Фінансовий менеджер в Україні в WeWorld-GVC

Ми підтримуємо людей у ​​подоланні надзвичайних ситуацій і прагнемо гарантувати кожному гідне та достойне життя, а також можливості та краще майбутнє. Ми працюємо в 27 країнах світу, в тому числі в Італії, з більш ніж 165 екстреними проектами, гуманітарною допомогою та проектами розвитку. Наша діяльність головним чином залучає жінок, дівчат і молодих людей, акторів змін у кожній громаді для більш справедливого та інклюзивного світу. Ми працюємо в умовах кількох природних і антропогенних криз у різних регіонах світу. Реагування на надзвичайні ситуації, координоване Підрозділом гуманітарної допомоги, складається з багатогалузевих втручань, включаючи WASH, EiE, CVA, продовольчу безпеку, захист та інші. Ми також працюємо в умовах тривалої кризи, надаючи гуманітарну допомогу шляхом профілактики, екстреної допомоги та реабілітації. За останні 4 роки ми зміцнили регіони та країни, де ми працювали, ми створили нові програми, розробили нові системи якості та відповідності, і тепер нам потрібні нові люди, які хочуть приєднатися до нас, щоб побудувати світ, який ми хочемо в наступні роки. Приєднайся до нас. Посада: Фінансовий менеджер в Україні Місцезнаходження: Київ Звітність: Регіональний фінансовий менеджер (функціональний лінійний менеджер) і Представник у країні (організаційний лінійний менеджер) Кінцевий термін подання заявки: 22/05/2024 Дата початку: червень 2024 Сімейне місце служби: НІ Робочий контекст WeWorld підтримує людей у ​​подоланні надзвичайних ситуацій, і вона прагне гарантувати, що кожен може мати гідне та гідне життя, а також можливості та краще майбутнє. З початку конфлікту в Україні близько 17 мільйонів людей потребують гуманітарної допомоги та захисту по всій Україні. WeWorld працює разом з тими, хто, незважаючи на конфлікт, вирішив залишитися, тими, хто повернувся після того, як покинув свої домівки під час нападів, переселенцями зі східної частини країни та біженцями в Молдові. Основними секторами втручання є WASH, житло/NFI, захист дітей і MPCA для постраждалого від конфлікту населення в нещодавно звільнених районах і ВПО, які проживають на заході країни; психо-соціальна підтримка здійснюється в основному для жінок і дітей через мобільні підрозділи та створення просторів, дружніх до дітей; Забезпечено роздачу продовольчих та непродовольчих товарів у місцях спільного проживання ВПО та найбільш уразливого населення у сільській місцевості на сході країни. Наразі гуманітарні операції WeWorld проводяться в Харківській, Херсонській, Миколаївській, Одеській та Київській областях. Заміський офіс знаходиться в Києві, а регіональні офіси – у Харкові, Львові та незабаром у Миколаєві. Мета посади Менеджер з фінансів країни відповідає за всі адміністративні та бухгалтерські процеси, включаючи фінансову звітність, планування бюджету, розвиток і моніторинг. Вона/він керує місцевим фінансовим персоналом. Вона/він підпорядковується регіональному фінансовому менеджеру (функціональному лінійному менеджеру) та представнику країни (організаційному лінійному менеджеру). ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ ТА ОБОВ’ЯЗКИ Загальна адміністрація · Відстеження та керування результатами та термінами, пов’язаними з грантами, контрактами, постачальниками та працівникамиrtners · Моніторинг адміністрування грантів для забезпечення дотримання вимог щодо звітності та витрат · Контроль відповідності адміністративних документів та їх належного оформлення · Забезпечення безперебійного потоку адміністративної інформації та даних до штаб-квартири та регіонального офісу · Контроль потоку адміністративної інформації від партнерів проекту та дотримання Меморандуму про взаєморозуміння · Нагляд за адміністративним та фінансовим персоналом для виконання рутинних завдань · Розвиток потенціалу місцевого персоналу та партнерських організацій у таких сферах, як фінансове управління, закупівлі та логістика, адміністрування, належне управління та управління підзвітністю та прозорістю · Подальші платежі від донори та фінансове закриття проекту. Впровадити систему для контролю над інфляцією в обох країнах, надаючи щомісячне оновлення команді управління країною та регіональному фінансовому менеджеру · Участь у нарадах між адміністраторами з іншими міжнародними та неурядовими організаціями в координації з бухгалтерським представником країни · Контролювати та затверджувати регулярну бухгалтерію, у тому числі щомісячне звірення, щомісячне та щорічне закриття рахунків, щомісячні записи в журналі · Контроль процесу перевірки готівки та банківського балансу під час закриття місячних рахунків · Переконайтеся, що рух касової книги належним чином ведеться та постійно оновлюється · Контроль управління касою та банком у місії Фінансова звітність · Він/вона відповідає за підготовку фінансових звітів у координації з регіональним фінансовим менеджером та адміністративною групою · Забезпечує відповідність фінансових звітів донорам і внутрішнім правилам і процедурам Бюджет і планування · Співпрацює з представниками країни та програмами/проектами Менеджери повинні розробляти бюджети відповідно до правил донорів · Перегляд адміністративних/фінансових умов грантових контрактів перед підписанням (графік платежів і фінансової звітності тощо) · Співпраця з менеджером програми для моніторингу фактичних і прогнозованих витрат у порівнянні з бюджетом, щоб уникнути недовитрати та перевитрати