Заступник/-ця координатора проєкту (Cash Deputy Project Coordinator) в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проєктів у 43 країнах.

The Deputy Project Coordinator, based in Kyiv assists in overseeing the implementation of the project and ensures effective and timely completion of cash activities and implementation throughout, delivery of quality outputs and achievement of outcomes with maximum impact for beneficiaries. The Deputy Project Coordinator assists in the supervision of the project staff in daily management of all aspects of the Cash project and supports the liaison with relevant internal departments and external partners and project stakeholders.

OBJECTIVES

1. To contribute to the overall success of the cash project, and seeing that deliverables arrive on time, on scope, on budget, within acceptable quality levels, and in line with donor requirements and based on beneficiary needs. 
2. Coordination with cash program staff to ensure timely cash activities and organize capacity building to new Cash staff in Acted offices in Ukraine.

Functions

Project Planning

• Support the development of the overall cash project implementation strategy (incl. the transition/phase out strategy), systems, approaches, tools, and materials;
• Assist in the development and updates of the Standard of Procedures (SOPs) to organize the various project deliverables and the work implementation of cash activities on time;
• Contribute to the preparation of the work plan and tracking tool according to the schedule as a comprehensive and detailed model map for the successful implementation of the project;
• Assist in the organization and planning of the project kick-off and other related to project planning meetings, and follow-up on the project-related action points originating from these meetings.

Project Implementation Follow-up

• Support of controlling the work plan of cash activities throughout in Ukraine, monitor the implementation status of the project and update the project progress on a daily basis;
• Assist in documenting implementation progress and challenges by regularly updating the Project Management Framework (PMF) and sharing it with Cash Project coordination and Technical Coordinator;
• Ensure that relevant technical quality and standards are considered and respected during project implementation;
• Operate following the “do no harm principles” in order to ensure projects are safe for communities;
• Help anticipating and mitigating risks and issues, and trouble-shoot any unforeseen challenges during the proвпровадження проекту;
• Підтримка координації та управління змінами в реалізації проекту, зокрема визначення змін, які необхідно внести, перегляд запропонованих змін, аналіз впливу, який вони мають на план проекту, схвалення/відхилення запитаних змін і контроль і оновлення обсягу, вартості, бюджету, графіку та вимог до якості на основі затверджених змін і в координації з Групою розробки проекту та Департаментом фінансів;
• Забезпечувати регулярні та своєчасні оновлення щодо прогрес і виклики для координатора проекту, технічного координатора відділу DCD і готівки та інших членів команди.

Документація та відповідність

• Переконайтеся, що записи та документи проекту, зокрема документи, які підтверджують завершення діяльності (список бенефіціарів, відомості про присутність, звіти від постачальників фінансових послуг тощо), належним чином підготовлені, зібрані та збережені відповідно до Процедури Acted і спеціальні процедури для донорів;
• Координація ведення бази даних бенефіціарів, що містить усі відомості про реєстрацію бенефіціарів та базову інформацію, а також заходи, від яких отримували вигоду бенефіціари, забезпечення захисту даних від неправомірного використання відповідно до політики захисту даних Acted;
• Забезпечення обізнаності персоналу та дотримання кодексу поведінки Acted, процедур FLATS і донорів вимоги.

Залучення та підзвітність бенефіціарів

• Переконайтеся, що співробітники проекту дотримуються Кодексу поведінки Acted і ставляться до всіх бенефіціарів з повагою та без будь-якої відмінності чи дискримінації за національністю, расою, етнічною приналежністю, племенем, статтю, релігійними переконаннями, політичними переконаннями чи обмеженими можливостями;
• допомога в нагляді за відповідний, досяжний і прийнятний вибір бенефіціарів проекту;
• Допомога в розробці стратегії спілкування з громадами, щоб фактична, об’єктивна та дієва інформація надавалася зацікавленим сторонам проекту;
• Забезпечити зацікавленим сторонам проекту можливість брати участь протягом усього циклу проекту;
• Забезпечити доведення до цільових спільнот інформації про механізм розгляду скарг і реагування Acted і вирішення пов’язаних із ними скарг до проекту в координації з підрозділом MEAL.

