Business Support Assistant (Travel) SC-4 Київ в United Nations World Food Programme

Всесвітня продовольча програма (ВПП ООН) - це гуманітарна організація ООН, яка надає продовольчу допомогу у вигляді грошової допомоги, сертифікатів або продуктів харчування громадам, що постраждали від війни. У своїй діяльності ВПП керується гуманітарними принципами нейтралітету, неупередженості, гуманності та незалежності. Спираючись на відданість та професіоналізм наших 24 000 співробітників по всьому світу, Всесвітня продовольча програма (ВПП) працює в понад 123 країнах і територіях, щоб доставляти життєво необхідну їжу людям, які залишилися переміщеними внаслідок конфлікту та знедоленими внаслідок катастроф. Крім того, ВПП допомагає окремим особам і громадам знайти кардинальні рішення для багатьох проблем, з якими вони стикаються, будуючи краще майбутнє. 

• Vacancy Announcement n°: JR102131Job 
• Title: Business Support Assistant (Travel)
• Type of Contract: Service Contract  SC-4
• Unit / Division: Administration Unit / WFP Ukraine  
• Duty Station: KyivDuration: 12 months (renewable) 
• Closing date: 29 July, midnight (Central European Time)  

About WFP  

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change. 

At WFP, people are at the heart of everything we do, and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.   

To learn more about WFP, visit our website: UN World Food Programme (WFP) and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Твіттер. 

Що ви робитимете на цій посаді?   

Ви виконуватимете низку завдань у сфері управління персоналом для підтримки точне впровадження політики та процедур ВПП та сприяння ефективному функціонуванню орієнтованих на клієнта та стратегії кадрових служб у ВПП України. 

Чому працювати з нами?  

Війна в Україні мала драматичні наслідки як для людей всередині країни, так і для тих, хто залежить від неї в усьому світі. величезні запаси зерна. Він завдає невимовних страждань мирним жителям, переміщує сім’ї та порушує ланцюги поставок і виробництво їжі. Це спричинило одне з найшвидших примусових переміщень населення з часів Другої світової війни. Близько 6 мільйонів українців все ще живуть як біженці по всій Європі, а майже 5,1 мільйона є внутрішньо переміщеними особами. Багато з них втратили свої домівки та засоби до існування. Оскільки виробництво та постачання продуктів харчування перервано бойовими діями, багато сімей на сході та півдні не мають надійного доступу до поживної їжі. 

ВПП використовує гнучке поєднання продовольчої та грошової допомоги для підтримки громад, які постраждали від війни, де б вони не були. Це включає роботу з місцевими партнерами для розподілу продовольчих пайків у прифронтових районах і надання грошових переказів скрізь, де люди мають доступ до банків і ринків, щоб купити їжу. З березня 2022 року Всесвітня продовольча програма розподілила продовольчу та грошову допомогу сім’ям, еквівалентну 2,4 мільярдам обідів.переміщені та постраждалі від війни, співпрацюючи безпосередньо з місцевими силами реагування. 

• WFP є Нобелівською премією миру 2020 року Лауреат.  
• WFP пропонує надзвичайно інклюзивний, різноманітне та мультикультурне робоче середовище.  
• WFP інвестує в особисті та професійний розвиток своїх співробітників через низку тренінгів, акредитацію, коучинг, менторство та інші програми, а також через можливості внутрішньої мобільності.  
• Кар’єрний шлях у WFP передбачає захоплююча можливість працювати в різних національних, регіональних і глобальних офісах по всьому світу, а також з пристрасними колегами, які невтомно працюють, щоб гарантувати, що ефективна гуманітарна допомога досягне мільйонів людей по всьому світу. 
• WFP пропонує конкурентоспроможний пакет переваг враховуючи зарплату, відпустку плюс медичну страховку. 

Як можна ти робиш різницю? 

На цій посаді вам потрібно буде:   

