Відповідальний помічник бібліотекаря в Nonprofit HR

Шекспірівська бібліотека імені Фолджера у Вашингтоні, округ Колумбія, шукає досвідченого виконавчого помічника бібліотекаря, щоб приєднатися до команди колекцій. Ця роль під наглядом бібліотекаря та директора колекцій забезпечуватиме адміністративну та виконавчу підтримку бібліотекаря та всього відділу колекцій. Виконавчий помічник відіграє важливу роль у підтримці основних обов’язків бібліотекаря в управлінні бібліотечними послугами, виставками та міжфункціональними ініціативами. Основні обов’язки включають ведення календаря та електронної пошти бібліотекаря, регулярну координацію та адміністративну підтримку діяльності відділу та установи, управління проектами для різноманітних бібліотечних ініціатив та підтримку організованої адміністративної та архівної систем для команди. Сильні кандидати матимуть відмінні навички управління часом та здатність визначати та передбачати потреби відділу бібліотеки та колекцій. Вони будуть орієнтованими на деталі самостійними початківцями, які зможуть безперебійно працювати над завданнями як індивідуально, так і в командному середовищі. Навички управління проектами є надзвичайно важливими для цієї посади. Розклад для цієї посади є гнучким, оскільки команда зборів має основний робочий час з понеділка по п’ятницю з 8:45 до 16:45. Ця посада час від часу надаватиме підтримку ввечері та на вихідних. Ця посада буде в основному на місці з відкритим для гібридної модальності через кілька місяців. Відібраний кандидат має перебувати на відстані від офісу округу Колумбія (округ Колумбія, доктор медицини, Вірджинія) до дати початку роботи. Здоров’я та безпека: здоров’я та благополуччя всього персоналу, підрядників і відвідувачів є нашим головним пріоритетом. Хоча для Folger більше не потрібні маски чи щеплення (за винятком місць AEA), ми підтримуємо та заохочуємо людей вживати тих заходів безпеки, які їм найбільше зручні, і просимо поважати індивідуальний вибір. Folger пропонує плани медичного обслуговування, що фінансуються організацією, для штатного персоналу та можливі варіанти тривалої відпустки для всього персоналу у разі будь-яких проблем зі здоров’ям. Оскільки ми завершуємо будівництво та переходимо до більш послідовної роботи на місці цього літа, Folger продовжуватиме переглядати та оновлювати політику в розмові з нашим персоналом. Компенсація: це місячна зарплата з річною ставкою 68 000-72 000 доларів США. Загальна компенсація включає широкий план пільг, включаючи щедрий внесок 403(b) і відповідність, описану на . Обов'язки: бере на себе основну відповідальність за повсякденне управління офісом та адміністративну підтримку бібліотекаря, включаючи: читання та визначення пріоритетів електронних листів, визначення важливості та складання кореспонденції або відповіді від імені бібліотекаря; ведення календарів зустрічей і забезпечення чіткого призначення та стратегічного використання часу бібліотекаря; підготовка матеріалів і презентацій для наради та нагляд за всіма аспектами планування та проведення нарад, ведення нотаток і протоколів і координація виконання завдань; допомога в довгостроковому плануванні та координація зовнішніх відносин із постачальниками; допомога в організації поїздок за потреби; обробка рахунків-фактур і складання щомісячних звітів про витрати. Ведіть календар кінцевих термінів для команди зборів. Відстежує важливі дедлайни та гарантує, що результати будуть виконані вчасно. Допомагає з пропозиціями та звітами за призначенням. Координує та/або керує елементами інституційних проектів і цілей. Працює з бібліотекарем, щоб забезпечити чітке інформування про цілі та плани реалізації та їх дотримання. Веде календарі робочих груп або комітетів, відстежує рішення та взаємодіє з відповідними сторонами, щоб переконатися, що робота завершена, перевіряє повідомлення та надсилає від імені груп/бібліотекаря. Забезпечує ефективну комунікацію між бібліотекарем, командою колекцій, внутрішніми та зовнішніми партнерами, а також іншими співробітниками Folger, донорами, дослідниками та членами ради. Проводить незалежне дослідження призначених проектів, джерела інформації та надає короткий виклад тем на високому рівні. Досліджує та складає проекти звітів Правління та інших повідомлень високого рівня. Допомагає в підготовці бюджету зборів і виконує другорядні бухгалтерські обов’язки, такі як звіти про витрати, відстеження бюджету та керування електронними таблицями. Зберігає