Внутрішня координація

• Допомога в організації регулярних координаційних зустрічей проекту з групою проекту з готівки;
• Надання оновленої інформації про хід виконання операцій з готівкою, виклики, ризики, зміни в контексті України та звіт про зміни або пропозиції щодо вирішення проблем і ризиків.

Зовнішні Координація та залучення зацікавлених сторін

• Підтримка, сприяння або проведення комунікаційних заходів і зв’язків для активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, акторів, партнерів і зацікавлених сторін на всіх етапах розробки проекту (зв’язок із підрозділом PD) та реалізації;
• Координація та співпраця з іншими шляхом розвитку хороших стосунків із ключовими гуманітарними організаціями учасники – місцеві та міжнародні, включаючи державні органи та недержавні учасники, шляхом регулярної участі в технічних зустрічах татеральні зустрічі;
• допомагати у визначенні можливостей для співпраці та координації зусиль з іншими організаціями, щоб переконатися, що наша діяльність базується на роботі інших, а не копіює її;
• направляти незадоволені потреби іншим відповідним учасникам;
• обмінюватися зовнішнім навчанням та інноваціями з громадами та іншими зацікавленими сторонами.

Партнер Керівництво

• Уточніть ролі/обов’язки, а також очікування, зокрема щодо процесів, яких слід дотримуватися, а також бюджету, з самого початку партнерства, щоб уникнути проблем на пізнішому етапі.
• Надавати підтримку партнерам у реалізації проекту та забезпечувати своєчасне та якісне виконання проектів партнерами відповідно до вимог Acted та донорів;
• Проводити оглядові зустрічі з партнерами, приділяючи особливу увагу до аспектів взаємовідносин партнерської співпраці та гарантувати, що будь-які проблеми чи суперечки вирішуються своєчасно.

Безпека

• Підтримка аналізу контексту в області реалізації проекту шляхом визначення та відстеження мікросигналів (наприклад, індикаторів безпеки, соціально-економічних показників) і підтримки територіального координатора та безпеки Відділ;
• Забезпечити належний імідж Acted для зацікавлених сторін проекту, таким чином підвищивши визнання присутності та діяльності Acted у зоні реалізації проекту;
• Допомога в управлінні переміщенням команди впровадження проекту та забезпечення того, щоб члени команди суворо дотримувалися SCR руху;
• Якщо необхідно, домовтеся про доступ із місцевими зацікавленими сторонами.

Людина Ресурс

• Допомога у визначенні структури грошової команди проекту та розробка організаційної схеми проекту в межах обмежень бюджету та відповідно до пріоритету;
• Допомога в розробці та/або коригуванні ТЗ із визначенням функцій і обов’язків персоналу відповідно до діючих стандартів;
• Підтримка подання плану найму для проекту до відділу кадрів Відділ;
• Брати участь у наборі персоналу проекту з грошовими коштами у сферах здійснення касової діяльності;
• Забезпечувати, щоб персонал проекту розумів і міг виконувати свої ролі та обов’язки; 
• Стежте за виконанням робочих планів і повсякденною діяльністю персоналу проекту; 
• Проводити регулярне оцінювання персоналу та стежити за управлінням кар’єрою;
• Керувати міжособистісними конфліктами;
• Забезпечувати розвиток потенціалу серед персоналу у відповідних секторах.

Логістика

• Брати участь у процесах планування закупівель, своєчасно запускати закупівлі, необхідні для проекту, і стежити за закупівлі у тісній співпраці з логістикою;
• Вчасно надсилайте точні та точні форми замовлень;
• Перевіряйте якість необхідних товарів/поставок на етапі укладання контракту, а також на пункті прийому та сприяйте комітетам із закупівель для завершення вибору постачальників відповідно до застосовного сценарію;
• уважно стежте за проектамирівень запасів у координації з матеріально-технічним забезпеченням, а також проактивний моніторинг поточних, поточних, розподілених і необхідних запасів;
• Брати участь в ефективному управлінні автопарком за допомогою своєчасних і обґрунтованих запитів на транспортні засоби;
• Переконатись, що команда проекту має достатні активи, необхідні для виконання своїх обов’язків.

