Фінансовий менеджер в Україні в WeWorld-GVC

Ми підтримуємо людей у ​​подоланні надзвичайних ситуацій і прагнемо гарантувати, що кожен може мати гідне та гідне життя, а також можливості та краще майбутнє. Ми працюємо в 26 країнах світу, в тому числі в Італії, з більш ніж 179 екстреними проектами, гуманітарною допомогою та проектами розвитку. У нашій діяльності в основному беруть участь жінки, дівчата та молоді люди, учасники змін у кожній громаді для більш справедливого та інклюзивного світу. Ми працюємо в умовах кількох природних та спричинених людиною криз у різних регіонах світу. Реагування на надзвичайні ситуації, координоване Підрозділом гуманітарної допомоги, складається з багатогалузевих втручань, включаючи WASH, EiE, CVA, продовольчу безпеку, захист та інші. Ми також працюємо в умовах тривалої кризи, надаючи гуманітарну допомогу шляхом профілактики, екстреної допомоги та реабілітації. За останні 4 роки ми зміцнили регіони та країни, де ми працюємо, ми створили нові програми, розробили нову якість і системи відповідності, і зараз нам потрібні нові люди, які хочуть приєднатися до нас, щоб побудувати світ, який ми хочемо в найближчі роки. Приєднайся до нас.

Посада: Фінансовий менеджер країни в Україні

Місцезнаходження: Київ

Звітність < /b> : регіональний фінансовий менеджер (функціональний лінійний менеджер) і представник країни (організаційний лінійний менеджер)

Кінцевий термін подання заявки: 08.02.2024

< b> Дата початку: Якнайшвидше

Сімейне місце служби: НІ

Робочий контекст

WeWorld підтримує людей у ​​подоланні надзвичайних ситуацій і прагне гарантувати, що кожен може мати гідне та гідне життя, а також можливості та краще майбутнє.

З початку конфлікту в Україні близько 17 мільйонів людей потребують гуманітарної допомоги та захисту по всій Україні. WeWorld працює разом з тими, хто, незважаючи на конфлікт, вирішив залишитися, тими, хто повернувся після того, як покинув свої домівки під час нападів, переселенцями зі східної частини країни та біженцями в Молдові.

Основними секторами втручання є WASH, житло/NFI, захист дітей і MPCA для постраждалого від конфлікту населення в нещодавно звільнених районах і ВПО, які проживають на заході країни; заходи з психосоціальної підтримки здійснюються переважно жінкам і дітям через мобільні підрозділи та створення просторів, дружніх до дітей; Забезпечено розподіл продовольчих та непродовольчих товарів у місцях спільного проживання ВПО та найбільш уразливого населення у сільській місцевості на сході країни.

Зараз гуманітарні операції WeWorld проводяться в Харківській, Херсонській, Миколаївській, Одеській та Київській областях. Заміський офіс розташований у Києві, а регіональні офіси – у Харкові, Львові та незабаром у Миколаєві.

Мета посади

Фінансовий менеджер країни відповідає за всі адміністративні та бухгалтерські процеси, включаючи фінансову звітність, бюджетне планування, розробка та моніторинг. Вона/він керує місцевим фінансовим персоналом. Вона/він підпорядковується регіональному фінансовому менеджеру (функціональний лінійний менеджер) і представнику країни (організаційний напрямок)Менеджер).

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

Загальне управління

·Відстеження результатів і термінів, пов’язаних із грантами, контрактами, постачальниками та партнерами, і керування ними

·Моніторинг адміністрування грантів для забезпечення дотримання вимог до звітності та витрат

·Контроль відповідність адміністративних документів та їх належне оформлення

·Забезпечення безперебійного потоку адміністративної інформації та даних до штаб-квартири та регіонального офісу

·Контроль над потоком адміністративної інформації від партнерів проекту та відповідністю з Меморандумом про взаєморозуміння

·Контроль місцевого адміністративного та фінансового персоналу для виконання рутинних завдань

·Розвиток потенціалу місцевого персоналу та партнерських організацій у таких сферах, як фінансове управління, закупівлі та логістика, адміністрування, добро управління та управління підзвітністю та прозорістю