документацію та файли для бібліотекаря, включаючи службові записки, листи, рахунки та звіти. Підтримує прозорість відділу шляхом написання комунікацій, архівування та написання звітів для бібліотекаря. Дотримується вказівок щодо включення, очищення та архівування матеріалів і координує роботу з архіваріусом щодо ведення інвентаризації файлів колекцій. Забезпечує регулярне проведення заходів і зустрічей персоналу Collections і готує порядок денний. Працює з командою, щоб залучати персонал новими способами. Бере на себе спеціальні доручення, включаючи, але не обмежуючись: відвідування та ведення протоколів на засіданнях; форматування діаграм, таблиць та іншої графіки для презентацій; підтримка та завантаження вмісту на внутрішню вікі-сторінку та зовнішній веб-сайт за потреби; та координація спеціальних проектів з іншими установами. Освіта та досвід: Бажано ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування або суміжної галузі. Понад 4 роки досвіду підтримки співробітника рівня С/виконавчого працівника, бажано в некомерційній або подібній установі. Відмінні навички управління часом із підтвердженою здатністю дотримуватись дедлайнів. Досвід підтримки планування, підготовки та розповсюдження внутрішніх і зовнішніх комунікацій і презентацій. Бажаний досвід роботи в неприбутковій установі, музеї чи академічній установі, що займається культурною спадщиною. Навички та знання: сильні навички управління проектами та організаційні навички, які відображають здатність виконувати та розставляти пріоритети кількох завдань із чудовою увагою до деталей. Високий рівень володіння Microsoft Office Suite, Teams і Workday; Здатність і бажання вивчати нові системи. Відношення «Можна робити» з продемонстрованою здатністю діяти у швидкоплинному середовищі, орієнтованому на дедлайни. Видатні навички міжособистісного спілкування та здатність будувати міцні стосунки, демонструючи такт і розсудливість. Відмінні навички письмової та вербальної комунікації. Здатність добре працювати як з незалежними ініціативами, так і як частина тісної команди. Потрібні базові навички фінансового відстеження або бухгалтерського обліку. Перевірена здатність поводитися з конфіденційною інформацією з розсудливістю. Здатність передбачати проблеми, що наближаються, і будувати плани успіху в майбутньому. Умови роботи/фізичні вимоги: ця робота працює в професійному офісному середовищі. Працівник може піддаватися впливу різних компонентів офісного середовища, таких як люмінесцентне освітлення, пилок, пил, рециркуляційне повітря, вентилятори, напівзакриті приміщення, центральне опалення, сезонні високі температури та офісний шум. Описані тут фізичні вимоги є репрезентативними для тих, яким повинен відповідати працівник, щоб успішно виконувати основні функції цієї роботи. Можуть бути зроблені розумні пристосування, щоб дати людям з обмеженими можливостями можливість виконувати основні функції. Нормальний робочий тиждень — понеділок-п’ятниця, з 8:45 до 16:45. Можливість працювати в різні та додаткові години в залежності від потреб проекту (включаючи вечірні та вихідні дні, якщо необхідно). Вміння працювати за комп'ютером тривалий час, акуратно. Готовність і здатність працювати в офісі на робочому місці, а також неодноразово приходити та йти протягом дня, коли це необхідно, для виконання різноманітних обов’язків. Здатність спілкуватися особисто або за допомогою відео, телефону чи електронних засобів зв’язку. Наше зобов’язання щодо різноманітності, рівності, інклюзії та приналежності Некомерційна організація з управління персоналом прагне сприяти та підтримувати робоче середовище, де є різноманітність, справедливість та інклюзивність (DEI). повністю інтегрований у все, що ми робимо на благо наших співробітників і клієнтів, яких ми обслуговуємо. Щоб повністю реалізувати нашу мету, ми надаємо пріоритет нашому розумінню складності DEI серед наших працівників, щоб інформувати наш підхід до управління талантами. Ми вважаємо, що це керує нашою роботою, дає нашим клієнтам рекомендації щодо впровадження DEI та позиціонування нашого контенту та освітніх можливостей, які допомагають посилити потенціал управління талантами в секторі соціального впливу. Продовжуйте читати про наші зобов’язання на Powered by JazzHRwgFVvqI1fS Показати більше Показати менше Должностной уровень Руководитель среднего звена Тип занятости Полный рабочий день Должностные обязанности Административная деятельность Отрасли Интернет-издательство