Асистент керівника проекту в Fondazione Progetto Arca

Fondazione Progetto Arca – це організація громадянського суспільства, яка займається гуманітарною допомогою та програмами розвитку, штаб-квартира якої розташована в Італії та працює в Україні з лютого 2022 року.

У рамках трирічного проекту, що фінансується Італійським агентством розвитку співробітництва – AICS, спрямованого на покращення становища жінок в Україні через сприяння працевлаштуванню та соціально-трудовій інтеграції в містах Києві та Рівному для вразливих жінок, Фонд шукає асистента керівника проекту, який базуватиметься в Києві, із можливістю поїздок до Рівне.

ОПИС ПОЗИЦІЇ
Проект EmpowerHER спрямований на сприяння працевлаштуванню жінок в Україні, зокрема серед 600 вразливих жінок (ветеранів, ВПО та NEET), шляхом підтримки інтегрованих напрямків навчання (технічні та професійні навички, навички м’якого спілкування та управлінська підготовка) відповідно до попиту на ринку праці, а також створення стартапів. у багатофункціональних просторах.

Помічник керівника проекту (молодший) підтримує керівника проекту в оперативній координації проектної діяльності, плануванні, організації логістики та щоденному моніторингу, діючи як основний зв’язок із місцевими партнерами, персоналом на місцях і бенефіціарами.

Помічник керівника проекту працюватиме під прямим керівництвом керівника проекту Fondazione Progetto Arca, який є іноземним, у тісній координації з місцевими партнерами, секретаріат Академії та штаб-квартира в Італії.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ
Операційна та організаційна підтримка координації
- Допомога керівнику проекту в плануванні та організації повсякденної діяльності, включаючи графіки навчання, заходи, навчальні поїздки та моніторингові місії;
- Підтримка організації засідань Керівного комітету (щомісяця) та Методологічного комітету, підготовка порядків денних, матеріалів для брифінгів, протоколів і подальших дій щодо рішень;
-Керування внутрішньою комунікацією між партнерами, місцевим персоналом і штаб-квартирою в Італії, забезпечуючи своєчасний потік інформації.

Підтримка моніторингу та звітності
- Сприяння оперативному моніторингу діяльності (відвідування тренінгів, прогрес реєстрації, результати навчання), збір даних від секретаріатів і партнерів для періодичного звіти;
- Підтримка збору даних для показників проекту та підготовка таблиць моніторингу;
- Допомога в підготовці внутрішніх щомісячних звітів про хід, а також проміжних і остаточних звітів для AICS і внутрішнього використання;
- Співпраця у складанні підсумкових документів про хід проекту, ключові результати та будь-які критичні питання для підтримки внутрішньої координації;
- Підтримка підготовки Меморандумів про взаєморозуміння, СОП та інших процедурних документів, сприяючи стандартизації внутрішніх процеси та послуги проекту;
- Оперативне позначення операційних ризиків (наприклад, вихід бенефіціарів, матеріально-технічні затримки, проблеми з партнерами) і пропонування коригувальних дій.

Управління ресурсами та адмініструванняe Підтримка
- Підтримка управління місцевим персоналом, включаючи внутрішнє планування, адаптацію та оцінку ефективності;
- Співпраця з місцевим адміністратором/бухгалтером у перевірці операційних витрат, авансових платежів партнерам і відстеження бюджету за результатами (R1, R2, R3);
- Організація місій персоналу та партнерів.

Підтримка навчання та працевлаштування Діяльність
- Робота з Методологічним комітетом у відборі бенефіціарів та в оновленні та адаптації навчальних програм у координації з партнерами, відповідальними за різні компоненти навчання;
- Підтримка секретаріатів під час критичних етапів зарахування, вступних тестів/орієнтації та видачі сертифікатів, моніторинг показників завершення;
- Допомога партнерам і керівнику проекту в мережевих заходах з компаніями та центрами зайнятості для працевлаштування та розвиток мікробізнесу;
- Сприяти, разом з партнерами, організації інформаційних заходів, днів відкритих дверей та навчальних поїздок до Італії для Методологічного комітету.
- Підтримувати виробництво та розповсюдження наочних матеріалів AICS (плакати, контент у соціальних мережах, звіти про події);
- Підтримувати контакти з місцевими зацікавленими сторонами (міністерствами, муніципалітетами, Київською торговою палатою) для інституційних підтримка.

НЕОБХІДНИЙ ДОСВІД ТА НАВИЧКИ
- Українське громадянство або дозвіл на постійне проживання в Україні, з можливістю короткострокових відряджень;
- Короткостроковий досвід (1–2 роки) в управлінні проектами або координації підтримки в рамках проектів міжнародного співробітництва, бажано в контексті гуманітарної діяльності/розвитку чи НУО;
- Знання соціально-економічної інклюзія, гендерна рівність та професійне навчання (ПТО та soft skills);
- Відмінні організаційні навички, навички планування та вирішення проблем у мультикультурному та багатопартнерському середовищі;
- Сильний настрій на командну роботу, ефективне спілкування, управління стосунками з партнерами/зацікавленими сторонами, автономія та гнучкість;
- Здатність складати звіти англійською мовою та базові знання AICS/PRAG процедури.

СПОСОБИ РОБОТИ ТА ГРАФІКИ
Тривалість угоди та співпраці, а також винагорода будуть визначені під час контракту фазі, відповідно до досвіду кандидата.
Асистент керівника проекту працюватиме автономно, як на місці в офісах Fondazione Progetto Arca у Києві з можливими місіями в проектні офіси (місця діяльності), так і віддалено.