Польовий координатор в Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною НУО. PUI розпочав гуманітарну інтервенцію в Україні в лютому 2015 року. Цілі місії полягають у покращенні або відновленні справедливого доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало від військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом задоволення їхніх основних потреб.Місце роботи - ДніпроПольовий координатор відповідає за належне функціонування сайту проекту та належну реалізацію програм, розроблених на цьому майданчику. ЗАВДАННЯ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬБезпека: Він/вона відповідає за безпеку сайту.Програми: Він/вона координує роботу команд, та забезпечує належне виконання програм на об’єкті під наглядом свого безпосереднього керівника. Людські ресурси: Він/вона керує всіма командами на об’єкті, а також національним та міжнародним персоналом. Логістична, адміністративна та фінансова підтримка: Він/вона здійснює нагляд за матеріально-технічними, адміністративними та фінансовими компонентами на об’єкті з метою реалізації програми та забезпечує дотримання відповідних процедур за основної підтримки з боку координатора логістики (LOGC) та координатора з адміністративних та фінансових питань (AFC) місія. Представництво: Він/вона представляє організацію перед партнерами, органами влади та різними місцевими суб’єктами, що працюють у регіоні, де розташована його/її база. Координація: Він/вона централізує та поширює інформацію з/на сайт, а також консолідує діяльність із внутрішнього та зовнішнього звітування, яка виконується в його/її сфері діяльності, перш ніж подавати їх безпосередньому керівнику. Оцінка/Стратегія: Він/вона бере участь у розробці стратегії та пропонує нові заходи відповідно до потреб, визначених у його/її сфері діяльності. КОНКРЕТНІ ЦІЛІ ТА ПОВ’ЯЗАНА ДІЯЛЬНІСТЬ1. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ БЕЗПЕКУ ВЛАСНОСТІ ТА ЛЮДЕЙ НА МІСЦІ Він/вона гарантує, що план безпеки для об’єкта є актуальним, і що всі його знають і розуміють (як іноземці, так і місцеві жителі). Він/вона забезпечує збір даних щодо безпеку в його/її сфері діяльності, проводить аналізи та розповсюджує їх своєму безпосередньому керівнику регулярно або на тимчасовій основі, якщо це необхідно. Він/вона перевіряє, що матеріальні та людські ресурси, які є в його/її розпорядженні, достатні щоб забезпечити оптимальну безпеку команд, матеріалів і бенефіціарів. Він/вона негайно сповіщає свого безпосереднього керівника про небезпеку, що загрожує командам або бенефіціарам. У разі інциденту з безпекою (незалежно від того, чи він мав місце чи був уникати), він/вона гарантує, що інформація передається його/її безпосередньому керівнику без затримки та повідомляється відповідно до вказівок PUI.2. ЗАБЕЗПЕЧУЄ ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОГРАМ ТА ПРОПОНУЄ НОВІ ЗАХОДИВін/вона забезпечує безперебійну роботу поточних програм на сайті (досягнення цілей, дотримання часових рамок, бюджетний моніторинг, контрактна звітність…) і звітує перед своїм безпосереднім керівником.Він/вона встановлює офіційну систему координації, керує нею на місцях (зустрічі, письмові звіти...) і звітує своєму безпосередньому керівнику. Він/вона забезпечує належне оформлення всіх документів, створених у контексті проекту(ів) , а також забезпечує доступність джерел перевірки, зазначених у пропозиціях. Він/вона пропонує нові заходи та обговорює їх зі своїм безпосереднім керівником. Він/вона бере участь у визначенні потреб на основі узгодженого ТЗ (Технічного завдання) та за погодженням з його/її безпосереднім керівником. При визначенні нової операційної діяльності він/вона координує роботу відповідних технічних відділів та груп адміністративної та матеріально-технічної підтримки з метою підготовки проектних пропозицій, які є повними та відповідають вимогам формати донорів і внутрішні правила PUI'. Він/вона бере участь