Фінанси

• Брати участь у перегляді BFU, а також прогноз початкових і регулярних витрат і перехресна перевірка видатків для діяльності грошових проектів;
• Підтримка прогнозування щомісячних потреб у грошових коштах проекту та подання до AC;
• Брати участь у нових процесах розробки бюджету шляхом надання експертних програмних порад, пов’язаних із контекстуальним знанням.                 

Контроль якості

• Брати участь у процесах планування MEAL та активно підтримувати виконання заходів MEAL відповідно до рамок проекту MEAL;
• Допомагати в плануванні та організації внутрішніх перевірок якості командою проекту;
• Оцінювати вжиту діяльність та забезпечувати ефективне використання ресурси;
• Здійснювати регулярні візити на місця для надання технічного керівництва та нагляду, а також регулярного моніторингу прогресу проектної діяльності; 
• Обговорюйте, плануйте та вживайте відповідних коригувальних дій, у тому числі на основі висновків і рекомендацій MEAL;
• Допомагайте в зборі та застосуванні відповідних отриманих уроків і найкращих практик до поточних проектів, а також забезпечте, щоб ці отримані уроки активно ділилися з керівником, MEAL та іншими членами команди для застосування їх у майбутніх процесах розробки проекту.

Грант. Керівництво

• Регулярно звітувати про проектну діяльність, проблеми та показники шляхом щомісячного подання звіту PMF та PM; зокрема регулярно та своєчасно інформувати керівників та інших членів команди про прогрес і проблеми;
• сприяти складанню (зовнішніх) звітів про хід виконання проекту, забезпечуючи якість і точність наданої технічної інформації;
• сприяти організації наради щодо завершення проекту та подальших дій щодо дій, пов’язаних із проектом, які випливають із цієї зустрічі;
• брати участь у комунікаційних заходах через регулярний збір фотографій та історій пов’язані з проектною діяльністю;
• брати участь у процесах розробки нових пропозицій шляхом надання експертних програмних порад, пов’язаних із контекстуальним знанням;
• за потреби підтримувати зв’язок із донорами та тісно співпрацювати з партнерами щодо оновлень проекту, відвідування сайтів та іншої комунікації у координації з відділом розробки проектів.

Досвід і навички

• Принаймні 2 роки досвіду в гуманітарна допомога на керівній посаді.
• Ступінь бакалавра ділового адміністрування/економіки/схожої галузі або відповідний практичний досвід.
• Навички керування даними та візуалізації (MS Word, Excel тощо)
• Відданість високоякісному адаптивному та підзвітному гуманітарному програмуванню 
• Вільне володіння українською та вищою мовоюсередній рівень англійської мови
• Високий рівень гнучкості та мотивації

Ключові показники ефективності 

• % основних етапів, виконаних вчасно згідно з початковим планом
• Кількість виявлених і вирішених проблем
• Кількість розроблених інструментів грошових коштів і стратегічних документів
• % консолідованих актуальних PMF, наданих країні координація щомісяця
• Проект завершено вчасно без потреби в NCE
• Проект завершено в межах гнучкості бюджету (не потребує поправки до бюджету для проектних статей)
• % досягнутих показників ефективності за контрактом
• % оцінки MEAL Техзабезпечення та висновки, надані своєчасно відгук
• Записи та документи проекту (списки бенефіціарів, відвідуваність) аркуші, платіжні аркуші, звіти від постачальників фінансових послуг), доступні для всіх проектних заходів
• Позитивні звіти про моніторинг та оцінку (внутрішні та зовнішні) 
• % співробітників, навчених підзвітності та CFM 
• % неприйнятних витрат за статтями бюджету проекту
• % рівень утримання персоналу проекту протягом усього проекту

Увага! Відповідно до чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Увага! Відповідно до чинного законодавства особи, які проходять військову службу, під час прийняття на службу повинні надати оновлені військово-облікові документи.

Ми пропонуємо;

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік відповідно до внутрішніх справ.
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя після завершення початкового контрактного періоду;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступний чай та чай кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки психічного здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар’єрного зростання.

«ACTED має підхід нульової терпимості до сексуальної експлуатації, насильства та Будь ласка, зверніть увагу, що будь-який кандидат, якому пропонують роботу, підпише Кодекс поведінки та пов’язану з ним політику як частину трудового контракту.»