можливістю поновлення з 3-місячним випробувальним терміном. Очікувана дата початку роботи 16 березня 2026, загальна зарплата 52 000 грн.

Як подати заявку

Будь ласка, надішліть наступне на адресу [email protected] і вкажіть “помічника з польової підтримки, Kharkiv" у темі електронного листа до 22 лютого 2026 року. 

• Супровідний лист із зазначенням того, наскільки ви відповідаєте обов’язковим вимогам, будь-якими бажаними характеристиками, вашою мотивацією для подання заявки та тим, що ви сподіваєтеся принести в INSO.
• Оновлене резюме.

Будь ласка, не надсилайте жодної додаткової інформації. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.