Офіцер з координації, НПСА-8, ДС-Київ, (Національна посада) в UNDP Careers

Опис роботи Передумови Програма розвитку ООН (ПРООН) працює приблизно в 170 країнах і територіях, допомагаючи викорінювати бідність, зменшувати нерівність і відчуження, а також створювати стійкість, щоб країни могли підтримувати прогрес. Як агентство розвитку ООН, ПРООН відіграє вирішальну роль у допомозі країнам у досягненні Цілей сталого розвитку (ЦСР). В Україні ПРООН працює у п’яти програмних сферах підтримки: спроможність уряду реагувати на кризи та врегулювати їх; стабільне надання державних послуг; протиаварійні роботи, що сприяють поверненню та відбудові; доходи, засоби до існування та реакція приватного сектору; громадянське суспільство та підтримання соціальної структури. Війна в Україні призвела до значних людських втрат; безпрецедентне переміщення всередині країни та до сусідніх країн; та руйнівне руйнування інфраструктури. Наразі понад 50% енергетичної інфраструктури пошкоджено, що спричиняє масштабні порушення енергопостачання по всій країні, мільйони людей стикаються з перебоями в електропостачанні та проблемами з опаленням. Вісімнадцять років соціально-економічних досягнень України під загрозою. Основне завдання ПРООН полягає в тому, щоб якомога повніше зберегти здобутки розвитку та якнайшвидше повернути Україну на шляхи досягнення ЦСР. ПРООН запустила свою програму розвитку стійкості та відновлення (RBR) для України 11 квітня 2022 року, щоб негайно відреагувати на розвиток і гуманітарні виклики. Загальна мета полягає у збереженні здобутків розвитку в Україні, пом’якшенні ризиків занурення в кризу управління та надання послуг, впровадженні заходів для відновлення після початку гуманітарної допомоги та сприянні швидкому поверненню до шляхів розвитку та процесів для досягнення національними потребами ЦУР. ПРООН надасть технічну допомогу щодо експертної підтримки для забезпечення найвищого рівня процесу закупівель, фінансового, інженерного та антикорупційного моніторингу реалізації Проекту. У цьому контексті ПРООН в Україні запрошує висококваліфікованих та досвідчених професіоналів на посаду Офіцера з координації, який відповідатиме за координацію діяльності Проекту, а також за адміністративний, фінансовий і матеріально-технічний нагляд. Обов’язки та відповідальність. Очікується, що посадовець виконуватиме такі завдання:I. Забезпечення загальної підтримки проекту Забезпечення виконання відповідних заходів Проекту та досягнення результатів відповідно до потреб та досвіду жінок і чоловіків відповідно до проектного документу, робочих планів та інших спільних угод між ЄІБ та ПРООН; Сприяти підготовці річних, квартальних і детальних робочих планів впровадження та інших пов'язаних документів для своєчасного початку та виконання компонентів діяльності. II. Забезпечення ефективної адміністративної підтримки. Забезпечення ефективного обслуговування адміністративних функцій для реалізації заходів проекту, включаючи кадрові питання, облік відвідуваності, організацію місій, обслуговування офісу, прийом/реєстрацію; Забезпечте безперебійну роботу проекту, дотримуючись встановленихопераційні правила та процедури, включаючи підготовку супровідної документації для контрактів та платежів; Організовувати підготовку, реалізацію та супровід зустрічей, круглих столів, конференцій, інших громадських та комунікаційних заходів, вести протоколи зустрічей; Сприяти збору даних, аналізу та підтримці бази даних і файлів, пов’язаних з проектом; підтримувати точні електронні та паперові файли, інформацію та системи записів; Надання матеріально-технічної підтримки, включаючи організацію поїздок, розміщення, візи, квитки тощо для персоналу проекту; Переконайтеся, що організації та дозволи на поїздки, запити на місії, паспорти та всі інші питання, пов’язані з поїздками персоналу національного проекту всередині та за межами України, належним чином та вчасно дозволені та оброблені; Сприяти моніторингу, оцінці та аудиту проекту, а також місіям експертів; Зберігайте оновлені інвентаризаційні записи та забезпечуйте дотримання правил ПРООН щодо використання, зберігання та належного обслуговування обладнання. Переконайтеся, що передача/утилізація обладнання здійснюється відповідно до правил ПРООН; Сприяти підготовці звітів, включаючи звіти про прогрес і річні звіти, а також спеціальні технічні звіти; Підтримуйте зв'язок з офісом