Feedback Mechanism Officer/ Фахівець (-чиня) зі зворотного зв’язку в Global Communities

Фон:

Global Communities працює на перетині гуманітарної допомоги, сталого розвитку та фінансової доступності, щоб рятувати життя, розвивати рівність і гарантувати міцне майбутнє. Ми підтримуємо громади, які перебувають на передньому краї власного розвитку в понад 35 країнах, співпрацюючи з місцевими лідерами, урядами, громадянським суспільством і приватним сектором, щоб досягти спільного бачення більш справедливої, процвітаючої та рівноправної глобальної спільноти.

< p style="font-weight: 400; font-style: normal">Global Communities працює в Україні з 2016 року, підтримуючи місцеве самоврядування та громадянське суспільство в рамках портфоліо сталого розвитку (СР). З лютого 2022 року Global Communities розширила свої програми, щоб надавати гуманітарну допомогу за допомогою реагування під керівництвом громади; яка розроблена з метою порятунку життів, зменшення страждань і вирішення нагальних потреб, одночасно підтримуючи громади очолити власну реакцію та підготуватися до відновлення.

Опис роботи:

Офіцер зі зворотного зв’язку відповідатиме за отримання зворотного зв’язку від усіх зацікавлених сторін (наприклад, учасників програм і зацікавлених осіб, потенційних постачальників, кандидатів на роботу, персоналу тощо) через спеціальні канали та буде надасть відповідні поради постачальникам зворотного зв’язку, а також координуватиме процес отримання запитань щодо розгляду результатів і надання відповідей від відповідних відділів. Усі інциденти будуть реєструватися та записуватися в базу даних із подальшими діями та результатами відповідно до політик, правил і процедур, що регулюють цю частину бізнесу «Глобальні спільноти». Разом із помічниками зі зворотного зв’язку сприятимуть підтримці та функціонуванню зв’язку механізму зворотного зв’язку для забезпечення підзвітності програми CLEAR перед постраждалим населенням.

Обов'язки:

• отримання зворотного зв'язку через усі доступні канали (наприклад, телефонні повідомлення на гарячу лінію, WhatsApp, e- -пошта тощо);
• Перегляньте вміст кожного отриманого відгуку та призначте відповідну категорію відповідно до визначень GC (у базі даних Excel);
• Повідомлення відгуків колегам у відповідно до стандартних операційних процедур (SOP) і вжиття подальших дій, якщо це необхідно, включаючи допомогу в підтвердженні інформації;
• забезпечення завершення циклу зворотного зв’язку шляхом надання відповідної інформації особам, які надали відгук;
• Проведення або координація заходів для підвищення обізнаності спільноти про механізм зворотного зв’язку разом із підтримкою команд MEL і Protection;
• Забезпечення відповідності, безпеки та конфіденційності бази даних відгуків разом із помічником із зворотного зв’язку (s) відповідно до SOP та за підтримки групи даних;
• Сприяти наданню своєчасних і точних внутрішніх звітів і звітів донорів для потреб відділу, використовуючи інструменти звітності (описовий статистичний аналіз усіх отриманий відгук);
• Координація механізму зворотного зв'язкуm з організацією «Global Communities» та зацікавленими сторонами-партнерами; отримання та перегляд звітів про покриття;
• Підтримка навчання персоналу «Global Communities» та партнерських стейкхолдерів щодо механізму зворотного зв’язку з старшим менеджером MEL;
>
• Позначення та реакція на зворотний зв’язок із делікатними персонажами відповідно до внутрішніх процедур і стандартів звітності;
• Регулярна робота з технічними індикаторами (кількісними та якісними) каналів зворотного зв’язку;
• Допомога з аналіз тенденцій та процес впровадження механізму зворотного зв’язку, наприклад, типи справ, детальна інформація про заявників, а також відсоток справ, закритих у встановлений термін та інше відповідно до внутрішніх стандартів та за запитом  старшого менеджера MEL ;
• Вивчення способів постійного покращення своєчасності зворотного зв’язку та точності даних відповідно до категорій і класифікацій стандартів зворотного зв’язку;
• Регулярна присутність і звітування про відповідні процеси на тематичному кластері зустрічей ;
• Координація роботи команди асистентів зворотного зв’язку (приблизно 3 особи), які працюють у різних регіонах дії програми, активна участь у процесах їх навчання та підвищення кваліфікації;
< li>Координація та контроль якості впровадження комунікаційних процедур і постобробки;
• Участь у розробці адаптацій програми на основі аналізу отриманих відгуків;
• Виконання інших завдань за запитом менеджер.

Знання, уміння та навички:

• Ступінь бакалавра або еквівалентний досвід; диплом із соціальних наук, психології, соціальної роботи, міжнародного розвитку чи інших суміжних галузей буде перевагою;
• Досвід роботи зі зворотним зв’язком та систем зворотного зв’язку для звітування постраждалому населенню та знання мінімальних стандартів галузі бажано та буде перевагою;
• Досвід у сфері гуманітарної допомоги, захисту ВПО/біженців, підзвітності чи іншій відповідній сфері за рік є бажаним та буде перевагою;
• Знання та бажано мати досвід у сфері гуманітарного реагування та реалізації принципів захисту;
• знання стандартів і принципів захисту, проблем гендерного насильства, прав людини та міжнародного гуманітарного права буде перевагою;
• li>
• Досвід роботи з системами зворотного зв’язку та службами підтримки безпосередньо в якості оператора буде перевагою;
• Бажано досвід роботи з системами CRM та розуміння їх статистичних показників;
• Сильний організаційний комунікативні навички, здатність підтримувати та координувати процеси розгляду заявок у кількох відділах, не втрачаючи уваги;
• Здатність працювати незалежно, але водночас бути командою, активно вирішувати проблеми;
• li>Базові знання та/або навички з аналізу даних будуть перевагою;
• Здатність працювати в стресових умовах;
• Здатність посередництва та конфліктного спілкування буде перевагою;
• Дуже хороші навички вирішення конфліктів;
• Професійне володіння письмовою та усною українською мовою є обов'язковим, можливість спілкування англійською та/або російською буде перевагою. Обов’язкове вміння читати та усувати документи з англійської мови, коли це необхідно для ефективного виконання посадових обов’язків.

Global Communities – це роботодавець із рівними можливостями. Усі кваліфіковані заявники отримають розгляд при працевлаштуванні незалежно від віку, раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності.

Global Communities прагне забезпечити безпечне та шанобливе середовище для всього персоналу, представників, партнерів, учасників та всіх, з ким Global Communities взаємодіє по всьому світу , особливо діти та дорослі групи ризику. Усім співробітникам і представникам Global Communities прямо заборонено брати участь у будь-якій діяльності, яка може призвести до будь-якого порушення нашої політики безпеки. Крім того, політика Global Communities полягає в тому, що кожен, хто працює з Global Communities, зобов’язаний активно створювати безпечне та сприятливе середовище в нашій роботі. Очікується, що весь наш персонал і представники будуть поводитися відповідно до цього зобов’язання.

[email protected]