Спеціаліст з документообігу - BOE, а також із запису та зберігання документів в Doña Ana County

Це повідомлення буде закрито о 17:00 у день закриття. Надає обслуговування клієнтів громадськості та персоналу округу Донья-Ана. Виконує різноманітні спеціалізовані офісні функції перегляду адміністративних документів та обробки документів для офісу окружного секретаря, включаючи, але не обмежуючись, допомогу з виборами, касовими функціями та іншою обробкою документів. Забезпечує постійне обслуговування клієнтів громадськості та службовців округу. Вітає клієнтів та відвідувачів і надавати точну інформацію, відповідні послуги або направляти їх до відповідних ресурсів. Отримувати та спрямовувати телефонні дзвінки від громадськості та персоналу округу. Шукайте запити клієнтів і надавайте інформацію. Дотримується касових правил і процедур, включаючи прийом, обробку та документування платежів. Виконує обов’язки резервного копіювання, призначені керівником. Обробка даних і керування файлами. Створення та керування файлами. Введення даних у веб-бази даних різних документів і відповідальність за ведення та зберігання документів записи. Записуйте щоденні обов’язки в реєстраційні листи або інші інструменти запису діяльності відділу Клерка. Підготуйте та надішліть усю кореспонденцію, пов’язану з відділом Клерка. Обов’язки, пов’язані з процесом запису, а також процесами ліцензування бізнесу, алкогольних напоїв і шлюбу, включаючи щомісячне виставлення рахунків і планування щорічного зберігання/знищення записів. Обов’язки, пов’язані з індексуванням записів і веденням записів і файлів, включаючи перевірку та редагування документів, надання доступу до правовстановлюючих компаній і громадськості, обов’язки, що стосуються мікрофільмування та архівних записів. Отримання та розподіл пошти відділу. Відкриває пошту відділу та направляє під час виборів отримуйте та розповсюджуйте пошту принаймні два (2) рази на день або так часто, як це необхідно. Записуйте пошту відповідно до процедур відділу діловодства. Вибори. Відповідайте на запитання та надавайте допомогу з різними документами, що стосуються відділ, як-от реєстрація виборців, відкріпні талони та заявки на виборчі бюлетені, попередні бюлетені. Допомога із запитами на державні послуги, включаючи запити на інформацію про реєстрацію виборців («PSR») та виборчі матеріали. Допомога з координацією виборів, включаючи кандидатів, бюлетені, матеріали та табулятори . Організація виборчих дільниць та допомога з достроковим голосуванням і днем ​​виборів за призначенням. ДОДАТКОВІ ОБОВ’ЯЗКИ. Виконує інші відповідні обов'язки за призначенням. Освіта. Атестат про середню або загальну освіту (GED). Досвід. Два роки високого досвіду роботи з адміністративного або клієнтського обслуговування та роботи з готівкою. Освіта/Заміна досвіду. Відповідно до політики округу. Ліцензії/сертифікати. Дійсне водійське посвідчення, бажано нотаріус у Нью-Мексіко. Поштова пропозиція медичного огляду, поліграфа, перевірки досвіду, водійського посвідчення тощо. Необхідно пройти перевірку, включаючи перевірку кредитоспроможності та перевірку даних про автомобіль. Бажано володіння двома мовами (англійська/іспанська). ЗНАННЯ, НАВИЧКИ ТА ЗДІБНОСТІ, НЕОБХІДНІ ДЛЯ ПОСАДИ Знання Повинні мати знання про загальні офісні практики та процедури та використання офісного обладнання; закони та зміни, що стосуються фінансових звітів Єдиного комерційного кодексу, а також документів і записів щодо нерухомого та не нерухомого майна; місцеві, державні та федеральні кодекси та правила, що стосуються призначеного відділу; належні методи ведення точних записів. Навички Необхідно мати навички роботи з комп’ютером і відповідним програмним забезпеченням; Оцінка фактів або ситуацій для визначення відповідних дій; професійно та тактовно вирішувати чутливі та конфіденційні питання; Робота з культурно різноманітним населенням; Встановлення та підтримка ефективних робочих стосунків на основі співпраці з іншими. ЗдібностіЗдатність спілкуватися усно та письмово; працювати самостійно; вміння писати звіти, ділове листування. Здатність читати та розуміти прості інструкції, короткі листування та пам'ятки, правила техніки безпеки, інструкції з експлуатації та технічного обслуговування та методичні посібники. Показати більше Згорнути