·Подальші платежі від донорів і закриття фінансового проекту. Впровадити систему для контролю над інфляцією в обох країнах, щомісяця надаючи оновлену інформацію команді управління країною та регіональному фінансовому менеджеру

·Участь у зустрічах між адміністраторами з іншими міжнародними та неурядовими організаціями в координації з представником країни

Бухгалтерський облік

·Контроль і затвердження регулярної бухгалтерської звітності, включаючи щомісячні звірки, щомісячне та річне закриття рахунків, щомісячні записи в журналі

·Контроль процес перевірки готівки та банківського балансу під час закриття щомісячних рахунків

·Переконайтеся, що рух касової книги належним чином ведеться та постійно оновлюється

·Контроль за управлінням готівкою та банком у місії

Фінансова звітність

·Він/вона відповідає за підготовку фінансових звітів у координації з регіональним фінансовим менеджером та адміністративною командою

· Забезпечувати відповідність фінансових звітів донорам і внутрішнім правилам і процедурам

Бюджет і планування

· Співпрацювати з представниками країни та керівниками програм/проектів для розробляти бюджети відповідно до правил донорів

·Перегляд адміністративних/фінансових умов грантових контрактів перед підписанням (графік платежів і фінансової звітності тощо)

·Співпраця з керівником програми для моніторингу фактичні та прогнозовані витрати в порівнянні з бюджетом, щоб уникнути недовитрати та перевитрати на проекти, забезпечуючи дотримання вимог донорів щодо прийнятності та звітності

·Моніторинг щомісячних фінансових потоків місій та проектів; розробляти та переглядати щоквартальні та річні запити на фінансування до штаб-квартири

·Передбачати фінансові ризики, представляти оновлення бюджету та плани пом’якшення наслідків та повідомляти про них представнику країни

·Координувати підготовку та постійно контролювати /оновлення основного бюджету WeWorld для Молдови та України з наданням щомісячного аналізу представникам країн, зосереджуючись на прогалинах і ризиках

Процес аудиту

· Співпраця з управління фінансовим аудитом, що виконується за проектами

·Контроль щорічного фінансового аудиту загального обліку для місцевих органів влади та інших процедур фінансової звітності, які можуть вимагатися в обох країнах.

·Підготувати інф

Закупівлі

·Перевірити весь процес закупівель (тендерне досьє, оцінка , контракт) перед тим, як подати запит на схвалення відповідній команді (на місцевому рівні чи рівні штаб-квартири), як зазначено в місцевому Керівництві з експлуатації та внутрішній СОП із закупівель

· Переконайтеся, що план закупівель оновлюється у співпраці з координатором із закупівель пункт

·Перевіряє, що досьє закупівель проекту повно та дотримуються вказівок WW/Донорів

·Контроль за правильним архівуванням файлів закупівель

Процедури

·Запровадження адміністративних процедур, процедур і систем, наданих WeWorld Financial Management SOP для підвищення ефективності, у координації з регіональним фінансовим менеджером

·Контроль та оновлення локальної операційної Посібник для всіх місій на основі процедур WeWorld для реалізації організаційної політики, включно з політикою, пов’язаною з управлінням персоналом, у координації з регіональним фінансовим менеджером

· Тісна координація з координаційним центром журналів/процесів місії

·Переконайтеся, що плани закупівель проектів реалізуються відповідно до управління бюджетами

·Ретельно перевірте процедури закупівель перед будь-яким авторизацією платежу

Людські ресурси

·Брати участь в аналізі потреб у персоналі та витрат, винагороди та пільг, а також практики перевірки ефективності

·Контролювати дотримання всіх правил працевлаштування WeWorld, які стосуються заробітної плати Національного персоналу, медичного страхування, страхування праці, працівників переваги

·Переконайтеся, що всі національні співробітники мають дійсні контракти, оновлені та підписані технічні завдання

·Підтримуйте представника в країні для моніторингу та перегляду шкали заробітної плати, якщо необхідно, а також контролюйте відпустки персоналу , відпустки, понаднормова робота та договірні зобов’язання

·Підтримка в процесі найму національного допоміжного персоналу

·За потреби підтримка безперебійного найму національного персоналу відповідно до національних процедур