Виконавчий помічник (віддалений) в Forté Foundation

Успішний виконавчий помічник у Forté буде природним командним гравцем, відомим як корисний, доступний і вмілий у детальній роботі. Вони мають виняткові навички подальшої роботи та співпрацюють, але також тихо та старанно працюють самостійно. Чи резонує це з Ви? Якщо ви можете ефективно працювати та перевершувати очікування у віртуальному робочому середовищі, це може бути робота вашої мрії. Опис посади Помічник виконавчого директора відповідає за надання всебічної підтримки генеральному директору, раді директорів і виконавчій команді. Ця динамічна посада вимагає вміння передбачати потреби, критично мислити та пропонувати рішення проблем із високим рівнем професіоналізму та конфіденційності. Ключові обов’язки Забезпечення складного керування календарем для генерального директора шляхом визначення пріоритетності запитів і запитів, усунення конфліктів, а також винесення суджень і рекомендацій для забезпечення безперебійної роботи повсякденні зобов'язання. Передбачте потреби генерального директора напередодні нарад, конференцій тощо. Координуйте всі аспекти виїзних зустрічей, включаючи логістику, харчування та транспорт за потреби. Координуйте діяльність генерального директора з роз’яснення, включаючи організацію поїздок, розробку маршрутів, підготовку матеріалів для зустрічей із потенційними донорами, членами правління, а також корпоративними та шкільними партнерами. Відповідає за святкові листівки, листи подяки донорам, листівки до кінця року. Координація замовлення та доставки спеціальних відзнак. Періодично зустрічайтеся з генеральним директором. Розклад підтримки виконавчої команди та підтримка віце-президентів. Допомагайте відділу кадрів із плануванням співбесід і прийомом співробітників на посадку. Керуйте відносинами з друком і доставкою, оплатою поломки, кодуванням. Депозитні чеки в банку (відскануйте на рахунок або надішліть поштою в скриньку). Зв'язок з радою директорів Організуйте та організуйте всю матеріально-технічну підтримку засідань ради, засідань комітетів і подій (живих і віртуальних), включаючи: Планування засідань ради та комітетів. Проекти порядків денних. Розробляти, складати та розповсюджувати презентаційні матеріали. Запис протоколу засідання від імені ради та комітету. Підтвердити присутність. Підтримуйте сервер списку дошок. За потреби надайте підтримку Ради: зустрічі, опитування та різні запити. Координуйте комунікації Ради директорів, включаючи дати зустрічей, місця розташування та іншу логістику. Додаткові проекти за призначенням. Управління офісом Керуйте поштовою скринькою, обробляйте та розповсюджуйте пошту. Відповідайте на запити з загальної інформації та електронних листів Forté. Керуйте голосовою поштою основної телефонної лінії. Придбати канцелярське приладдя та обладнання для співробітників Forté. Управління обслуговуванням та постачанням мобільних телефонів. Підтримуйте зовнішній список контактів. Бажані навички та характеристики. Виконавчий помічник матиме наступні навички та характеристики: Демонструє енергію та пристрасть до бачення Forté щодо просування жінок до лідерства в бізнесі з чітким розумінням різноманітності, справедливості та залучення. Необхідний значний досвід підтримки виконавчої влади; бажана підтримка керівників C-рівня. Висока орієнтація на деталі, виняткові організаторські здібності та вміння плавно маневрувати між кількома проектами. Демонструє міцні навички міжособистісного спілкування; розуміє важливість слухання, управління стосунками та вирішення конфліктів. Високий рівень професіоналізму у роботі з різними групами людей, включаючи студентів, продавців, адміністрацію університету, членів правління, волонтерів та представників компаній. Здатність робити відповідний, усвідомлений вибір щодо пріоритетів і наявного часу. Здатний підтримувати високий рівень чесності та професійної обережності в роботі з конфіденційною інформацією. Відмінні навички судження, спілкування, письма та міжособистісного спілкування. Має вміти працювати автономно, дотримуватись дедлайнів, приймати незалежні рішення, вирішувати складні питання та встановлювати пріоритети у швидкоплинному середовищі. Розуміє, коли потрібно передавати проблеми керівнику або іншим лідерам в організації. Бажана освіта/досвід/кваліфікація Бажаний ступінь бакалавра або еквівалентний досвід роботи. Досвід роботи від 6 до 8 років, в ідеалі в умовах швидкої роботи. Можливість подорожувати на живі події за потреби. Знання та досвід управління базами даних CRM (salesforce, Blackbaud). Володіння MS Office (Excel, Word, PowerPoint) та цифрова грамотність у роботі з різними цифровими платформами (Zoom, Slack, Asana тощо) та інструментами веб-пошуку. Заробітна плата Заробітна плата відповідно досвіду. Пенсійний план 401 тис. пільг із відповідністю 5% доступний після 1 місяця роботи. Медичне, стоматологічне, добровільне страхування Vision, STD, LTD та страхування життя. Щедрий оплачуваний графік відпусток/канікулів. Віртуальне робоче середовище – домашній офіс. Робоче середовище Співробітники Forté працюють незалежно від домашніх офісів. Кожен працівник повинен мати вдома можливість створити робоче середовище чи офіс. Forté надає комп’ютер, телефон, канцелярське приладдя та стипендію в Інтернеті для всіх співробітників. Розташування Ідеальний кандидат буде базуватися в Сан-Антоніо, штат Техас, або в околицях. Організація Forté змінює баланс сил на робочому місці. Ми відкриваємо двері для жінок, щоб по-новому уявити, чого вони можуть досягти в бізнесі — від створення першої роботи до просування до старшого класу. Наш потужний альянс талановитих жінок, впливових компаній, провідних студентів і бізнес-шкіл, а також піонерів-донорів дає жінкам можливість змінювати свою кар’єру, здатність заробляти та своє життя. Завдяки бізнес-освіті, рольовим моделям, професійним мережам і тренінгам лідерства, Forté показує жінкам, як створити авторитет, навички, мережу та впевненість, щоб процвітати як лідери та змінювати статус-кво. Більше інформації про Forté можна знайти на веб-сторінці http://www.fortefoundation.org. Forté дотримується принципу рівних можливостей працевлаштування для всіх працівників і забезпечує працівникам робоче середовище без дискримінації та переслідувань. Усі рішення щодо працевлаштування у Forté ґрунтуються на бізнес-потребах, вимогах до роботи та індивідуальних кваліфікаціях, незалежно від раси, кольору шкіри, релігії чи переконань, національного, соціального чи етнічного походження, статі (включаючи вагітність), віку, фізичних, розумових чи сенсорних недоліків, ВІЛ-статус, сексуальна орієнтація, гендерна ідентичність та/або самовираження, шлюб, громадянський союз або сімейний статус партнерства, минула або нинішня військова служба, сімейна медична історія або генетична інформація, сімейний або батьківський статус або будь-який інший статус, захищений законами чи правилами у місцях, де ми працюємо. Forté не терпітиме дискримінації чи переслідувань за будь-якою з цих ознак. Forté заохочує кандидатів будь-якого віку. Різноманітність, інклюзивність і повага до всіх співробітників Forté є важливими для успіху Forté. Forté цінує особливий внесок кожної окремої людини та використовує наші колективні переваги, щоб Forté продовжував розвивати повноцінну кар’єру жінок завдяки доступу до бізнес-освіти, професійного розвитку та спільноти успішних жінок. Показати більше Згорнути