ПРООН в Україні з питань, пов'язаних з операціями: закупівлі, фінансове управління та людські ресурси; За потреби забезпечити письмовий та усний переклад програмних документів; Придбання та розповсюдження проектних канцтоварів, офісного приладдя, оргтехніки та меблів за потреби; Участь у тренінгах для персоналу операцій/проектів щодо адміністративних та фінансових процедур; Обробляти телефонні запити та листування проекту; Сприяти збору, аналізу та інтерпретації даних у сфері впровадження ТП (технічної допомоги). III. Забезпечення підтримки операційної фінансової діяльності проекту Забезпечення щоденного управління фінансовими операціями проекту відповідно до правил і положень ПРООН та відповідних СОП; Готувати та контролювати операційний бюджет, розробляти бюджет проекту та підтримувати необхідний бюджетний контроль та записи; Сприяти підготовці річних та квартальних робочих планів проекту, підготовці звіту про хід виконання та звітності на основі вимог ПРООН та донорів проекту; Готувати фінансові звіти за проектом відповідно до вимог ПРООН та донорів; Моніторинг витрат і підготовка фінансових прогнозів; Забезпечити своєчасне подання документів для розрахунків з персоналом, субпідрядниками та постачальниками послуг відповідно до встановлених графіків платежів та в межах бюджету проекту; Сприяти аудиту, моніторингу та оцінці проекту; Готуйте точні перегляди бюджету; Готувати запити на отримання фінансового дозволу до ОГ ПРООН в Україні відповідно до затвердженого бюджету проекту; Координація з Групою закупівель ПРООН у закупівлі матеріалів, включаючи заявки, запити цінових пропозицій, калькуляцію послуг, обладнання, предметів першої необхідності та будь-яких матеріалів, необхідних для проекту; Створювати заявки в Quantum для проектів розробки та реєструвати надходження товарів у Quantum; Підготуйте ваучери для проекту, не пов’язані з замовленнямd відомості про заробітну плату та інші виплати, належні персоналу проекту; Забезпечити своєчасне коригування замовлень на купівлю з помилками перевірки бюджету, неопублікованими або невідповідними ваучерами та іншими проблемами; Засвідчення видатків для затвердження платежів та моніторинг/контроль видатків бюджету та затверджених асигнувань; Забезпечити належне закриття рахунків наприкінці кожного фінансового року та підготовку всіх фінансових звітів, необхідних відповідно до встановлених фінансових правил і положень ПРООН; Координувати та діяти як координаційний центр з питань, що стосуються фінансів та адміністрування в рамках проекту; Тісно співпрацювати з фінансовим підрозділом ПРООН в Україні, адміністративним відділом та відділом кадрів для забезпечення належної координації дій та заходів, пов’язаних з фінансами. IV. Сприяти комунікації проекту Огляд преси та публікацій на предмет статей, які цікавлять проект, і розповсюдження їх серед персоналу проекту; Сприяти підготовці публічних заходів, таких як круглі столи, прес-конференції, брифінги, інтерв’ю; Сприяти інформаційним кампаніям ООН, семінарам для ЗМІ, прес-брифінгам, презентаціям звітів тощо; Огляд перекладів, контакти з друкарнями та іншими постачальниками для забезпечення якості виробництва та своєчасного виготовлення комунікаційних матеріалів; Зв'язок із комунікаційним персоналом інших проектів ПРООН; Тісно співпрацюйте з комунікаційним персоналом офісу в країні та програмним персоналом, щоб повідомляти історії успіху та результати. Займаючий посаду виконує інші обов’язки в межах свого функціонального профілю, які вважаються необхідними для ефективного функціонування офісу та організації. Компетенції Основні досягнення результатів: РІВЕНЬ 1: планує та контролює власну роботу , звертає увагу на деталі, виконує якісну роботу до встановленого терміну. ​​Думає інноваційно: РІВЕНЬ 1: відкритий для творчих ідей/відомих ризиків, прагматично вирішує проблеми, вносить удосконалення. Постійно навчається: РІВЕНЬ 1: відкритий і цікавий, ділиться знаннями, вчиться на помилках, запитує зворотній зв'язок Адаптація зі спритністю: РІВЕНЬ 1: адаптується до змін, конструктивно справляється з двозначністю/невизначеністю, є гнучким. Діє з рішучістю: РІВЕНЬ 1: демонструє драйв і мотивацію, здатний спокійно діяти перед обличчям труднощів, впевнено.