КООРДИНАТОР ПОЛЯ в Premiere Urgence Internationale

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійна гуманітарна громадська організація. PUI розпочав гуманітарну інтервенцію в Україні в лютому 2015 року. Цілі місії полягають у покращенні або відновленні справедливого доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало від військового конфлікту, а також покращення умов їхнього життя шляхом задоволення їхніх основних потреб.

Місце роботи - Харків

Польовий координатор відповідає за належне функціонування сайту проекту та належне впровадження програм, розроблених на цьому сайті.

ЗАВДАННЯ та ОБОВ'ЯЗКИ 

• Безпека: Він/ Вона відповідає за безпеку сайту. 
• Програми: Він/вона координує команди та забезпечує належне виконання програм на сайті під наглядом свого безпосереднього керівника. 
• Людські ресурси: він/вона керує всіма командами на місці, а також національним і міжнародним персоналом. 
• Логістична, адміністративна та фінансова підтримка: він/вона наглядає за матеріально-технічними, адміністративними та фінансовими компонентами на місці з метою реалізації програми та забезпечує дотримання відповідних процедур за істотної підтримки з боку координатора матеріально-технічного забезпечення (LOGC) і координатора з адміністративних та фінансових питань (AFC) місії. 
• Представництво: він/вона представляє організацію перед партнерами, владою та різними місцевими суб’єктами, які працюють у регіоні, де розташована його/її база.
•  Координація: він/вона централізує та розповсюджує інформацію з/на сайт, а також консолідує внутрішню та зовнішню звітність, реалізовану в його/її сфері діяльності, перш ніж подавати їх безпосередньому керівнику . 
• Оцінка/стратегія: він/вона бере участь у розробці стратегії та пропонує нові заходи відповідно до потреб, визначених у його/її сфері діяльності.

КОНКРЕТНІ ЦІЛІ ТА ПОВ’ЯЗАНА З НЕЮ ДІЯЛЬНІСТЬ




1. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ БЕЗПЕКУ ВЛАСНОСТІ ТА ЛЮДЕЙ НА МІСЦІ 
• Він/вона гарантує, що план безпеки для сайту є сучасним, і що всі знають і розуміють його (як іноземці, так і місцеві жителі). 
•  Він/вона забезпечує збір даних щодо безпеки його/їїсферу діяльності, надає аналізи та розсилає їх своєму безпосередньому керівнику регулярно або на тимчасовій основі, якщо це необхідно. 
• Він/вона перевіряє, чи матеріальні та людські ресурси, які є в його/її розпорядженні, достатні для забезпечення оптимальної безпеки команд, матеріалів та бенефіціарів. 
• Він/вона негайно сповіщає свого безпосереднього керівника про небезпеку, що загрожує командам або бенефіціарам. 
• У разі інциденту з безпекою (незалежно від того, відбувся він чи його вдалося уникнути), він/вона гарантує, що інформація буде передана його/її безпосередньому керівнику без затримки та повідомлено відповідно до вказівок PUI.

2. ЗАБЕЗПЕЧУВАТИ ВПРОВАДЖЕННЯ ПРОГРАМ ТА ПРОПОНУВАТИ НОВІ ЗАХОДИ 

• Він/вона забезпечує безперебійну роботу поточних програм на сайті (досягнення цілей, дотримання часових рамок, бюджетний моніторинг, договірна звітність…) і звітує своєму безпосередньому керівнику. 
• Він/вона встановлює офіційну систему координації, керує нею на місцях (зустрічі, письмові звіти...) і звітує своєму безпосередньому керівнику. 
• Він/вона забезпечує належне подання всіх документів, створених у контексті проекту(ів), і забезпечує доступність джерел перевірки, згаданих у пропозиціях. 
• Він/вона пропонує нові заходи та обговорює їх зі своїм безпосереднім керівником. 
• Він/вона бере участь у визначенні потреб на основі погодженого ТЗ (Технічного завдання) та за схваленням свого безпосереднього керівника. 
• Під час визначення нової операційної діяльності він/вона координує роботу відповідних технічних відділів та груп адміністративної та матеріально-технічної підтримки з метою підготовки проектних пропозицій, які є повними та відповідають форматам донорів і внутрішнім правилам PUI'. 
• Він/вона бере участь у навчанні з розробки стратегії місії.