у вправі з розробки стратегії місії.3. КОНТРОЛЮВАТИ КОМАНДИ НАЦІОНАЛЬНОГО ТА МІЖНАРОДНОГО ПЕРСОНАЛУ НА ОБ’ЄКЦІ Він/вона контролює всі національні та міжнародні команди на об’єкті. Він/вона керує роботою експатріантів на об’єкті, відстежує реалізацію їхніх цілей і веде проміжний і заключний етап вправи з оцінки. Він/вона бере участь у процесі найму, а також у прийнятті будь-яких рішень, пов’язаних із розірванням трудових договорів місцевого персоналу на сайті. Він/вона забезпечує дотримання Правил внутрішнього розпорядку PUI на сайті. /Вона відповідає за адміністративне управління місцевим персоналом, зокрема, операції з нарахування заробітної плати, моніторинг відсутності, створення, оновлення та архівування адміністративних справ персоналу. Він/вона стежить за тим, щоб усі місцеві працівники підлягали письмовому оцінюванню принаймні один раз на термін дії контракту та на рік. Він/вона бере на себе або делегує відповідальність за інтеграцію будь-якого нового працівника на сайт і гарантує, зокрема, що контекст реалізації програми, правила безпеки, матеріально-технічні, адміністративні, кадрові та фінансові процедури, як а також процедури використання засобів зв’язку та транспорту пояснюються та розуміються. Він/вона завершує навчальні програми для закордонного та місцевого персоналу (організаційна підтримка, методологія, технічна підтримка залежно від організації навчальних занять…)Він/вона складає проекти або делегує відповідальність за складання профілів посад для експатріантів, яких збираються замінити або прийняти на роботу, і надсилає їх на затвердження своєму безпосередньому керівнику. Він/вона готує профілі посад місцевого персоналу під його/її безпосереднім керівництвом, затверджує профілі посад місцевих персонал, розроблений технічними менеджерами на його/її ділянці, і передає їх на затвердження AFC та будь-якій іншій потенційно відповідній стороні (залежно від посади). Він/вона будує організаційну схему бази та має її схвалений його/її безпосереднім керівником і AFC. Він/вона займається вирішенням міжособистісних конфліктів, які виникають на його/її ділянці, і передає справу своєму безпосередньому керівнику, якщо він/вона не може вирішити dispute.Він/вона є охоронцем іміджу PUI у своїй/її зоні діяльності, і в цій якості гарантує, що весь підлеглий йому/її персонал демонструє поведінку, яка відповідає цінностям організації та повною повагою для місцевої культури.4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОЇ, АДМІНІСТРАТИВНОЇ ТА ФІНАНСОВОЇ ПІДТРИМКИ САЙТУ Він/вона забезпечує задоволення потреб сайту (підтримка, програмування) і щомісяця повідомляє ACF про потреби, в той же час переконуючись у дотриманні всіх донорських і внутрішніх процедур, а також щоб зобов’язання відповідали наявним бюджетам. Він/вона гарантує, що об’єкт оснащено мінімальною інфраструктурою (офіси та житло), необхідною для виконання роботи та розміщення команд, в оптимальних умовах безпеки. Він/вона контролює парку транспортних засобів, а в більш глобальному масштабі забезпечує його належне функціонування, а також технічне обслуговування всього обладнання, що належить об’єкту. Він/вона забезпечує адекватні умови зберігання всього майна та обладнання. Він/вона забезпечує належну доставку всіх закупівель, запланованих для експлуатації sites.Він/вона готує та оновлює інвентаризацію витратних матеріалів та обладнання для сайту та подає його до LOGC.