Залучення та партнерство: РІВЕНЬ 1: демонструє співчуття/розуміння по відношенню до інших, формує позитивні стосунки. Забезпечує різноманітність та залучення: РІВЕНЬ 1: Цінувати/поважати відмінності, усвідомлювати несвідомі упередження, протистояти дискримінації. Міжфункціональні та технічні компетенції. Визначення назви тематичної області. Управління бізнесом. Управління операціями. Здатність ефективно планувати, організовувати та контролювати бізнес-процеси організації в щоб перетворити свої активи на найкращі результати в найефективніший спосіб. Знання відповідних концепцій і механізмів. Управління закупівлями Управління закупівлями Здатність купувати товари, послуги чи роботи із зовнішнього джерела. Загальне (за всіма функціями) Загальне (поза функціями) Здатність планувати, керувати та проводити публічні та приватні заходи, щоб забезпечити підтримку та посилення індивідуальних комунікацій та адвокаційних ініціатив, а також загального бренду та мандату ПРООН. Адміністрація та операції Управління подіями (включаючи відступи,тренінги та зустрічі) Здатність керувати подіями, включаючи визначення місця проведення, розміщення, логістику, кейтеринг, транспортування та виплату готівки тощо. Адміністрація та операції Політика та процедури подорожей Знання політики та процедур подорожей; здатність тлумачити політику подорожей, Правила персоналу, адміністративні циркуляри та фінансові положення та правила подорожей; суміжні питання. Адміністрація та експлуатація Управління транспортними засобами Знання політики та процедур управління автопарком. Фінанси Управління бюджетом Здатність підтримувати бюджетні аспекти процесу планування роботи, складання та управління командними бюджетами. Освіта Освіта: необхідні навички та досвід. Потрібен вищий університетський ступінь (ступінь магістра або еквівалент) у галузі ділового адміністрування, менеджменту, економіки, фінансів, гуманітарних або соціальних наук, досліджень розвитку або іншої відповідної галузі. Університетський ступінь першого рівня (ступінь бакалавра) у зазначених вище сферах у поєднанні з додатковими 2 роками кваліфікаційного досвіду буде належним чином розглядатися замість ступеня магістра. Досвід Відповідний досвід на національному або міжнародному рівні в адмініструванні, фінансах, комунікаціях, службі підтримки програм або в інших відповідних сферах буде перевагою. Крім того, якщо у вас є ступінь бакалавра, потрібен мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи. Досвід роботи з комп'ютером та пакетами офісних програм (Word, Excel та ін.), досвід роботи з веб-системами управління. Попередній досвід роботи з агентством ООН, міжнародною організацією або проектами, що фінансуються міжнародними донорами, у сфері операцій (наприклад, адміністрування, бюджетування, логістика) вважається сильною перевагою. Досвід роботи з Quantum або іншими системами планування ресурсів Enterprise і SharePoint повинен вважається перевагою. Досвід у бізнес-процесах ПРООН (закупівлі, фінанси та закриття проектів) вважається перевагою. Бажано досвід виконання адміністративних завдань та управлінських функцій. Досвід у фасилітації процесів закупівель вважається перевагою. Вимоги до мови: вільне володіння Вільне володіння українською мовою вимагається від місцевого персоналу. Відмова від відповідальності Інформація про кандидата щодо реєстрів ПРООН. Примітка: ПРООН залишає за собою право вибрати одного або кількох кандидатів із цього оголошення про вакансію. Ми також можемо зберігати заявки та розглядати кандидатів, які претендують на цю посаду на інші подібні посади в ПРООН на тому ж рівні та з подібними посадовими характеристиками, досвідом і освітніми вимогами. НедискримінаціяПРООН дотримується політики абсолютної нетерпимості до сексуальної експлуатації та неправомірної поведінки, сексуальних переслідування та зловживання владою. Таким чином, усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій та попередніх даних, і від них очікується дотримання цих стандартів і принципів. ПРООН — це роботодавець із рівними можливостями та інклюзивним роботодавцем, який не дискримінує за ознаками раси, статі, гендерної приналежності, релігії, національності , етнічне походження, сексуальна орієнтація, інвалідність, вагітність, вік, мова, соціальне походження чи інший статус. Попередження про шахрайство Організація Об’єднаних Націй does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web. Show more Show less Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Інше Галузі Міжнародні справи