3. КОНТРОЛЮВАТИ КОМАНДИ НАЦІОНАЛЬНОГО ТА МІЖНАРОДНОГО ПЕРСОНАЛУ НА ОБ’ЄКЦІ

• Він/вона контролює всі національні і міжнародні команди на сайті. 
• Він/вона керує роботою експатріантів на об’єкті, відстежує реалізацію їхніх цілей і керує проміжними та остаточними оцінками. 
• Він/вона бере участь у процесі найму, а також у прийнятті будь-яких рішень, пов’язаних із припиненням трудових договорів місцевого персоналу на сайті. 
• Він/вона забезпечує дотримання Правил внутрішнього розпорядку PUI на сайті. 
• Він/вона відповідає за адмініструванняуправління місцевим персоналом, зокрема, операції з нарахування заробітної плати, моніторинг прогулів, формування, оновлення та архівування адміністративних справ персоналу. 
• Він/вона переконується, що всі місцеві працівники підлягають письмовому оцінюванню принаймні один раз за період контракту та на рік. 
• Він/вона бере на себе або делегує відповідальність за інтеграцію будь-якого нового працівника на сайті та гарантує, зокрема, що контекст реалізації програми, правила безпеки, пояснюються та розуміються логістичні, адміністративні, кадрові та фінансові процедури, а також процедури використання зв’язку та транспорту. 
• Він/вона завершує навчальні програми для закордонного та місцевого персоналу (організаційна підтримка, методологія, технічна підтримка, залежно від ситуації, організація навчальних занять…) 
• Він/вона складає або делегує відповідальність за складання профілів посад для експатріантів, яких збираються замінити або прийняти на роботу, і надсилає їх на затвердження своєму безпосередньому керівнику. 
• Він/вона готує профілі посад місцевого персоналу під його/її безпосереднім керівництвом, затверджує профілі посад місцевого персоналу, розроблені технічними менеджерами на його/її дільниці, і передає їх на затвердження до AFC та будь-якій іншій потенційно відповідній стороні (залежно від посади). 
• Він/вона створює організаційну схему бази та затверджує її своїм безпосереднім керівником та AFC. 
• Він/вона займається вирішенням міжособистісних конфліктів, які виникають на його/її сайті, і передає справу своєму безпосередньому керівнику, якщо він/вона не в змозі вирішити спір. 
• Він/вона є охоронцем іміджу PUI у своїй/її зоні діяльності, і в цій якості гарантує, що весь підлеглий йому/її персонал демонструє поведінка, що відповідає цінностям, яких підтримує організація, і повна повага до місцевої культури.

4. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЛОГІСТИЧНОЇ, АДМІНІСТРАТИВНОЇ ТА ФІНАНСОВОЇ ПІДТРИМКИ ДЛЯ САЙТУ

• Він/вона гарантує, що задовольняються потреби сайту (підтримка, програмування) і щомісяця повідомляє ACF про потреби, в той же час переконавшись, що всі донорські та внутрішні процедури дотримуються, а зобов’язання відповідають доступним бюджетам.
• Він/вона гарантує, що ділянка оснащена мінімальною інфраструктурою (офіси та житло), необхідною для виконання роботи та розміщення команд, в оптимальних умовах безпеки. 
• Він/вона наглядає за парком транспортних засобів і, більш глобально, забезпечує його належне функціонування, а також технічне обслуговування всього обладнання, що належить об’єкту. 
• Він/вона забезпечує належне зберігання всього майна та обладнання. 
• Він/вона забезпечує належну доставку всіх пзакупівель, запланованих для операційних ділянок. 
• Він/вона готує та оновлює інвентаризацію матеріалів та обладнання для сайту та подає його до LOGC. 
• Він/вона відповідає за оптимізацію витрат; і використовує для цього відстеження бюджету; він/вона забезпечує відповідні фінансові ресурси для роботи сайту. 
• Що стосується бюджетного моніторингу, він/вона бере участь у груповому аналізі (разом з технічним, адміністративним та матеріально-технічним управлінням) і відповідає за виявлення аномалій та пропозицію коригування його/її безпосереднього керівника та AFC. 
• Він/вона гарантує, що бухгалтерські записи заповнюються відповідно до внутрішніх правил і передаються до AFC відповідно до погодженого календаря. 
• Разом із AFC він/вона відстежує грошові потоки для свого сайту та контролює виплати. 
• Разом з AFC він/вона забезпечує наявність системи внутрішнього нагляду на місці. Він/вона забезпечує дотримання процедур прийняття видаткових зобов'язань та бере участь у процесі затвердження замовлень на закупівлю. 
• Він/вона є опікуном бухгалтерії, і в цій якості гарантує, що залишки готівки та банківські рахунки повністю та постійно підтверджуються відповідними бухгалтерськими документами.< /li>