1.    Сприяти та впроваджувати національні/регіональні плани ВПП, включаючи адміністративні процеси, узгоджені з регіональними та ширшими стратегіями та політиками ВПП для сприяння ефективним та дієвим адміністративним послугам. 
2.    Розробляйте річні плани, сприяйте розробці довгострокових стратегій і вдосконалення політики, систем і процедур, щоб гарантувати, що надані послуги відповідають стратегічним цілям ВПП і відповідають корпоративній політиці, стандартам, правилам і процесам. 
3.    Надання вхідних даних для картографування адміністративних бізнес-процесів офісу країни та впровадження внутрішніх стандартних операційних процедур (SOP).
4.    Проводьте аналіз даних, щоб надати керівництву та клієнтам точну інформацію та звіти для ефективного планування та прийняття рішень, включаючи постійний моніторинг інформаційної панелі управління подорожами. 
5.    Складання та підготовка брифінгових і презентаційних матеріалів, довідкової інформації та документації для діяльності, пов’язаної з подорожами.
6.    Переклад простих листувань, коли це необхідно.
7.    Здійснення діяльності, пов’язаної з управлінням поїздками ВПП та діяльністю, пов’язаною з протоколом. 
8.    Сприяти відповідності послуг, що надаються (наприклад, управління поїздками ВПП, діяльність з оформлення віз та акредитації тощо) корпоративній Політиці безпеки та гігієни праці та сприяти наданню рекомендацій керівництву покращення/зміни.
9.    Підготовка мікрозамовлень на закупівлю (MPO) для подорожей та інших за запитом керівника.
10.    Організація поїздок і бронювання готелів, підготовка дозволів на поїздки, обробка запитів на отримання віз, посвідчень особи та інших документів.
11.    Адміністративна підтримка конференцій, семінарів, ретритів.
12.    Збір інформації для DSA, туристичних агентств та інших адміністративних опитувань, підтримка організації спільних служб.
13.    Перегляд виплати персоналу за небезпеку для підтримки відділу кадрів.
14.    Організація перевезення транспортного засобу або транскордонного трансферу WFP за погодженням із менеджером автопарку та координатором трансферу відповідно.
15.    Ведення файлової системи, що забезпечує збереження конфіденційних матеріалів.
16.    Отримання даних із різних джерел.
17.    Дослідження та пошук статистичних даних із внутрішніх і зовнішніх джерел; підготовка статистичних діаграм, таблиць і звітів.
18.    Контроль за дотриманням термінів, прийнятими зобов’язаннями, вжитими діями та координацією збору та подання звітів керівнику підрозділу.
19.    Підтримуйте культуру сталого розвитку навколишнього середовища в рамках ВПП шляхом моделювання дій, які стимулюютьсталість у всій адміністративній діяльності. 
20.    Підтримувати розвиток спроможності персоналу ВПП та партнерів шляхом організації або планування тренінгів, семінарів, щоденної взаємодії тощо для ефективної та дієвої доставки продовольчої допомоги бенефіціарам. 
21.    Дотримуйтеся стандартних практик готовності до надзвичайних ситуацій, щоб забезпечити можливість швидкого реагування ВПП і доставки продовольства та необхідних ресурсів у постраждалі райони на початку кризи. 
22.    Виконуйте будь-які інші пов’язані дії за призначенням безпосереднього керівника.

Щоб приєднатися до нас у порятунку життів, ви матимете: 

Освіта: повна середня освіта. Сертифікат про вищу освіту в галузі бізнесу/державного адміністрування або в іншій відповідній галузі, пов’язаній з управлінням офісом та адмініструванням, є перевагою.

Досвід: Чотири або більше років прогресивного досвіду відповідальної служби підтримки в загальній адміністративній роботі. Післясередня освіта може компенсувати кілька років досвіду. Наприклад, ви вважатиметеся відповідним, якщо у вас є: 

• один рік досвіду роботи в поєднанні з Диплом магістра; 

• Два роки досвіду роботи в поєднанні зі ступенем бакалавра. 

Знання та Навички: 

• підтверджені теоретичні та практичні знання та розуміння національних правил, норм і політики у сфері управління .
• Набув досвіду адміністрування та застосовує його до всіх видів діяльності.
• Надав підтримку в провідних проектах і внесок у політику функцій.

Мова: Вільне володіння (рівень С) як англійською, так і українською мовами. 

Перед тим, як подавати заявку... 

ВПП шукає кандидати найвищої сумлінності та професіоналізму, які поділяють наші гуманітарні принципи. Усі рішення щодо працевлаштування приймаються на організаційних засадахпотреби, вимоги до роботи, заслуги та індивідуальні кваліфікації. ВПП прагне забезпечити інклюзивне робоче середовище, вільне від сексуальної експлуатації та насильства, усіх форм дискримінації, будь-якого виду переслідувань, сексуальних домагань і зловживання владою. Таким чином, усі відібрані кандидати пройдуть сувору перевірку рекомендацій та репутації.  

Ми прагнемо досягти паритету та включення в наші команди в Україні.  

WFP присвячена сприянню різноманітності, справедливості та залучення. Наш процес найму розроблений таким чином, щоб приймати кандидатів із будь-яким походженням, відзначаючи різноманітність і забезпечуючи шанобливе середовище для всіх. Ми прагнемо до доступного та справедливого працевлаштування. Якщо вам знадобляться будь-які розумні пристосування або виникнуть проблеми з доступністю, зв’яжіться з нами конфіденційно за адресою [email protected] . 

Членам Консультативного комітету ООН з адміністративних і бюджетних питань (ACABQ) не буде запропоновано жодного призначення за будь-яким видом контракту ), Комісія з міжнародної цивільної служби (ICSC), Фінансовий комітет ФАО, Зовнішній аудитор ВПП, Комітет з аудиту ВПП, Об’єднана інспекційна група (JIU) та інші подібні органи в системі Організації Об’єднаних Націй, які мають наглядові обов’язки за ВПП, як під час їх служби, так і протягом трьох років припинення цієї служби. 

Як подати заявку... 

Для розгляду просимо подати заявку через WFP' s рекрутинговий портал . Резюме та супровідний лист необхідно надати англійською мовою. 

Лише з тими, хто ввійшов до короткого списку, ми зв’яжемося для подальших кроків нашого процесу найму.  

Ми також заохочуємо вас створити свій профіль кандидата та налаштувати сповіщення WFP про роботу, щоб дізнатися більше про всі доступні можливості приєднатися до нас і зробити різниця в житті людей, яким ми служимо.