Спеціаліст з подій та подорожей (SED Cluster) в Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH в Україні шукає кваліфікованого фахівця для Кластеру сталого економічного розвитку на посаду:

Спеціаліст з подій та подорожей (повний робочий день, Київ)

(внутрішній код SAP: Administrative Specialist)

The Sustainable Кластер економічного розвитку (SED) Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH включає різноманітні проекти, які впроваджуються від імені уряду Німеччини та підтримують Україну для розвитку стійкого та конкурентоспроможного економічного сектору.

Партнерами проектів є українські міністерства на національному рівні, адміністрації на регіональному рівні, зацікавлені сторони на муніципальному рівні та компанії приватного сектора. У портфоліо кластера 8 двосторонніх, регіональних та глобальних проектів. 

Сфера обов’язків: 

Події 

• Підтримка в складанні технічного завдання на послуги з проведення заходів, включаючи визначення вимог до місця проведення.
• Консультування щодо місць для проведення кожного конкретного заходу, бронювання місць і ведення переговорів щодо гонорарів.
• Дослідження постачальників (проживання, харчування тощо) та пропонувати найкраще поєднання якості та вартості; оновлення списку відповідних місць для проведення заходів для різних цілей.
• Керування та координація постачальників і всієї логістики заходів.
• Координація з логістичними компаніями, де це необхідно для ефективної роботи.
• Забезпечення високого рівня надання послуг для організації заходів та дотримання правил розміщення замовлення на обслуговування.
• Контроль за процедурами проведення заходів та швидке вирішення проблем.
• Обробка учасників’ запити для забезпечення безперебійної співпраці та процесів відповідно до правил GIZ.
• Відстеження фінансування подій, включаючи квитанції, запити, виставлення рахунків і звітність.
• Планування подій з увагою до деталей, особливо фінансових, часових і безпекових обмежень.
• Допомога в підготовці бюджетів і надання періодичних звітів про хід для кластеру / керівництву проекту для кожної події.
• Прогнозування та планування різні сценарії.
• Одночасне керування кількома подіями з ретельним плануванням, координацією та підтримкою.
• Розробка нових ідей для покращення процесу планування та реалізації подій.

 Подорожі

• Підтримка координаційного центру подорожей у кластері.
• Ухвалення заходів щодо управління подорожами (планування, бронювання готелів, візова підтримка, страхування, підготовка всіх відповідних документів, підсумкова документація тощо).
• Підтримка в організації та матеріально-технічній підготовці таких заходів, як навчальні поїздки, конференції, семінари, візити делегацій тощо.
• Координація постачальників транспортних послуг.

 Загальні відомості

• Тісна співпраця та координація роботи з іншими координаторами подорожей, проектними групами та фінансами і відділу закупівель кластеру.
• Діяти як головна контактна особа для запитів, пов’язаних із подіями та подорожами, від членів команди та зовнішніх партнерів.
• Регулярне ведення документації та подання файлів, а також керування даними.
• Поради щодо каналів зв’язку та зберігання документів для матеріалів, пов’язаних із подіями та подорожами.
• Ведення та оновлення документів і списків, пов’язаних із подіями та подорожами.
• Залучення нових учасників, надання їм необхідної інформації та доступу до тем, пов’язаних із подіями та подорожами.
• Іноді проведення довідкових досліджень та презентація висновки.
• Відповідність правилам і стандартам GIZ.
• Виконання інших обов’язків і завдань на вимогу керівництва.

Необхідна кваліфікація, професійний досвід і особиста компетенція:

• бакалавр бізнес-адміністрування, маркетингу, економіки або аналогічний.
• Принаймні 3 роки професійного досвіду в порівнянна посада.
• Відмінні організаційні навички та досвід організації подій.
• Здатність виконувати проекти під власну відповідальність у команді.
• Командний гравець із навичками міжкультурного спілкування та орієнтованим на послуги ставленням.
• Видатні організаційні навички та навички управління часом, здатність керувати кількома завданнями одночасно, вирішувати проблеми, керувати та дотримуватись термінів і підтримувати високу якість робота.
• Надійність, конфіденційність, гнучкість і стресостійкість.
• Відмінні навички письмового та усного спілкування.
• Високий ступінь лояльності, самоорганізованості та мотивації.
• Добре робоче знання пакета MS Office.
• Рідна українська, вільне володіння англійською, знання німецької є перевагою.
• Бажання підвищувати кваліфікацію відповідно до вимог завдання, які необхідно виконати. 
• Можливість виїжджати в межах України та за кордон за потреби для проведення заходу.

 Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Фіксована заробітна плата в євро, бонуси за результатами роботи та 13 зарплата.
• Медична страховка, 29 днів відпустки щороку.
• Мовні курси, тренінги жорстких і м’яких навичок.
• Індивідуальна та групова психологічна підтримка.
• Можлива віддалена та гнучка робота (залежно від потреб проектів до 10 днів на місяць у межах українського кордону).
• Змістовна та цінна робота, міжнародне середовище.

Працевлаштування умови

Повна зайнятість з 40-годинним робочим тижнем. Місце призначення - Київ. Дата початку призначення - 1 квітня 2026року. Термін дії контракту до 31.12.2026 з можливістю продовження.

 GIZ є роботодавцем рівних можливостей і пропонує привабливе та складне робоче середовище з можливостями для підвищення кваліфікації. 

Заявка:

Ми з нетерпінням чекаємо вашої заявки англійською мовою, яка містить ваше резюме та супровідний лист із поясненням вашої мотивації подати заявку на роботу до COB 13 березня 2026, п’ятниця. Лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для наступних етапів процесу набору.

 Кандидати є запитомповинні подати свої документи з такою назвою:

•   Прізвище Ім’я_CV

•   Прізвище Ім’я_Супровідний лист

 Надсилаючи заявку, ви даєте згоду на обробку персональних даних для процесів найму виключно відповідно до правил конфіденційності даних GIZ. Ознайомитися з цими положеннями можна за посиланням Захист даних | GIZ