5. ЗАБЕЗПЕЧИТИ ПРЕДСТАВНИЦТВО PUI В ЮРИСДИКЦІЇ, НА ЯКУ ЙОГО/ЇЇ САЙТ

• Він/ Вона представляє асоціацію перед місцевими суб’єктами, незалежно від того, є вони офіційними чи ні, і забезпечує підтримку хороших стосунків з кожним із них відповідно до принципів нейтральності та незалежності PUI. 
• Він/вона відвідує основні координаційні зустрічі, коли вони відбуваються, і бере активну участь.
• У подія візитів Донорів, бере участь в організації та проведенні візиту.

6. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗВІТУВАННЯ ТА ПОШИРЕННЯ ІНФОРМАЦІЇ

• Він/вона відповідає за написання звітів донорів для програми, реалізовані на його сайті; звіти, які повністю або частково складено ним/нею (включаючи консолідацію технічних розділів, складених технічними менеджерами та/або спеціалістами з ресурсів на його/її сайті).
• Він/вона надсилає внутрішні та зовнішні звіти своєму безпосередньому керівнику, дотримуючись внутрішніх термінів схвалення (звіт про ситуацію, звіт про інцидент) та зовнішніх договірних термінів (звіти про проект). 
• Він/вона організовує двостороннє розповсюдження інформації: від місця до польового координатора та від польового координатора до місця (регулярна та спеціальна ситуація звітність).
• Він/вона відвідує внутрішню координацію мзустрічі та бере активну участь.

КВАЛІФІКАЦІЇ

Навчання: навчання з управління проектами, навчання в галузі охорони здоров’я / сільського господарства / води / санітарія чи інше, бажано навчання фінансового менеджменту, навчання логістики. 

Досвід роботи: мінімум 1 рік у гуманітарному, технічному та міжнародному секторах (особливо пізніший). Бажано мати досвід управління безпекою.

Мовні навички: Вільне володіння Українська, хороший рівень англійської обов'язковий. 

Знання та навички: відмінні навички письма, навички управління проектами, Керування командою. Бажано знання процедур, пов’язаних з інституційними донорами (OFDA, ECHO, AAP, агентства ООН…), управління автопарками, запасами, ланцюгами поставок тощо. 

Програмне забезпечення: добре володію Office Pack. Знання Saga є бажаним.

Необхідні особисті якості (вписування в команду, відповідність посаді та призначенню):

• Здатність працювати самостійно, проявляючи ініціативу та виявляючи почуття відповідальності 
• Здатність витримувати тиск 
< li style="font-weight: 400">Почуття дипломатії 
• Аналітичні навички 
• Спроможність адаптуватися та демонструвати організаційну гнучкість 
• Організованість, строгість і здатність дотримуватись дедлайнів 
• Вміння працювати та керувати професійно та зріло вести справи 
• Здатність представляти діяльність та повноваження PUI перед місцевими органами влади 
• Здатність інтегрувати місцеве середовище в операції в його політичному, економічному та історичному аспектах 
• Здатність працювати з різними партнерами в дусі відкритості та з адаптованими комунікаційними стратегіями

УМОВИ

Час початку:  липень 2024


ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ:

Зацікавленим кандидатам надсилайте своє резюме англійською мовоюч.

Тестування та співбесіди для цієї посади проходитимуть виключно англійською мовою. 

Зв'яжеться лише з кандидатами, які ввійшли до короткого списку. PUI залишає за собою право закрити вакансію до останнього дня подання заявки.

 ***