проекти, забезпечуючи відповідність вимогам донора та системі звітності · Моніторинг щомісячних фінансових потоків місій і проектів; розробляти та переглядати щоквартальні та річні запити на фінансування до штаб-квартири · Передбачати фінансові ризики, представляти оновлення бюджету та плани пом’якшення та повідомляти про них представнику країни · Координувати підготовку та постійно контролювати/оновлювати основний бюджет WeWorld для Молдови та України, щомісячно аналіз для представників країни, зосереджуючи увагу на прогалинах і ризиках. Процес аудиту · Співпраця з керівництвом фінансового аудиту, що виконується за проектами · Контроль щорічного фінансового аудиту загального обліку для місцевих органів влади та інших процедур фінансової звітності, які можуть знадобитися в обох країнах. · Готує інформацію та несе безпосередню відповідальність за будь-яку оцінку/аудит, проведену донором щодо адміністративної процедури WeWorld. Закупівлі · Перевірте весь процес закупівель (тендерне досьє, оцінка, контракт) перед тим, як запитувати схвалення у відповідній команді (на місцевому рівні чирівень штаб-квартири), як зазначено в місцевому Керівництві з експлуатації та внутрішньому СОП із закупівель · Забезпечує оновлення плану закупівель у співпраці з координатором із закупівель · Перевіряє повність досьє закупівель проекту та дотримання вказівок WW/Донорів · Контролює правильне архівування Процедури файлів закупівель · Впроваджуйте адміністративні процедури, процедури та системи, надані SOP WeWorld Financial Management, щоб підвищити ефективність у координації з регіональним фінансовим менеджером · Контролюйте та оновлюйте Локальний оперативний посібник для всіх місій на основі процедур WeWorld для реалізації організаційної політики, включаючи пов’язані з управлінням персоналом у координації з регіональним фінансовим менеджером · Тісна координація з координаційним центром Logs/Proc місії · Переконайтеся, що плани закупівель проектів реалізуються відповідно до управління бюджетами · Ретельно перевірте процедури закупівель перед будь-яким дозволом на оплату Людські ресурси · Беріть участь в аналізі потреб у персоналі та витрат, винагороди та пільг, а також практики перевірки ефективності · Контролювати дотримання всіх правил працевлаштування WeWorld, що стосуються нарахування заробітної плати національного персоналу, медичного страхування, страхування праці, виплат працівникам · Переконайтеся, що всі національні співробітники мають дійсні контракти, оновлені та підписані Умови Рекомендації · Підтримка Представника в країні для моніторингу та перегляду шкали заробітної плати, якщо це необхідно, а також контроль за відпустками персоналу, відпустками, понаднормовими та договірними зобов’язаннями · Підтримка в процесі найму Національного допоміжного персоналу · За потреби, підтримка безперебійного найму Національного персоналу згідно з національними процедурами ОСНОВНІ ВИМОГИ Кваліфікація та знання · Ступінь бакалавра або еквівалент у сфері економічного/фінансового/бухгалтерського менеджменту · Знання інституційних донорських процедур (AICS, ЄС, агентства ООН тощо)· Робоче знання англійської мови Професійний досвід · Бажано два роки професійної досвід роботи на фінансових/адміністративних посадах у секторі міжнародного співробітництва та/або реалізації проектів гуманітарної допомоги · Досвід управління бюджетом та моніторингу процедур закупівель Навички та здібності · Сильна гнучкість і здатність адаптувати поведінку до потреб ситуації та контексту надзвичайної ситуації · Спроможність працювати автономно та запобігати/вирішувати проблеми · Перевірені організаційні навички та здатність ефективно керувати багатьма завданнями, сприяючи якості, командному духу та позитивним робочим відносинам з колегами · Здатність виявляти, ініціювати та підтримувати добрі відносини з партнерськими організаціями, донорами та національними органами влади включаючи побудову професійних стосунків із старшими особами, які приймають рішення та впливовими особами/лідерами · Хороші комунікативні навички, навички ведення переговорів і чуйність у спілкуванні з місцевими інституціями з критичних питань · Культурна, гендерна, релігійна та вікова чутливість і адаптивність · Сильна відданість місії We World , справжній інтерес до тем гуманітарної допомоги БАЖАНІ ВИМОГИ · Знання італійської мови буде вважатися перевагою · Знання процедур AICS, EU, ECHO · Досвід реалізації проектів гуманітарної допомоги ЩО МИ ПРОПОНУЄМО Тип контракту: контракт на перші 3 (три) місяці співпраці підлягає оцінці; другий контракт про співпрацю на 6 (шість) місяців з можливістю продовження після позитивної оцінки перших трьох місяців контракту. Економічні умови визначаються відповідно до Політики компенсації експатріантів WeWorld: базова заробітна плата (стаж/роль, яку займають) + внески (комплекс ролей і труднощі залежно від місця роботи) Житло: житло надається в спільному житлі Щорічна відпустка: 2,5 дні/місяць ( робочі дні) Авіаквиток: один зворотний рейс кожні 12 місяців дії контракту. Медичне страхування: покривається Політика R&R: 5 днів кожні 8 тижнів, до 500 євро відшкодування подорожі та 500 євро добових. Процес набору може бути закрито достроково, якщо відповідний кандидат знаходиться. У зв’язку з великою кількістю заявок ми заздалегідь приносимо вибачення та відповідатимемо лише на ті профілі, які будуть вважатися придатними для цієї ролі.