Він/вона відповідає за оптимізацію витрат; і використовує для цього відстеження бюджету; він/вона забезпечує адекватні фінансові ресурси для роботи сайту. Що стосується бюджетного моніторингу, він/вона бере участь у груповому аналізі (разом з технічним, адміністративним та матеріально-технічним управлінням) і несе відповідальність за виявлення аномалій і пропозиції коригування свого/ її безпосередньому керівнику та до AFC. Він/вона гарантує, що бухгалтерські записи заповнюються відповідно до внутрішніх правил і передаються до AFC згідно з узгодженим календарем. Разом з AFC він/вона відстежує грошові потоки для свого/її на місці та контролює виплати. Разом із AFC він/вона забезпечує наявність системи внутрішнього нагляду на місці. Він/вона забезпечує дотримання процедур прийняття зобов’язань щодо витрат і бере участь у процесі схвалення замовлень на закупівлю. Він/вона є опікуном бухгалтерії, і в цій якості гарантує, що касові залишки та банківські рахунки є абсолютною та постійною резервною копією відповідними бухгалтерськими документами.5. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ ПРЕДСТАВНИЦТВО PUI В ЮРИСДИКЦІЇ, ЩО ПОКРИВАЄТЬСЯ ЙОГО/ЇЇ САЙТОМ Він/вона представляє асоціацію перед місцевими суб’єктами, незалежно від того, чи є вони офіційними чи ні, і забезпечує підтримку добрих стосунків з кожним із них відповідно до принципів нейтралітету та незалежності PUI. .Він/вона відвідує основні координаційні зустрічі, коли вони відбуваються, та бере активну участь. У разі візитів Донорів, він/вона бере участь в організації та проведенні візиту.6. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ ЗВІТНІСТЬ ТА ПОШИРЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ Він/вона відповідає за написання звітів донорів для програм, які реалізуються на його/її сайті; звіти, які повністю або частково складені ним/нею (включаючи консолідацію технічних розділів, складених технічними менеджерами та/або консультантами на його/її сайті). Він/вона надсилає внутрішні та зовнішні звіти своєму безпосередньому керівнику, а дотримання внутрішніх термінів схвалення (звіт про ситуацію, звіт про інцидент) і зовнішніх договірних термінів (звіти про проект). Він/вона організовує двостороннє розповсюдження інформації: від місця до координатора на місцях і від координатора на місці до місця ( регулярне та нерегулярне звітування про ситуацію). Він/вона відвідує внутрішні координаційні зустрічі та бере активну участь. КВАЛІФІКАЦІЯНавчання: навчання з управління проектами, навчання з охорони здоров’я / сільського господарства / водопостачання / санітарії чи інше, навчання з фінансового менеджменту, навчання з логістики бажано. Досвід роботи :мінімум 1 рік у гуманітарному, технічному та міжнародному секторах (особливо в останньому). Бажано досвід роботи в сфері управління безпекою. Володіння мовами: вільне володіння українською, хороший рівень англійської є обов’язковим. Знання та навички: відмінні навички письма, навички управління проектами, управління командою. Бажано знання процедур, пов’язаних з інституційними донорами (OFDA, ECHO, AAP, агентства ООН…), керування автопарками, запасами, ланцюгами поставок тощо. Програмне забезпечення: хороше володіння Office Pack. Знання Saga є бажаним. Необхідні особисті якості (вписування в команду, придатність до роботи та призначення): Здатність працювати самостійно, проявляючи ініціативу та проявляючи почуття відповідальності Здатність витримувати тиск Почуття дипломатичності Аналітичні здібності Здатність адаптуватися та демонструвати організаційну гнучкість Організація, строгість і здатність дотримуватись термінівЗдатність працювати та керувати справами професійно та зріло Здатність представляти діяльність та повноваження PUI перед місцевими органами влади Здатність інтегрувати місцеве середовище в операції в його політичному, економічному та історичному аспектах Здатність працювати з різними партнерами, в дух відкритості та адаптивні комунікаційні стратегії.УМОВИЧас початку: КВІТЕНЬ 2024 РОКУ. ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ: Зацікавлені кандидати, будь ласка, надішліть своє резюме англійською мовою. Тест на цю вакансію проводитиметься виключно англійською мовою. Заявку слід надіслати до 31.03.2024. Зв’яжеться лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. PUI залишає за собою право закрити вакансію до останнього дня подання заявки.***