Заступник координатора проекту «Укриття». в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

OBJECTIVE

To ensure that Shelter projects are implemented in a timely and professional manner, according to objectives, goals and indicators, in line with donor requirements and based on beneficiary needs.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1.            Project Planning

a)            Jointly with the Shelter Coordinator develop and/or update overall project implementation strategy, systems, approaches, tools, and materials

b)            Jointly with the Shelter Coordinator organize project kick-off and close-out meetings

c)            Jointly with the Shelter Coordinator   plan the various stages of project implementation and set direction by prioritizing and organizing activities and resources to achieve project objectives

d)            Contribute technical inputs to Shelter strategy development, project proposals and provide input on needs and gaps.

e)            Promote and share ideas for improvement and necessary changes in the activities.

2.            Project Implementation Follow-up

a)            oversees and manage the implementation of the project ensuring that technical quality and standards are considered and respected during project(s) implementation in accordance with ACTED technical guidelines and standards

b)            Organize regular project coordination meetings with project team

c)            Ensure budget utilization and physical target achievements are reviewed at least once a month as per work plan

d)            Ensure project implementation is on time, target and budget, using effective M&E systems to reach desired impacts

e)            Anticipate and mitigate risks and trouble-shoot any unforeseen challenges during the project implementation

f)            Jointly with Shelter Coordinator   regular update the work plan, output tracker, PMF and other documents relevant for effective project management

g)            Prepare specifications, create BoQs, designs and assist in preparing tendering documents.

h)            Coordinate, manage resources and implement technical Shelter activities, including constructing and rehabilitating private houses and social institutions

i)             Ensure participation of a wide range of stakeholders (NGOs, CBOs, local community, etc.) in the process of implementing a system aпідхід, спрямований на зменшення ризику лиха.

j)             проактивне планування та координація з матеріально-технічним забезпеченням і командами на місцях

k)            Переконайтеся, що проекти «Укриття» спрямовані на найбільш уразливі верстви населення та що бенефіціари вибираються відповідно до цільові критерії програм житла, критерії ACTED та рекомендації донорів.

l)             Брати участь у швидкій оцінці потреб житла на місцях.

m)          За результатами оцінок допомагати з ідентифікацією конкретних місць розташування проекту, розробка та впровадження відповідних втручань у житло за координацією з координатором житла.

n)            Координація та нагляд за виконанням робіт, включаючи управління будівельними контрактами.

o)           Моніторинг та перевірка підрядників робота на життєво важливих етапах будівництва відповідно до графіка проекту

3.            Адміністрування та оперативне управління реалізацією проекту

3.1.        Фінанси

a)               Спільно з координатором з питань притулку   переглянути BFU та надати точні прогнози

b)               Спільно з координатором з питань укриття   спрогнозувати місячні потреби в готівці проекту та надати до фінансового відділу

3.2.        Логістика

a)            Спільно з координатором укриття   сприяти розробці планів закупівель

b)            Своєчасно розробити точні та точні форми замовлень

c)            Забезпечити належне управління та використання активів і запасів проекту

3.3.        Адміністрація/HR

a)            Керувати інженерно-технічним персоналом «Укриття» для діяльності, пов’язаної з «Укриттям», у співпраці з координатором з питань «Укриття»   

b)            Участь у наборі технічного персоналу (розробка організаційних схем, Технічне завдання, розробка тестів та їх перегляд; співбесіди тощо)

c)            Переконайтеся, що технічний персонал проекту розуміє та здатний виконувати свої ролі та обов’язки

d)            Постійні дії робочі плани та повсякденна діяльність технічного персоналу проекту

e)            Забезпечити розвиток потенціалу персоналу проекту та передачу ключових навичок.

f)            Забезпечити сприятливе робоче середовище та добре динаміка команди

g)            Проводити регулярне оцінювання персоналу та стежити за управлінням кар’єрою

h)            Керувати міжособистісними конфліктами

3.4.        Прозорість

a)            Переконайтеся, що записи та документи проекту (файли FLAT, договори пожертвування, відомості про відвідування тощо) належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до процедур ACTED

b)            Забезпечити обізнаність персоналу та дотримання кодексу поведінки ACTED і процедур FLATS

3.5.        Безпека

a)            Переконайтеся, що кожен член команди проекту обізнаний з проблемами безпеки, політиками, СОПами та дотримується їх відповідно

b)            У співпраці з відповідними Офіцер служби безпеки, слідкуйте за місцевою ситуацією з безпекою

4.            Зовнішні зв’язки

a)            Брати участь у розробціІнформаційна стратегія щодо притулку, спрямована на залучення місцевих громад.

b)            Спільно з координатором з питань притулку   сприяти комунікації та взаємодії для активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, учасників, партнерів і зацікавлених сторін на всіх етапах розробки та реалізації проекту

c)            Спільно з координатором з питань притулку   розвивати добрі стосунки з ключовими гуманітарними учасниками – місцевими та міжнародними, включаючи державні органи та недержавні організації, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах і двосторонніх зустрічах.

d)            Якщо це доцільно, спілкуйтеся з донорами та тісно співпрацюйте з партнерами над оновленнями проекту

e)            Співпрацюйте з місцевою владою та урядом для відновлення приватних будинків і соціальних установ.

5.            Контроль якості

a)            Оцінка виконаної технічної діяльності та забезпечення ефективного використання ресурсів

b)            Переконайтеся, що отримані уроки задокументовані, поширені та відображені під час планування проекту та прийняття рішень

c)            Спільно з порадами та допомогою в оглядах проектів, які проводить AMEU

d)            Забезпечення контролю якості, аналізу доданої вартості та впливу, визначення та використання найкращих практик і засвоєні уроки та надайте відповідний відгук для розробки нових проектів

i)             Визначте та проаналізуйте прогалини, додану цінність ACTED, синергію та можливості в областях, де проект(и) реалізується/реалізуються, і передайте відповідну інформацію   Shelter Project Координатор / Координатор з питань WASH і житла   

6.            Звітування

a)            Підготовка технічних звітів проекту та допомога координатору з укриття   у проектних пропозиціях і періодичних звітах

b)            Спільно з координатором укриття   проекти (внутрішніх) описових звітів і внесення до розробки фінансових звітів шляхом регулярного контролю за виконанням бюджету

c)            Надання регулярних і своєчасних оновлень про прогрес і виклики керівникам та іншим членам команди

d)            Взяти участь у складанні (внутрішнього і зовнішні) звіти про хід виконання проекту, що забезпечує якість і точність наданої технічної інформації

ОСНОВНІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

a)            Проект завершено вчасно без потреби в NCE

b)            Проект завершено в рамках гнучкості бюджету (не потребує поправки до бюджету для проектних статей)

c)            % досягнутих показників виконання контракту

d)            Проектні записи та документи (сертифікати пожертвувань, відомості про відвідуваність, платіжні відомості), доступні для всіх заходів проекту

e)            Звіти про позитивний моніторинг та оцінку (внутрішні та зовнішні)

g)            % неприйнятних витрат за статтями бюджету проекту

h)            % утримання персоналу проекту протягом усього життєвого циклу проекту

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуваннінні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed

Умови:

• Офіційне працевлаштування згідно законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медичне страхування після 3 місяців роботи з ACTED.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”